Empresa de engenharia de construção recorre à Silversands para criar aplicativo de não conformidade usando o M365

Resumo

O Bourne Group é uma empresa europeia de engenharia de construção que se concentra em fornecer excelência técnica em vários mercados. A organização é composta por quatro empresas do grupo, incluindo Bourne Steel, Bourne Special Projects, Bourne Parking e Bourne Nuclear.

Com o Office 365 como um componente-chave para impulsionar a colaboração e a comunicação dentro da organização, o Bourne Group procurou construir um aplicativo moderno para substituir seu sistema baseado em Excel para relatar não conformidades dentro da empresa. Bourne pediu à Silversands que analisasse um aplicativo baseado em navegador que permitiria que usuários remotos e de escritório registrassem, acessassem e relatassem não conformidades. Com SharePoint, PowerApps, Flow e Excel, a Silversands forneceu uma solução que foi rápida de desenvolver e implantar e obteve enormes benefícios comerciais

Desafio

Todas as empresas de Bourne registram não conformidades, que ocorrem quando as obras não atendem às especificações. Ao rastrear não conformidades e como e por que elas ocorreram, as organizações de engenharia de construção, como o Bourne Group, podem encontrar maneiras de preveni-las no futuro e, assim, reduzir os riscos de retrabalho e excessos.

Os funcionários de todas as empresas registraram as não conformidades em várias planilhas do Excel, exigindo que todos os funcionários tivessem acesso ao Excel e ao servidor de arquivos. Para complicar ainda mais o processo, alguns campos de dados são semelhantes entre as empresas, enquanto outros não. Ao final de cada ciclo, o Gerente de Conformidade era obrigado a agrupar as planilhas para produzir uma visão geral da escala, natureza e eficiência da resolução. Esta solução de não conformidade existente não foi apenas

complexo e muito manual, mas também inseguro e potencialmente propenso a erros. Tinha que haver uma maneira mais fácil.

Para registrar e monitorar com precisão as não conformidades, Bourne queria um processo mais simples que permitisse ao usuário adicionar um item em um formulário de um local remoto e notificar as pessoas certas para capturar dados de acordo com as respostas. Eles entraram em contato com a Silversands para obter uma solução baseada no Office 365 para relatórios de não conformidade.

Estratégia

Para fornecer um método consistente de entrada de dados, alertas, fluxo de trabalho e relatórios, a Silversands forneceu uma solução usando os serviços do Office 365 que Bourne já tinha. Usando as ferramentas do Office 365, a Silversands criou um aplicativo usando o PowerApps que permite aos usuários relatar uma não conformidade de seus dispositivos móveis ou desktops. Nesse aplicativo, os membros da equipe inserem todos os dados em uma lista do SharePoint. O formulário responde à medida que o usuário insere dados para garantir que todos os dados sejam capturados com precisão, acionando o fluxo de negócios correto – que é controlado pelo Microsoft Flow. O Conformity Manager pode filtrar e classificar a lista do SharePoint na qual os dados são armazenados para fornecer as informações necessárias para o relatório. Se necessário, o gerente pode baixar os dados em um arquivo Excel.

Resultados

Ao usar os serviços existentes no Office 365, a Silversands conseguiu criar, dimensionar e implantar rapidamente uma solução fácil de usar para Bourne e suas empresas do grupo que não exigia licenças adicionais. Os funcionários que trabalham no campo e no escritório agora podem acessar o aplicativo, relatar rapidamente uma não conformidade e agir com base nos dados registrados.