A Yarra Valley Water habilita sua força de trabalho móvel com PowerApps e SharePoint Online

Resumo

Yarra Valley Water é a maior das três corporações de água de Melbourne, com sede no leste de Melbourne. Eles gerenciam mais de $4 bilhões em infraestrutura e ativos e empregam cerca de 600 pessoas. Todos os dias, mais de 1,9 milhão de pessoas e 50.000 empresas dependem de seus serviços de água e saneamento.

A grande força de trabalho móvel da Yarra Valley Water precisava de uma solução de segurança móvel que a equipe pudesse usar em campo para realizar auditorias de segurança e relatórios de incidentes oportunos, confiáveis e precisos. Eles também precisavam de acesso a informações e alertas de segurança atualizados para tomar decisões rápidas no trabalho.

A Engage Squared usou o PowerApps para criar e implantar um aplicativo piloto em duas semanas. O sucesso do piloto levou à criação de uma solução completa, agora com automação diária de tarefas de segurança e gerenciamento e arquivamento de relatórios – tudo com SharePoint Online, Microsoft Flow e PowerApps.

Desafio

A força de trabalho móvel da Yarra Valley Water não tinha as ferramentas modernas de que precisava para concluir atividades importantes de segurança no local – eles dependiam de formulários em papel e e-mails ou ligações para a sede. Fichários de papel cheios de importantes procedimentos de segurança mantinham a equipe informada sobre a maneira correta de concluir uma atividade de segurança, mas o tempo necessário para distribuir e atualizar a documentação dificultava a manutenção da conformidade com a segurança.

Embora o Microsoft 365 já estivesse sendo usado para colaboração em equipe com ferramentas como SharePoint Online e Skype for Business, os aplicativos de negócios existentes permaneciam em ambientes locais, como o SharePoint 2013. Os formulários do InfoPath eram usados para concluir relatórios no escritório e armazenados em listas do SharePoint 2013 , no entanto, o intervalo de tempo entre o incidente e o preenchimento do relatório do formulário do InfoPath pode ser bastante longo.

As ferramentas e processos existentes levaram a erros humanos, manipulação dupla de dados e perda de tempo. As avaliações de fadiga preenchidas em papel resultaram em uma experiência ruim para os membros da equipe, bem como em relatórios inconsistentes de incidentes e perigos no campo. Também foi um desafio comunicar rapidamente alertas de segurança importantes para sua força de trabalho, pois e-mails podem ser perdidos nas caixas de entrada da equipe.

Esses desafios criaram uma oportunidade para a Yarra Valley Water revisar e simplificar os processos de segurança existentes. Eles sabiam que precisavam de uma plataforma para permitir o rápido desenvolvimento e distribuição móvel para sua força de trabalho – não apenas para cenários de segurança, mas para outros casos de negócios. O que eles não sabiam é qual plataforma ofereceria melhor suporte a isso. Antes de entrar em contato com a Engage Squared, a Yarra Valley Water passou um ano e meio buscando soluções, mas ainda não tinha um plano para avançar.

 

Estratégia

A Yarra Valley Water procurou atingir dois objetivos principais:

• Determine qual plataforma permitiria que eles desenvolvessem rapidamente soluções móveis que pudessem distribuir facilmente para sua força de trabalho.
• Crie um aplicativo de segurança móvel que forneça uma experiência de qualidade ao usuário final, mantenha sua força de trabalho informada diariamente e forneça relatórios ao longo do tempo

A Engage Squared trabalhou com a Yarra Valley Water para conduzir workshops apresentando à equipe os recursos do PowerApps – desde o design da interface do usuário, leitura e gravação de locais de armazenamento de dados até o gerenciamento do ciclo de vida dos aplicativos. Três atividades de segurança foram escolhidas para construir um aplicativo piloto: verificações de segurança pré-trabalho, acesso à documentação de procedimentos de segurança e acesso a alertas de segurança importantes.

Em duas semanas, o aplicativo foi criado, testado e implementado em um grupo piloto. O feedback positivo do grupo piloto deu à Yarra Valley Water a confiança de que o PowerApps era a plataforma certa para suas necessidades, pois eles podiam testar e validar rapidamente seus requisitos. A criação da solução completa foi iniciada.

O PowerApp fornece alertas em tempo real, pontuação automatizada de avaliação de fadiga que resulta em ações de acompanhamento obrigatórias, relatórios de perigos e incidentes, uma biblioteca de procedimentos de trabalho seguro no aplicativo e uma auditoria de segurança pré-trabalho com instruções dinâmicas. A equipe pode usar o telefone para tirar fotos enquanto preenche os relatórios sem precisar escrever e-mails separados e procurar anexos, enquanto o GPS registra a localização de quaisquer problemas. Isso significa que o escritório central pode ver instantaneamente as fotos e onde elas foram tiradas, sem precisar enviar alguém para revisar os detalhes posteriormente.

O Microsoft Flow se conecta a atividades no SharePoint. Quando um novo relatório de segurança, perigo ou incidente é criado, o Flow verifica uma lista do SharePoint e envia um email para notificar a equipe correta para agir no envio. Se alguma foto foi tirada, ela será anexada automaticamente ao e-mail para garantir que a equipe possa ver as informações o mais rápido possível.

Enquanto isso, todos os dados são armazenados em listas do SharePoint Online, permitindo que a equipe de segurança crie relatórios em Excel e Power BI. Os alertas de segurança no aplicativo são facilmente criados pela equipe de segurança em uma lista, reduzindo o tempo necessário para enviar uma mensagem sensível ao tempo e fornecendo uma interface de usuário consistente no aplicativo para os usuários. Isso significa que a equipe de segurança pode estar em qualquer lugar enquanto cria e analisa os dados, sem precisar usar desktops virtuais para acessar seu ambiente local do SharePoint 2013

Resultados

O resultado final é um aplicativo de segurança móvel de produção que melhora drasticamente os processos de segurança e a conformidade, bem como uma plataforma estratégica para fornecer futuras soluções de aplicativos de negócios.

Com o novo aplicativo, os procedimentos de segurança são concluídos de forma mais rápida e consistente, a sobrecarga de conformidade é drasticamente reduzida, a organização obteve melhores relatórios de conformidade e índice de segurança, dados de segurança mais consistentes e análises mais profundas em torno de seus procedimentos de segurança.