Resumo
Para esta agência do governo federal dos EUA, o gerenciamento de registros e informações (RIM) é parte integrante do trabalho diário. Eles devem cumprir os memorandos e diretrizes para classificação e retenção de registros. Isso é em parte para permitir que eles respondam ao fluxo constante de solicitações da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) que muitas agências federais recebem. Quando uma solicitação de FOIA é recebida, a agência deve ser capaz de produzir todos os registros referentes ao problema em questão. Muitos deles são registros de e-mail. Para facilitar o controle e o acesso a informações extensas, a agência procurou a NEOSTEK e a Colligo para uma solução que automatizasse a movimentação dos arquivos para o repositório do SharePoint.
Desafio
Para a Agência, as práticas da RIM para garantir a conformidade com o M-12-18 e a capacidade de responder às solicitações da FOIA envolviam processos complicados que eram um fardo para os funcionários individualmente. Os funcionários foram encarregados de configurar pastas específicas em suas caixas de entrada de arquivo nas quais armazenavam registros — incorporados em arquivos PST do Outlook. Essa abordagem tornou a resposta às solicitações da FOIA problemática e propensa a erros por vários motivos:
- Processos manuais demorados
- Problemas de localização quando as pessoas estavam fora do escritório
- Falta de metadados de e-mail
- Informações espalhadas
- Falta de confiança do público
Estratégia
Para atender aos requisitos do M-12-18, a Agência trabalhou com a NEOSTEK para identificar e implementar uma solução de gerenciamento de registros de ponta a ponta que automatizou o processo de conversão de emails em registros pesquisáveis do SharePoint. Essa solução não apenas deixaria a Agência em conformidade, mas também agilizaria muitos dos processos envolvidos no preenchimento de solicitações de FOIA.
Colligo foi incumbido pela Agência de apresentar a solução para enviar e-mails automaticamente para o SharePoint como registros. Colligo implementou seu Colligo Email Manager, um plug-in do Outlook que integrou perfeitamente o SharePoint com o Outlook na interface nativa do Outlook. Os processos subjacentes de gerenciamento de registros não precisaram ser alterados e nenhum treinamento extensivo foi necessário. Isso permitiu que a Colligo implantasse sua solução Email Manager rapidamente. Com o Email Manager, os funcionários puderam se acostumar imediatamente. A solução possibilitou que os funcionários exibissem os registros do SharePoint a partir da interface familiar do Outlook.
Resultados
Desde a implementação da nova solução, a Agência reduziu drasticamente o tempo necessário para responder às solicitações da FOIA, bem como o custo associado à ineficiência. Além disso, a Agência aprimorou suas práticas de gerenciamento de registros de acordo com o modelo de maturidade federal, impulsionou a conformidade, percebeu a adoção do usuário 100% e melhorou a colaboração entre os funcionários.
Economia de tempo e custo
Anteriormente, solicitações complexas de FOIA podiam envolver 40 ou mais funcionários, cada um dedicando de 3 a 5 horas para encontrar informações. Agora, essa busca pode ser realizada por uma única pessoa em menos de uma hora. A uma taxa de $150/hora por quatro horas por funcionário, isso representa uma economia de $23.850 para cada solicitação complexa. A cada ano, a Agência recebe mais de 175 solicitações complexas, representando uma economia de mais de $4 milhões por ano. A adoção de funcionários atingiu 100% em pouco tempo, permitindo que a agência percebesse mais uma eficiência resultante da solução Colligo.
Práticas superiores de gerenciamento de registros
A implantação do Colligo Email Manager melhorou muitos processos de gerenciamento de registros. Os registros de e-mail não são mais duplicados, pois o sistema sinaliza e-mails que já foram salvos por outro usuário. Os registros são marcados com metadados avançados, permitindo maior pesquisa. Os agendamentos de retenção são automatizados com base na classificação dos registros no momento em que são capturados. Com o Email Manager, os funcionários simplesmente arrastam e soltam emails que se qualificam como registros em uma pasta compartilhada do SharePoint. Esse mesmo processo também pode ser usado para arquivos que não são de e-mail arrastados para o painel de navegação do Outlook. Os funcionários podem manter a conformidade com todos os memorandos e diretrizes aplicáveis com processos simplificados e melhor funcionalidade de pesquisa.
Ganhos do modelo de maturidade NARA
O NEOSTEK e o Colligo Email Manager garantiram que a Agência estava atendendo aos critérios de sucesso definidos pelo Modelo de Maturidade do Programa Federal RIM4, que é a ferramenta analítica de todo o governo projetada pela NARA para avaliar a eficácia do programa de gerenciamento de registros de uma agência. Com o Colligo Email Manager, a NEOSTEK apoiou a Agência em sua busca pelo mais alto nível de maturidade (Nível 4—“Incorporado”), obtido pela incorporação e integração da solução de e-mail dentro da Agência.
