Gigante da publicidade melhora a produtividade e a satisfação dos funcionários com solução de colaboração em nuvem

Resumo

A gigante global da publicidade Wavemaker está sediada em Londres, Inglaterra, com 138 escritórios em 90 países. Para ajudar os funcionários a se comunicarem e trabalharem com eficiência em escala global, a empresa instituiu Novas Formas de Trabalho usando o Microsoft Office 365. A Wavemaker viu benefícios em termos de produtividade, segurança, mobilidade e satisfação dos funcionários. A empresa acredita que funcionários felizes são mais criativos e mais produtivos, por isso ficou feliz em ver como eles estão entusiasmados com as novas ferramentas e processos disponíveis para eles.

Formada a partir da fusão de duas empresas de publicidade de sucesso – MEC e Mexus – os funcionários da Wavemaker experimentaram uma série de desafios de negócios que surgiram da fusão de duas infraestruturas de TI. Procurando uma solução que permitisse uma melhor colaboração e compartilhamento de conhecimento em toda a empresa, a Wavemaker procurou o parceiro confiável da Microsoft, AddIn365, para obter ajuda.

Desafio

A Wavemaker foi formada a partir da fusão de duas empresas de publicidade de sucesso – MEC e Maxus – e houve desafios decorrentes da fusão de duas infraestruturas de TI. Muita comunicação da empresa era feita por e-mail, e isso era ineficiente – os arquivos iam e voltavam como anexos, e várias versões podiam ficar confusas. Localizar e acessar arquivos também pode ser difícil. “Cada empresa tinha seu próprio sistema de armazenamento de arquivos”, explica Lily McCann, Diretora de Dados e Tecnologia da Wavemaker. “Então, para abrir um arquivo e examiná-lo, você precisava encontrá-lo primeiro e depois obter permissões para acessá-lo. Foi realmente ineficiente.”

A Wavemaker teve acesso ao Microsoft Office 365 por meio de sua empresa controladora, Group M, a filial global de gerenciamento de investimentos em mídia da WPP, líder mundial em serviços de publicidade e marketing. A Wavemaker viu um grande potencial no Microsoft OneDrive for Business, SharePoint Online e Teams para ajudar a estabelecer novas metodologias de trabalho. “Decidimos migrar tudo para a nuvem”, diz Kaganovsky. “Isso nos dá um nível de agilidade que não tínhamos antes. Se quisermos transferir um arquivo de 100 megabytes, basta colocá-lo em OneDrive – não estamos andando com pen drives ou, pior ainda, usando métodos de transferência de arquivos gratuitos e inseguros na Internet.”

A empresa também queria tornar o trabalho mais gratificante para seus funcionários, liberando-os de tarefas tediosas e dando-lhes mais tempo para se concentrarem nas coisas que os motivam a vir trabalhar todos os dias. “Na antiga maneira de trabalhar, você compunha um documento e o enviava por e-mail para todas as partes interessadas”, diz Kaganovsky. “Então todos fariam edições, salvariam uma cópia local e enviariam de volta por e-mail. Então você teria que pegar todas essas versões, combiná-las e enviá-las novamente. Isso é apenas uma perda de tempo chata. E se houvesse uma maneira de todos colaborarem simultaneamente em uma única versão de um documento?”

Estratégia

A Wavemaker viu o Office 365 como um conjunto bem integrado de ferramentas que tornaria mais fácil para os funcionários realizarem suas tarefas diárias. Para fornecer aos funcionários um ponto de entrada fácil e direto para o pacote Office 365, a empresa implantou o AddIn Work Hub do Microsoft Partner AddIn365. O Work Hub oferece a cada funcionário um portal personalizado para todos os aplicativos do Office 365, além da plataforma de comunicação interna da empresa. “O Work Hub é como sua própria porta para todas as várias salas do Office 365 que usamos”, diz Anastasia Donchenko, líder de transformação de negócios da Wavemaker. “Ninguém precisa se lembrar de onde está um aplicativo ou como chegar lá.”

Na Wavemaker, é essencial que todos os funcionários tenham acesso fácil aos arquivos de que precisam, quando precisam - seja conteúdo criativo para a campanha publicitária de um cliente ou um arquivo comercial para operações internas. A Wavemaker descobriu que o OneDrive tem sido uma excelente solução para permitir esse acesso e fazê-lo de forma altamente segura. Os funcionários integrados podem salvar e acessar arquivos usando o OneDrive de qualquer dispositivo, mesmo quando não estiverem conectados à intranet, usando o cliente de sincronização para o sistema operacional Windows ou Macintosh.

Como resultado, os funcionários integrados podem passar mais tempo nos sites dos clientes e ainda acessar todo o seu conteúdo. “Houve um dia em que eu estava no escritório de um cliente e nosso CFO me enviou um e-mail para me dizer que não conseguiu encontrar um contrato importante”, diz Caroline Tran, Sócia Sênior da Wavemaker. “Eu salvei usando OneDrive, então consegui entrar e encaminhá-lo para ele. Isso salvou o dia e fez com que ele ficasse bem porque eu consegui entregar isso a ele de forma rápida e fácil.”

Já, 100% dos funcionários integrados usam OneDrive e Teams, o que significa não enviar mais anexos por e-mail ou arriscar a produtividade devido a problemas de controle de versão. “Um dos principais indicadores de desempenho que estou analisando é o tempo que as pessoas não gastam mais abrindo anexos, salvando-os, salvando-os novamente e reenviando-os”, diz McCann. “Estimo que isso pode levar cerca de 20 minutos por dia, e espero que isso melhore à medida que todos se acostumarem mais com as novas ferramentas. Posso ver todos os funcionários economizando meio dia toda semana por meio de ferramentas de comunicação mais eficientes. Para mim, esse é um objetivo muito alcançável.”

As equipes do Wavemaker também estão usando os sites de comunicação do SharePoint para publicar conteúdo para as equipes de negócios usarem como material de referência em seu trabalho. Eles também criaram um site de comunicação seguro onde podem fornecer aos clientes atualizações constantes do projeto, em vez de fazê-los esperar por um e-mail de resumo no final da semana. Eles também podem usar os sites para controlar a distribuição e a segurança das informações do projeto.

“Equipes individuais também podem usar o Teams para compartilhar o trabalho com o cliente que ainda não está pronto para compartilhar com todo o departamento”, diz McCann. Os sites nos permitem ver se um arquivo foi aberto ou não, e nos dão muito mais propriedade e controle em termos do que compartilhamos.”

Resultados

A Wavemaker iniciou a transição para o Office 365 em novembro de 2017 com um AddIn Work Hub e um piloto de metodologia de integração AddIn365 em um mercado do Reino Unido com três equipes de publicidade. Após uma implantação bem-sucedida, as estratégias e o software foram implementados em mais oito mercados da empresa que representam 80% da receita da empresa. A Wavemaker já integrou 50% de seus funcionários totais – mais de 3.500 pessoas em apenas seis meses – e planeja concluir a implantação até o final de 2018.

Por meio das eficiências obtidas com o Office 365, os funcionários integrados do Wavemaker têm mais flexibilidade e uma melhor experiência de trabalho. “Queremos que nosso pessoal tenha um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal”, diz Kaganovsky. “Este projeto está nos dando a flexibilidade – e o Office 365 está permitindo a mobilidade – para que eles possam encontrar esse equilíbrio. As pessoas agora podem trabalhar em casa, em um café, ou em uma galeria de arte, ou onde quiserem estar. Eles não podiam fazer isso antes, e isso os ajuda a ser mais criativos.”

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