Universidade usa Yammer como ferramenta de gerenciamento de mudanças para realocação de campus

Resumo

Western Sydney University é uma universidade multi-campus australiana na região da Grande Oeste de Sydney. É fornecedora de cursos de graduação, pós-graduação e pesquisa superior com sete campi em toda a região e atualmente está classificada entre as 400 melhores universidades do mundo.

A decisão de distribuir informações em um fórum social público como o Yammer, em vez de formas tradicionais de comunicação como e-mail e comitês, foi testar a hipótese de que capacitar a equipe da linha de frente com informações ofereceria oportunidades para o processo de gerenciamento de mudanças. A Consultora Sênior de Estratégia e Gerente de Projetos, Christine Croser, disse que a Western está reformulando sistemas, processos e produtos em velocidades vertiginosas e diz que é vital compartilhar informações abertamente.
“Nossos projetos não são mais lineares, não podem ser. Cada decisão está ligada a pelo menos 10 outras atividades em toda a universidade”, disse ela.

Desafio

Quando a Western Sydney University (Western) construiu seu campus mais recente, o edifício Ngara Ngura, estava realocando funcionários e estudantes de amplos campi suburbanos com campos de jogos, instalações esportivas, estacionamentos e escritórios para um movimentado distrito comercial central em Liverpool , no sudoeste de Sydney. No passado, a universidade havia contratado consultorias de gerenciamento de mudanças para ajudar em mudanças semelhantes no campus. Mas com uma força de trabalho espalhada por 11 campi, as oficinas e comitês se mostraram menos eficazes do que o esperado, tanto em frequência, disseminação de informações e capacidade de alavancar outros projetos na universidade.

A Sra. Croser tomou a decisão de usar o Yammer, apoiado por análises do SWOOP, como a plataforma para distribuir informações para capacitar a equipe a tomar decisões de uma maneira que parecesse fácil e não um fardo adicional.

O bibliotecário universitário na época, Michael Gonzalez, foi encarregado de realocar a equipe da biblioteca e uma vasta coleção da biblioteca.

“Tinha que ser comunicação aberta, discurso aberto, responder uma vez, poder distribuir a informação da mesma forma para todos para que nada ficasse mal compreendido. Para seu crédito, ela (Ms Croser) escolheu o Yammer como sua plataforma para fazer isso”, disse ele.

Estratégia

A Sra. Croser disse que pilotar uma forma nova e menos tradicional de gerenciamento de mudanças se tornou menos arriscado quando combinado com o SWOOP Analytics.
O SWOOP fornece dados em tempo real, mostra comportamentos online, identifica influenciadores, avalia os níveis de engajamento entre executivos e funcionários da linha de frente e rastreia o sentimento na rede.

O SWOOP informa quando as pessoas estão postando, encontra os tópicos quentes, mostra a saúde da rede, as postagens mais envolventes e dá a todos os funcionários dicas sobre como melhorar sua colaboração online.

Para garantir que cada indivíduo possa entender seu próprio comportamento colaborativo online, a SWOOP identificou cinco personas – o Observador (não ativo), o Emissor (alguém que envia mensagens, mas não se envolve), o Respondente (prefere reagir à conversa em vez de iniciá-la). ), Catalyst (sementes de conversa) e a persona mais aspiracional, o Engager (conecta e sustenta relacionamentos).

A Sra. Croser usou o SWOOP para informar formalmente à Governança da Universidade sobre o envolvimento da equipe com o conteúdo do Yammer, exemplos de colaboração e quem estava se conectando com quem.

Resultados

A Sra. Tyson disse que usar Yammer e SWOOP, e combiná-los com outras tecnologias digitais, resultou em melhores resultados de negócios, por exemplo, economizando horas no dia de trabalho por não viajar para outros campi regularmente para reuniões. Tudo isso resultou em uma mudança de cultura.

“A cultura alcançou esse equilíbrio realmente interessante entre eficiência e eficácia”, disse ela.

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