Todd Energy energiza os funcionários e vê maior produtividade com Microsoft 365 e liderança em informações

Resumo

A Todd Energy é uma produtora de gás natural 100% de propriedade e operação da Nova Zelândia. Com joint ventures offshore, a Todd é responsável por mais de 50% da produção de energia de hidrocarbonetos da Nova Zelândia. Em conjunto com a Nova Energy, eles empregam atualmente mais de 500 funcionários em toda a Nova Zelândia.

Os impulsionadores de negócios para a transformação digital do Office 365 incluíram: tornar-se um empregador preferido, melhorando a colaboração e o envolvimento da equipe; e reduzindo o custo de produção. Além disso, a Todd Energy queria agilizar suas operações e fornecer aos funcionários as ferramentas de informação necessárias para trabalhar onde quer que estivessem.

A solução implementada reúne informações e operações fragmentadas em uma plataforma fácil do Office 365 com suporte do Power BI. Desde o lançamento em 2019, a equipe – de equipes corporativas a manutenção em campo – cria e consome informações perfeitamente via Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner e Power Platform.

A colaboração entre departamentos e locais foi habilitada, tornando fácil e rápido acessar o conteúdo certo na hora certa, em qualquer lugar, em qualquer lugar. Melhores decisões, através da melhoria da visibilidade de informações e processos, foram habilitadas via Power BI e Power Automate.

Russell Craig, Diretor de Tecnologia Nacional da Microsoft na Nova Zelândia, acredita que o sucesso da Todd Energy é um roteiro para outras empresas explorarem como podem usar tecnologias digitais para unificar equipes dispersas e obter ganhos significativos em produtividade e inovação.

Desafio

A Todd Energy enfrentou dois desafios principais; em primeiro lugar, os funcionários, incluindo novos recrutas e millennials, esperavam cada vez mais formas digitais diretas de trabalhar. James Blair, Head of Information Management and Technology da Todd Energy, resume tudo “nóstemos várias gerações em nossa força de trabalho e eles querem entrar em uma organização onde possam trabalhar digitalmente. É importante para o Todd ter uma base que lhe permita fazer isso.”

Em segundo lugar, as pessoas estavam compartilhando arquivos em várias unidades de rede, discos rígidos, desktops e várias intranets. As informações fragmentadas estavam afetando a colaboração e a produtividade e a capacidade de ter as informações certas ao alcance da equipe em campo.

A especialista em gerenciamento de informações, Steph Richardson, diz “É justo dizer que ninguém tinha um lugar para acessar uma fonte de documentação. Acabamos com a duplicação de arquivos e ainda tínhamos pessoas acessando unidades de rede.”

A Todd Energy queria dedicar um tempo para acertar e construir uma solução duradoura. Blair diz: “No passado, quando o SharePoint foi implantado, a TI apenas o deu à empresa como um presente e disse: 'aqui está uma solução de ECM'. Não havia arquitetura, ela apenas foi implantada e cresceu organicamente, e não de forma planejada e estruturada. Com o tempo, isso significava que as pessoas não conseguiam encontrar suas coisas.” A Todd Energy queria gastar muito mais tempo acertando a arquitetura desta vez – pois eles sabiam que permitir que a equipe encontrasse e recuperasse conteúdo era a chave.

Para a Todd Energy, essa também era uma área de risco potencial, pois trabalha em um setor altamente regulamentado e está sujeito a várias auditorias todos os anos. Isso também impacta no resultado final, aumentando os custos operacionais.

Estratégia

A tecnologia Microsoft Cloud e o Office 365 foram selecionados como plataforma de solução. A Information Leadership, parceira Microsoft Gold e especialista em Office 365, tornou-se parceira de implementação e consultora confiável.

Blair resume tudo, “Consideramos a Information Leadership um verdadeiro parceiro; fazemos parceria com organizações onde é uma via de mão dupla – não apenas um acordo de vendedor/fornecedor. Queremos que as pessoas que selecionamos como parceiros façam parte da equipe.”

SOLUÇÃO #1: CONSOLIDAÇÃO DE INFORMAÇÕES PARA TRABALHO E COLABORAÇÃO EM QUALQUER LUGAR

Para a equipe, encontrar e recuperar informações eram fontes constantes de frustração. A solução tinha que ser simples para atender às suas necessidades. Blair diz: “precisávamos de algo que acomodasse os requisitos das pessoas mais desafiadas digitalmente na organização até algumas das mais experientes em tecnologia…”

A Todd Energy visou a consolidação de seus 'pacotes de trabalho' de manutenção como uma solução inicial para melhorar a produtividade e fornecer uma experiência perfeita para a equipe. Ao integrar o sistema de manutenção com o Office 365, as pastas para cada projeto de manutenção foram criadas automaticamente e a equipe arrastou e soltou o conteúdo relevante (escopos de trabalho, relatórios, contratos) na pasta. Os 'pacotes de trabalho' foram usados por várias equipes e todos acessam o conteúdo diretamente onde quer que estejam.

