A USC reduz os riscos de conformidade com o Office 365 e AvePoint

Resumo

A University of the Sunshine Coast (USC) é uma das 150 melhores universidades jovens do mundo e é classificada pelos estudantes como uma das melhores universidades da Austrália em qualidade de ensino e experiência geral do aluno. Com a ajuda do AvePoint, a USC migrou para o Office 365 e o SharePoint. No processo, a Universidade reduziu o risco de conformidade e criou uma experiência de usuário perfeita com o Office 365 e o SharePoint.

Desafio

USC, um usuário de longa data do DocAve, migrou para o Office 365 e precisava de um novo conjunto de soluções para gerenciar o SharePoint. Como uma universidade pública com 1.500 usuários exclusivos do SharePoint, a USC precisava de um ambiente que fornecesse uma experiência de usuário perfeita para permitir que sua equipe provisionasse sites de colaboração com base em modelos existentes e aprovados para projetos e comitês. Eles também queriam maior controle sobre seu ambiente, bem como uma solução de backup e recuperação.

Especificamente, uma solução que pode permitir a administração centralizada do SharePoint em vários níveis, juntamente com uma central de relatórios para pesquisas de segurança e relatórios de auditoria. Para esse requisito, eles estavam procurando uma ferramenta que pudesse facilitar a distribuição de relatórios de métricas do SharePoint para uma ampla variedade de unidades de negócios, incluindo TI, gerenciamento de conhecimento, jurídico e muito mais.

Por fim, a USC precisava de uma ferramenta de backup e recuperação para os 302 GB de dados em seu ambiente do SharePoint que pudesse restaurar itens granulares, como as propriedades de uma lista do SharePoint.

Estratégia

Tendo usado o AvePoint para seu ambiente local do SharePoint, a USC descobriu que usar as soluções em nuvem da AvePoint, incluindo o AvePoint Cloud Backup e o AvePoint Cloud Governance, era um acéfalo.

“A AvePoint era líder de mercado, não havia muitos produtos comparáveis no momento em que estávamos analisando nossas opções”, disse o Gerente de Arquitetura e Soluções de TI da USC, Joshua Burne.

A USC tem usado o AvePoint Cloud Governance para ajudar seus usuários finais a autoprovisionar sites do SharePoint. Depois de implementar o AvePoint Cloud Governance, eles agora podem reduzir riscos e melhorar a conformidade de retenção de dados do SharePoint Online. A Universidade agora pode proteger a colaboração e capacitar os usuários, permitindo controles rígidos de conformidade e gerenciamento geral do ciclo de vida dos documentos. Além disso, as soluções AvePoint podem ajudar a Universidade a reduzir o tempo de gerenciamento de backups e restauração de itens granulares, como as propriedades de uma lista do SharePoint.

“Temos vários modelos baseados em casos de uso de negócios específicos. Usamos o Cloud Governance para conduzir um questionário para nossa equipe que automatiza o provisionamento técnico de sites e configurações de segurança associadas”, disse Joshua. “As configurações ajudam a garantir que as informações não sejam acidentalmente compartilhadas externamente à nossa organização, se não forem apropriadas.”

Resultados

Com os produtos AvePoint, a USC pode fornecer um ambiente colaborativo para sua equipe. Com novos recursos de relatórios e relatórios de auditoria, a USC agora pode reduzir os riscos de conformidade para sua organização, ao mesmo tempo em que oferece à sua equipe uma experiência de usuário perfeita. A solução permite que os usuários finais da Universidade façam o autoprovisionamento de sites do SharePoint na política. Além disso, o USC reduziu o tempo de gerenciamento de backups e pode restaurar itens granulares, como as propriedades de uma lista do SharePoint.

Em um futuro próximo, a USC espera alavancar o Cloud Governance ao implementar o Microsoft Teams, que eles consideram ser uma grande parte de sua colaboração daqui para frente.

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