A Triangle Equities aproveita o SharePoint Online e o Microsoft Flow para automatizar os relatórios dos investidores

Resumo

A Triangle Equities (Triangle) é uma empresa de desenvolvimento imobiliário de serviço completo com sede em Nova York que possui e administra mais de um milhão de pés quadrados de propriedades de varejo, residenciais e de uso misto. Eles têm sido uma empresa líder em desenvolvimento imobiliário na cidade de Nova York nos últimos 30 anos. A Triangle possui vários empreendimentos e propriedades em toda a cidade de Nova York que possui e opera e percebe que a tecnologia de ponta é um requisito para permitir que eles conduzam negócios com eficiência. A organização conta com o SharePoint Online e o Office 365 há vários anos, tendo uma intranet corporativa integrada no SharePoint Online, além de ser uma loja da Microsoft.

A Triangle Equities tinha um processo manual que aproveitava o Microsoft Excel para gerenciar e manter tarefas relacionadas aos requisitos de relatórios dos investidores. Esses requisitos incluíam relatórios de conformidade, demonstrações financeiras e outros arquivos críticos relacionados ao desenvolvimento. Embora o Excel seja poderoso, ele não possui nenhum dos recursos de fluxo de trabalho, gerenciamento de tarefas e recursos de gerenciamento de projetos necessários. Além disso, a capacidade de criar automaticamente novas tarefas recorrentes após a conclusão das tarefas economizaria horas de trabalho em cada projeto. O SharePoint Online, com seus poderosos recursos de gerenciamento de tarefas, em conjunto com o Microsoft Flow, possuía todas as funcionalidades desejadas para automatizar esse processo manual e, por sua vez, reduzir o número de horas-homem gastas em uma tarefa ou capacidade de gerenciamento de projetos.

Desafio

Como parte de suas operações, os membros da equipe da Triangle são encarregados de relatórios para investidores, que são compostos por vários itens recorrentes, abrangendo relatórios de conformidade, demonstrações financeiras, relatórios de benefícios comunitários e relatórios de custos de construção. As datas de vencimento desses itens podem variar de mensal, trimestral, semestral ou anual, dependendo da tarefa.

Para gerenciar suas tarefas de relatórios de investidores, a Triangle Equities contou com o uso de uma planilha do Excel. Um dos principais desafios que eles enfrentaram foi que vários membros da equipe estavam envolvidos em projetos diferentes e cada um tinha suas próprias datas de entrega para as tarefas associadas. Os usuários precisavam poder atribuir tarefas aos membros da equipe e notificá-los 15, 30, 60 e 90 dias antes da data de vencimento de uma tarefa. Além disso, todos os membros da equipe associados a uma tarefa deveriam receber um e-mail automatizado todas as segundas-feiras, destacando as tarefas atrasadas, bem como as tarefas com vencimento na próxima semana.

Ao usar o Excel, uma vez que as tarefas recorrentes foram marcadas como concluídas, a intervenção manual foi necessária para adicionar novas tarefas recorrentes para o ciclo recorrente seguinte. Ao gerenciar vários projetos, a execução dessas tarefas custa uma quantidade significativa de horas-homem. A possibilidade de automatizar esse processo agregaria ainda mais valor à solução de relatórios do investidor do SharePoint.

Embora o Excel seja poderoso, esses requisitos específicos de automação estavam além de suas capacidades. A escolha lógica foi aproveitar o Microsoft Flow em conjunto com uma lista de tarefas personalizada do SharePoint para implementar os requisitos.

Estratégia

A Longi Engineering havia implementado uma intranet do SharePoint Online para o Triangle que era usada em toda a empresa por todas as unidades de negócios. A adoção do usuário foi alta e, no final da implementação, a Longi Engineering demonstrou potencialmente como o Flow, o PowerApps e o Power BI poderiam ser usados para outros desafios de negócios.

Como parte da implementação, o Microsoft Flow foi usado para implementar notificações para usuários 15, 30, 60 e 90 dias antes do vencimento das tarefas. Isso ajuda a garantir que os membros da equipe possam evitar prazos perdidos, pois agora estão mais cientes das próximas tarefas a serem resolvidas. Caso uma tarefa não tenha sido resolvida até a data de vencimento, a tarefa é destacada em vermelho e listada como a primeira tarefa da lista. É executado um Microsoft Flow semanal que envia um e-mail aos membros individuais da equipe com o status dos itens atuais, destacando as tarefas atrasadas. Depois que as tarefas recorrentes são concluídas, um Microsoft Flow é acionado para criar automaticamente uma nova tarefa com uma nova data de vencimento.

Resultados

A implementação do Microsoft Flow ajudou a reduzir muito os custos de gerenciamento de projetos e o número de horas-homem gastas em cada projeto.