“Quando as pessoas estão procurando conteúdo em torno de um pacote de trabalho específico, elas apenas digitam um número, e automaticamente traz tudo relacionado ao pacote de trabalho. Essa é uma peça-chave para nós – a integração do nosso sistema de manutenção”, diz Blair.

Além dos work packs, foi desenvolvida uma nova intranet para criar um 'único fonte de verdade'. Apelidada de “The Sauce”, a intranet tornou acessível em um só lugar todas as informações que os funcionários de Todd precisavam para trabalhar em toda a organização. Todos os recursos de indução estavam localizados em uma única seção chamada “Trabalhando Aqui”.

Richardson diz, “ter um lugar para os novos iniciantes acessarem todos os aplicativos disponíveis em toda a Todd Energy facilitou muito sua introdução em suas funções”.

SOLUÇÃO #2: MAIS “NA MESMA PÁGINA” COM AS EQUIPES DA MICROSOFT

O Microsoft Teams foi um divisor de águas para a execução de projetos e outras iniciativas. Como exemplo, o Teams foi o principal mecanismo para a equipe do projeto Todd Energy and Information Leadership trabalhar em conjunto. Eles usaram bate-papo, vídeo e compartilhamento de tela, OneNote, arquivos e listas compartilhados, além do Planner – tudo na interface do Teams com grandes reduções no uso de e-mail.

Este sucesso foi refletido na organização mais ampla. Na área de Fiabilidade e Integridade, as Equipas são a chave para a forma como trabalham em conjunto. Steve Smith, Gerente de Confiabilidade e Integridade, diz: “Nós montamos na região de oito a dez sites de equipe na minha área... É algo que as pessoas realmente adotaram. É muito bom para a colaboração e estruturar o que estamos fazendo.”

SOLUÇÃO #3: PLATAFORMA DE ENERGIA PARA ENTREGA DE PROJETOS E MANUTENÇÃO MAIS PROATIVA

O Power Platform também está ajudando a Todd Energy a entregar projetos com rapidez e eficiência. As principais informações do projeto são extraídas e combinadas com o Power BI para que a equipe tenha informações poderosas e acionáveis.

Por exemplo, para suas 'Solicitações de mudança de planta', a equipe agora pode visualizar se os projetos estão dentro do cronograma e identificar quaisquer gargalos que estejam dificultando a conclusão. A equipe de liderança tem visibilidade do progresso, níveis de recursos e outras métricas importantes.

Impulsionado pela equipe principal, o Power BI capacitou a equipe e colocou a capacidade nas mãos da empresa com as pessoas que o utilizam.

SOLUÇÃO #4: LOCAL DE TRABALHO MODERNO; MENOS PAPEL E ACORDOS DE TRABALHO FLEXÍVEIS PARA MELHOR EQUILÍBRIO TRABALHO/VIDA

A Todd Energy tem uma cultura vibrante com grandes oportunidades de aprendizado e crescimento. O Office 365 permitiu que eles levassem isso adiante, trabalhando com mais facilidade em toda a organização. Hannah Heberley, Assessora de Comunicação, diz:

“Podemos compartilhar muitas informações vitais, o que significa que sabemos muito mais sobre o que está acontecendo. Não somos apenas associados, sabemos mais um sobre o outro, no que as pessoas estão trabalhando e no que as pessoas estão envolvidas – acho que estamos mais na mesma página.”

Um repositório de vídeo central de todos os vídeos usando o Stream é facilmente acessível e ajuda a equipe a aprender por conta própria. Ficar em contato com outros funcionários é mais fácil usando o Delve, que mantém as listas de contatos atualizadas e facilita o contato.

O TRABALHO REMOTO E DIGITAL tem sido um benefício chave. Richardson disse:

“Há 18 meses, a equipe de liderança estava imprimindo folhas de papel para levar para sua reunião semanal de segunda-feira. Agora com o uso de seus Surface Pros, eles são todos eletrônicos. Acho que é uma combinação da tecnologia, mais o que estamos construindo no software, para realmente ajudá-los.”

E para os funcionários, está ajudando-os a gerenciar as necessidades do trabalho e da família. Heberley disse:

“Meu pensamento imediato foi que é bom que agora eu possa fazer tudo remotamente. Não estou sozinho na maneira como trabalho; Eu trabalho meio período, com crianças... poder acessar informações em movimento é o que as pessoas esperam hoje em dia – e é muito legal poder entregá-las.”

