A Proventeq ajuda o Departamento de Educação do Reino Unido a reduzir custos e obter pesquisa inteligente migrando para o SharePoint

Resumo

O Departamento de Educação do Reino Unido (DfE) é responsável pelos serviços e educação infantil, incluindo os primeiros anos, escolas, política de educação superior e contínua, estágios e habilidades mais amplas na Inglaterra.

A DfE estava utilizando o ECHO, uma instância personalizada do Meridio EDRMS como o principal armazenamento de documentos e metadados para seu sistema de correspondência pública, que está em vigor desde 2004 e armazena mais de 7 milhões de documentos. O ECHO era complexo e dispendioso de gerir e tinha tornado o conteúdo difícil de navegar, governar e distribuir tanto para os intervenientes internos como externos.

O DfE também tinha mais de 700.000 imagens digitalizadas que exigiam conversão e classificação de texto completo. A falta de versões digitais pesquisáveis desses itens levou a uma lacuna na abrangência do portfólio de conteúdo digital disponível do departamento.

O DfE decidiu migrar seu conteúdo para o SharePoint para:

• Reduza o custo total de propriedade do gerenciamento de informações
• Obtenha pesquisa inteligente para documentos e imagens em papel
• Habilite uma experiência perfeita para os usuários existentes do Office 365 do departamento.

Desafio

O sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo Meridio altamente personalizado da DfE exigiu uma análise aprofundada e engenharia reversa pela equipe da Proventeq para garantir que o design da migração encapsulasse o escopo do projeto e atendesse a todos os requisitos específicos da organização. Os desafios encontrados incluem o seguinte:

• Plataforma legada complexa: O aplicativo específico de domínio do DfE exigia engenharia reversa devido à falta de experiência em administração de plataforma interna.
• Metadados de origem inconsistentes: Os tipos e extensões de arquivo foram armazenados incorretamente, exigindo uma inspeção profunda do arquivo para determinar os tipos de arquivo corretos antes da migração para o SharePoint.
• Conversão de texto completo de digitalizações de imagem: Mais de 700.000 imagens digitalizadas precisavam de reconhecimento óptico de caracteres e extração de texto completo antes da migração para o SharePoint.
• Limites do sistema de destino: Uma nova estrutura precisava ser derivada dos metadados de conteúdo de origem para cumprir os limites técnicos do SharePoint.
• Alto volume de conteúdo: Com mais de 7 milhões de itens de conteúdo armazenados na plataforma ECHO existente, o DfE exigiu a migração com fidelidade total de todo o conteúdo para o SharePoint.

Estratégia

Para superar os desafios apresentados pela transição da instância personalizada do Meridio do DfE para o SharePoint, a Proventeq executou um plano de projeto de migração e transformação de conteúdo personalizado em 5 etapas.

Descoberta e análise. A equipe usou os recursos avançados de descoberta e análise do Migration Accelerator para verificar o verdadeiro volume e distribuição do conteúdo do DfE. Durante essa fase, eles identificaram e resolveram muitas inconsistências no conteúdo de origem e nos metadados associados.

Otimização da arquitetura da informação. A Proventeq realizou uma análise aprofundada da estrutura de arquivos e do esquema de metadados do ECHO Meridio e projetou uma arquitetura de informações de destino ideal. A hierarquia de pastas do sistema de origem excedeu os limites de comprimento de URL do SharePoint, que a equipe resolveu carregando documentos em uma hierarquia de pastas reduzida.

Conversão OCR de arquivos digitalizados. As imagens digitalizadas do departamento estavam em vários formatos diferentes, incluindo arquivos PDF de várias páginas, imagens independentes, documentos manuscritos e datilografados. A Proventeq extraiu o texto dessas imagens e as expôs como metadados; tornando o conteúdo pesquisável.

Migração piloto. Para demonstrar que o desenho da migração atendeu plenamente aos objetivos do projeto DfE, a Proventeq realizou uma etapa piloto de migração. Isso permitiu que a equipe interna do DfE avaliasse a migração e os recursos de gerenciamento de documentos do SharePoint em um ambiente semelhante ao de produção.

Migração ao vivo de fidelidade total. Assim que a equipe de projeto interna da DfE ficou satisfeita com o projeto de migração e a arquitetura do sistema de destino, a Proventeq utilizou o Migration Accelerator para executar uma migração de fidelidade total com trilha de auditoria em nível de item. Isso garantiu que mais de 7 milhões de itens fossem migrados com sucesso.

Resultados

“A excelente colaboração entre Proventeq, colegas da Diretoria de Tecnologia, MPCD (incluindo IICSA) e equipes KIM, significa que entregamos com sucesso uma solução que atende às necessidades do DfE e facilitará a busca de informações pelos colegas.” – Charlotte Saxon, Gerente de Entrega de TI, Departamento de Educação do Reino Unido

Redução significativa dos custos anuais. A transição para o SharePoint eliminará o custo de manutenção da plataforma ECHO, economizando para o Departamento cerca de £ 170.000 por ano. Maior controle sobre provisionamento e segurança resultará em custos de manutenção contínuos reduzidos; reduzindo ainda mais o custo total de longo prazo da propriedade da infra-estrutura de informação.

Conteúdo mais inteligente e busca acelerada. O SharePoint deu ao DfE o poder de consolidar conteúdo em um repositório online centralizado que é fácil de controlar, gerenciar e acessar. O DfE também aproveitou ao máximo a funcionalidade OCR do Migration Accelerator para realizar a conversão de texto completo de mais de 700.000 documentos armazenados anteriormente como imagens não pesquisáveis.

Essa combinação de consolidação, conversão de texto OCR e classificação inteligente ajuda os usuários do DfE a encontrar o conteúdo de que precisam para acelerar a colaboração e enfrentar os desafios das responsabilidades e administração dos departamentos.

Produtividade aprimorada. A migração para o SharePoint permite que os planos de longo prazo da equipe de gerenciamento de registros do DfE incluam rótulos de retenção e deixem mais claro quando os itens podem ser destruídos; proporcionando uma economia de tempo significativa.

Risco de perda de conteúdo mitigado. O SharePoint eliminou o risco de perda de conteúdo apresentado pelo sistema ECM anterior sem suporte do DfE, graças aos recursos integrados de administração de conteúdo.

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