TECE digitaliza processos baseados em documentos com d.velop e Office 365

Resumo

A TECE é uma empresa familiar de médio porte com sede na Alemanha que produz sistemas sanitários e de instalação que receberam vários certificados e prêmios. Com escritórios, subsidiárias e parceiros de vendas em todo o mundo, a empresa se beneficia de um alto grau de fabricação vertical e da adesão a exigentes padrões de qualidade.

A TECE pretendia estabelecer um sistema de gestão de informação como repositório central de dados. O objetivo era alinhar-se à estratégia de nuvem e integrar-se perfeitamente aos aplicativos de CRM e ERP, além de garantir a conformidade legal.

Trabalhando com d.velop, a TECE implementou uma solução que fornece acesso a documentos críticos de negócios no Office 365 e SharePoint no contexto das informações relevantes do objeto de negócios (clientes, fornecedores, pessoal, produtos, projetos, pedidos, casos). Isso é obtido por meio de um processo automatizado e padronizado baseado em dados existentes de CRM/ERP. Todas as informações são acessíveis sem sair dos aplicativos primários, estabelecendo transparência completa de informações e documentação em todas as subsidiárias e departamentos. Os usuários podem encontrar documentos com facilidade e rapidez e obter uma visão abrangente de todas as informações. Quando as informações estão disponíveis sem esforço, os usuários ficam livres para se concentrar no que é essencial.

Desafio

A TECE é uma empresa internacional em crescimento dinâmico. Com mais de 22 filiais e unidades de produção em 5 locais em vários países, os silos de informação faziam parte do dia-a-dia dos colaboradores. As informações foram compartilhadas apenas interdepartamentalmente e exclusivamente com os funcionários diretamente afetados, restringindo a disponibilidade de informações importantes em toda a organização. Essa comunicação vertical em silos de informações impossibilitava a transparência total, resultando em buscas demoradas, duplicação de esforços e falta de sinergia entre vários departamentos, o que acabou levando à perda de oportunidades. Um exemplo recorrente ocorreu em canteiros de obras, quando as informações não estavam disponíveis durante uma importante comunicação com parceiros de negócios. A TECE queria e precisava de acesso rápido e fácil às informações – não importa onde ou quando.

Com base nos problemas de disponibilidade com acesso móvel, bem como no uso entre subsidiárias, a empresa buscou uma estratégia de nuvem em primeiro lugar. Em última análise, o objetivo era permitir uma digitalização completa, legalmente compatível e transparente de todos os documentos, bem como seu arquivamento. O alinhamento da estratégia de nuvem com esses objetivos possibilitou escalabilidade, fácil coordenação e redução de custos devido à prestação de serviços gerenciados. Processos e fluxos de trabalho, como o processo de aquisição ao pagamento, podem ser aprimorados ainda mais porque as informações são facilmente acessíveis. Além disso, os silos de informação podem ser eliminados de forma sustentável. A transparência total produz resultados concretos em economia de tempo e esforço, melhorando a coordenação entre departamentos e locais físicos, bem como garantindo que as decisões sejam tomadas com base nas versões corretas dos documentos.

O maior desafio do projeto foi migrar a solução existente onde as informações eram armazenadas no SAP, Salesforce e sistemas de arquivos para o Office 365 como o local central e abrangente das informações. Além disso, essas informações armazenadas centralmente precisavam estar disponíveis diretamente por meio da integração no SAP e no Salesforce.

Estratégia

A TECE depende estrategicamente do SharePoint. O requisito de estabelecer um sistema de gestão de informação como repositório central de documentos foi cumprido com a introdução do d.velop para Office 365. Esse repositório organiza os documentos em pastas de arquivo com base em critérios de negócio (por cliente, fornecedor, pedido, etc.) e também armazena fichas técnicas e disponibiliza tudo isso, no contexto certo, diretamente em um processo SAP ou Salesforce. A plataforma que a d.velop criou também permite arquivamento e retenção legalmente compatíveis.

Estrategicamente, o uso do Office 365 permite troca e colaboração online, por exemplo, em projetos com requisitos em constante mudança que exigem gerenciamento de informações entre locais e unidades de negócios. Com a integração total de todos os sistemas, os processos da TECE podem ser simplificados e as questões de conformidade e governança podem ser abordadas de maneira abrangente e estratégica.

Resultados

Ao introduzir um sistema de gerenciamento de informações, a TECE conseguiu reduzir as ineficiências associadas a ter várias soluções isoladas. Em vez disso, o d.velop for Office 365 foi usado para tornar o Office 365 o ponto focal para informações provenientes de aplicativos estrategicamente críticos, incluindo SAP como ERP e Salesforce como CRM. O maior benefício para a TECE é que cada funcionário agora tem acesso a todos os documentos relevantes, a qualquer hora e em qualquer lugar. Com mais de 1,5 milhão de documentos digitalizados por ano, a TECE agora pode acessar suas informações instantaneamente – não importa se estão armazenadas em um arquivo de cliente, pedido ou fornecedor.

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