Resultados

O Office 365 tem sido fundamental para estimular a colaboração, aumentar a produtividade e reduzir o risco de engenharia na Todd Energy. Por exemplo, a equipe em campo pode trabalhar em qualquer lugar acessando o conteúdo do pacote de trabalho de manutenção por meio de seus dispositivos móveis. A equipe relata que é 60% mais rápido encontrar informações com pacotes de trabalho do que antes e a disponibilidade em campo é um divisor de águas.

Smith vê que os pacotes de trabalho reduzem o desperdício de tempo, além de ajudar a equipe a encontrar informações que eles não sabiam que existiam:

“As pessoas só querem ir e fazer o seu trabalho. Se não conseguirem, passam muito tempo tentando encontrar informações que adicionam frustração ao seu dia. Agora estamos reutilizando e encontrando informações para planejar e preparar rapidamente o trabalho de manutenção e, em seguida, passar a maior parte do tempo realmente entregando-o – que é o valor real do que fazemos.”

Isso é particularmente importante do ponto de vista da conformidade; ”ter um ambiente que nos permite fornecer as evidências de forma rápida e fácil nos permite cumprir a conformidade com eficiência – então, do ponto de vista do risco, isso nos ajuda muito”, diz Smith.

Informações e formulários que são essenciais para as operações seguras e eficientes das fábricas da Todd estão mais acessíveis na intranet e agora são vistos pelos funcionários em média 40 vezes por semana.

Há uma melhor identificação e comunicação de perigos e manutenção reduzida da planta reativa com o uso do Power Automate. Os formulários de perigo são preenchidos automaticamente e as informações são apresentadas em um layout padrão onde todos os funcionários são informados de forma rápida e fácil. O Power Automate permite que a equipe registre rapidamente qualquer trabalho reativo que surja. Ao automatizar o processo de solicitação e aprovação de trabalho reativo, a equipe de manutenção pode entender melhor por que o problema surgiu e planejar adequadamente. Steve Smith diz: “como resultado da implantação do Power Automate, vimos essa carga de trabalho reduzir significativamente. O resultado é que estamos em um ambiente muito mais planejado – esse é um bom resultado.”

Há melhores relatórios sobre produção e manutenção usando o Office 365 para agregar dados de vários sistemas e, em seguida, usando o Power BI para apresentar visualizações acionáveis dos dados. Ao longo de um período de seis meses, a Todd Energy aumentou suas licenças do Power BI de um punhado para mais de 130. Mais de 150 relatórios do Power BI estão sendo usados atualmente para dados de produção, rastreamento de projetos e rastreamento de documentos controlados.

A colaboração em projetos melhorou usando o Microsoft Teams para executar projetos de manutenção da planta e outras iniciativas relacionadas à confiabilidade da planta. Isso, juntamente com o uso do Planner para gerenciar tarefas, facilitou a resolução de problemas e o progresso.

Conformidade, classificação automática, configuração segura e fácil de arquivos de casos seguros e uso e gerenciamento consistentes do Microsoft Teams foram habilitados por meio do uso de aplicativos inovadores de liderança de informações hospedados no Azure.

A produtividade e a colaboração melhoraram. O Office 365 permite que a equipe compartilhe e confie nas informações com confiança. O tempo é economizado e a colaboração melhorada com a funcionalidade de coautoria usada em documentos complexos.

A assistente executiva, Louise Hamerton, que prepara os documentos do Conselho e da Liderança, diz “ter um local centralizado para que todos possam colaborar torna a atualização de papéis e documentos do conselho por várias pessoas muito mais eficiente. Ser capaz de acompanhar quem esteve no documento para fazer suas alterações agiliza o processo.”

Os documentos da reunião agora são entregues digitalmente à Equipe de Liderança e acessados no Surface Pros. Há uma redução no desperdício de papel, maior segurança e melhor mobilidade.

O Sauce tornou-se indispensável para encontrar informações com, em média, mais de 200 visualizações por semana. Da mesma forma, uma página de aplicativos de negócios fornece um balcão único para acessar todos os aplicativos de linha de negócios e é acessado em média 75 vezes por semana. As informações e formulários de referência que são essenciais para as operações seguras e eficientes das plantas da Todd foram tornados mais acessíveis. Eles agora são vistos pela equipe em média 40 vezes por semana.

Antes da intranet, a comunicação com a equipe era hierárquica. Atualizações e informações vinham de cima para baixo e a equipe tinha que esperar um e-mail do gerente geral ou do executivo-chefe. Havia reuniões presenciais com todos os funcionários a cada 6 semanas, mas havia lacunas de informação no meio.

Heberley reflete sobre a mudança: “Agora temos quadros de avisos digitais nos refeitórios – podemos comunicar coisas de forma muito mais rápida, frequente e visual em tempo real. Então, quando algo acontece, trinta minutos depois, pode aparecer em uma dessas telas... acho que estamos mais conectados como resultado e sabemos muito mais sobre o que está acontecendo.”

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