Empresa de planejamento urbano aumenta a colaboração da equipe por meio do Microsoft 365 com a ajuda da Cloudwell

Resumo

Topology é uma comunidade colaborativa e empresa de planejamento urbano em Newark, Nova Jersey, com foco no desenvolvimento centrado nas pessoas e ênfase no alcance da comunidade. Com uma infinidade de dispositivos diferentes em várias plataformas e uma força de trabalho extremamente móvel, a Topology precisava de um conjunto de colaboração que pudesse atender a todos os seus objetivos. Usando o Office 365 e suas tecnologias de suporte, a Cloudwell conseguiu centralizar e simplificar suas práticas de negócios.

Desafio

Antes desse envolvimento, a Topology usava o pacote do Google Apps para realizar tarefas e colaboração do dia-a-dia. Isso não era o ideal, pois a governança sobre o compartilhamento e a organização de arquivos não era gerenciável e levava a várias versões dos mesmos arquivos, arquivos perdidos e compartilhamento externo de arquivos desenfreado. Além do Google Apps, a Topology usou várias ferramentas de terceiros para práticas comerciais padrão, como serviços VoIP, chamadas em conferência, cronometragem e gerenciamento de tarefas. Nenhuma dessas ferramentas foi através do mesmo provedor. Além disso, a Topology executa sua prática por meio de dispositivos Apple aproximadamente 90%. Isso levou a uma dependência do Google Apps como uma ferramenta multiplataforma que funcionava bem com o Mac OS X. A organização hesitou em considerar o Office 365 como uma solução devido a preocupações de que seria incompatível com a maioria de seus hardwares. No final, a estrutura e a supervisão de gerenciamento que o SharePoint Online oferece superaram as preocupações.

Estratégia

Devido à estrutura de arquivos não gerenciada e ao compartilhamento de documentos no Google Drive, a primeira etapa da Cloudwell foi identificar os locais de todos os arquivos a serem migrados. Quando isso foi concluído, a Cloudwell migrou todos os arquivos da organização para o SharePoint Online e OneDrive. A migração de todos os emails de funcionários para o Exchange Online ocorreu sem problemas graças às ferramentas de migração do Exchange Online. Com os arquivos migrados para o SharePoint, a Cloudwell criou uma página de destino simples para os funcionários gerenciarem seus arquivos. O cliente OneDrive para Mac foi instalado em todos os computadores Apple e os usuários foram instruídos a sincronizar as pastas que mais utilizam.

Para melhorar a colaboração da empresa, o Microsoft Teams foi adotado como a principal ferramenta de compartilhamento de informações entre os funcionários. Para cada cliente foram montadas equipes com canais para projetos específicos. Com as equipes firmemente enraizadas nas atividades do dia-a-dia, o provedor VoIP anterior foi substituído pelo Microsoft Phone System. Todos os funcionários receberam um novo número de telefone para usar com os clientes. A conferência do Microsoft Phone também foi habilitada para permitir chamadas de cliente mais contínuas.

Com a familiaridade com o Office 365 crescendo, a Topology ficou mais disposta a se ramificar em outros empreendimentos. Outra necessidade era de um banco de dados de gerenciamento de contatos e marketing. A Cloudwell aproveitou o Microsoft PowerApps com IA e SharePoint Online para desenvolver um aplicativo que cria uma lista de contatos tirando fotos de cartões de visita. Depois que essa lista de contatos foi criada, o Microsoft Flow foi usado para executar campanhas de marketing no banco de dados.

Resultados

Ao migrar para o pacote Office 365, a Topology conseguiu realizar totalmente a capacidade de colaborar na nuvem, mantendo a estrutura em seu armazenamento de documentos. O Microsoft Teams e o sistema telefônico centralizaram a comunicação em toda a organização e com os clientes, enquanto seu aplicativo personalizado, usando PowerApps e SharePoint Online, os ajudou a rastrear melhor seus contatos para uso em campanhas de marketing.