O Yorktown Systems Group moderniza sua arquitetura e segurança de dados com o Office 365 e o Summit 7

Resumo

Yorktown Systems Group, Inc. (Yorktown) é uma empresa de serviços profissionais com mais de 750 funcionários que oferece treinamento e educação, aprendizado de idiomas e cultura, modelagem e simulações, análise gerencial, serviços administrativos e logística integrada para ajudar organizações federais e civis. Com sede em Huntsville, AL, a maioria da equipe de Yorktown está localizada no local com os clientes, o que representou um desafio para promover a colaboração entre indivíduos e equipes dentro da organização. Yorktown desejava usar a plataforma Office 365 para fornecer melhor comunicação e colaboração entre equipes.

Desafio

Yorktown executou a maior parte de seu gerenciamento de documentos e operações em um ambiente local do SharePoint 2010. Esse sistema de informações não era limitado apenas pelo conjunto de recursos, mas o modelo local também complicava a nova estratégia de segurança e conformidade de Yorktown. Após anos de departamentos díspares criando silos de informações com vários graus de governança, a estrutura de permissões da organização era amplamente inconsistente e difícil de gerenciar. A estrutura de conteúdo de Yorktown carecia de práticas recomendadas de arquitetura moderna, e os funcionários relataram consistentemente dificuldade em encontrar documentos ou informações críticas em tempo hábil. Por fim, parte do conteúdo de Yorktown residia em um farm de servidores hospedado por terceiros e as equipes internas de TI não tinham acesso para administração de back-end.

Estratégia

A Summit 7 Systems trabalhou em parceria com Yorktown para analisar e documentar o ambiente SharePoint 2010 da organização para entender como os usuários estavam usando a plataforma para trabalhar entre as equipes. O Summit 7 então trabalhou com as partes interessadas e líderes de Yorktown de cada equipe dentro da organização para entender como eles estavam estruturando seu conteúdo no SharePoint 2010 e como essa estrutura melhorou ou inibiu seus processos de negócios existentes. Além disso, o Summit 7 forneceu uma análise detalhada da arquitetura de segurança existente para conteúdo dentro do ambiente.

Usando esses dados, o Summit 7 foi capaz de criar um design de arquitetura de informações e segurança que representava todo o conteúdo do ambiente SharePoint 2010 de Yorktown. Usando a experiência moderna com o SharePoint Online, o design da arquitetura de informações forneceu áreas para as equipes corporativas publicarem conteúdo relevante, como anúncios de notícias, políticas, procedimentos, informações de viagem e formulários de segurança para o público mais amplo de Yorktown usando sites de comunicação. Os sites de equipe foram usados para fornecer às equipes internas a capacidade de colaborar e compartilhar de forma rápida e eficaz o conteúdo relevante para sua equipe. Os sites de hub uniram o design geral, fornecendo uma estrutura hierárquica para o conteúdo, e o uso de classificações de site permitiu uma interpretação simples pelos usuários finais do tipo de conteúdo armazenado nos sites e grupos. O Summit 7 implementou o design de Yorktown e as estruturas iniciais do site para cada site dentro do ambiente usando designs de site.

Com uma arquitetura de informações robusta projetada e implementada, o Summit 7 trabalhou em estreita colaboração com a Yorktown IT para realizar migrações de conteúdo em ondas para permitir que a equipe de TI facilitasse os usuários na interface moderna, entendendo onde estava seu conteúdo e como ele pode ser acessado. Como uma equipe ou grupo de Yorktown teve seu conteúdo migrado do SharePoint 2010 para o SharePoint Online, o Summit 7 o validaria com eles, e a TI de Yorktown trabalharia diretamente com os usuários finais para aclimatá-los à sua nova maneira de trabalhar.

Para Yorktown, essa abordagem foi muito bem-sucedida e garantiu a adoção do usuário em toda a organização. O Summit 7 trabalhou em estreita colaboração com Yorktown para garantir que os administradores de TI tivessem uma compreensão completa da plataforma Office 365 e de seus recursos completos. O Summit 7 forneceu orientação para a Yorktown IT, o que permitiu que eles trabalhassem em estreita colaboração com os usuários de toda a organização para superar desafios e promover ainda mais o uso da plataforma. No final, trabalhando em estreita colaboração com o Summit 7, a equipe de TI tornou-se uma parte interessada integral no sucesso geral da plataforma dentro do Yorktown Systems Group.

Resultados

Com o apoio do Summit 7, Yorktown estabeleceu uma plataforma de fácil acesso para aprimorar a colaboração e a interação da equipe. Os dados organizacionais tornaram-se mais acessíveis para os usuários por meio da Pesquisa do SharePoint e do uso do Microsoft Graph. Ao identificar e consolidar usuários em grupos do Office 365 com base na estrutura de negócios e nas equipes internas, os administradores de TI de Yorktown economizaram tempo com o gerenciamento reduzido da segurança do usuário. Tudo isso permitiu que a equipe de Yorktown lidasse com seus negócios com mais eficiência e perfeição, ao mesmo tempo em que proporcionava à liderança de Yorktown a confiança de que os dados corporativos estão seguros.