Avançando uma década em menos de um ano com Microsoft 365 e Liderança em Informação

Resumo

O Tasman District Council (TDC) havia acabado de embarcar em um projeto para se tornar digital quando o bloqueio do COVID-19 chegou. Com apenas uma fração de seu pessoal equipado para trabalhar em casa, a TDC pisou no acelerador. Com a ajuda do parceiro de tecnologia Information Leadership, eles não apenas conseguiram manter as operações essenciais do Conselho durante o bloqueio e manter os moradores do Distrito seguros e apoiados, mas também avançaram algumas décadas. O recém-digitalizado Tasman District Council está trabalhando de forma mais produtiva, gerenciando recursos com mais eficiência e colaborando com mais facilidade do que nunca, e isso também é uma ótima notícia para os moradores.

A Nova Zelândia pode ser um país pequeno, mas existem mais de 75 conselhos distritais nomeados em todo o país, sem incluir todos os vários conselhos municipais e regionais que supervisionam nosso dia a dia. Cada um desempenha um papel igualmente importante na supervisão das pessoas, recursos e infraestrutura de sua área (principalmente rural). Os conselhos distritais são grandes e complicados, com muitos funcionários, grandes cargas de trabalho, requisitos regulamentares rigorosos e uma enorme responsabilidade. Seja o Conselho Distrital do Extremo Norte dando vida a um projeto de águas residuais, ou o Conselho Distrital de Queenstown Lakes deliberando sobre um novo empreendimento habitacional, os conselhos distritais desempenham um papel importante em ajudar o país inteiro a crescer.

Então, o que acontece quando um conselho distrital está lutando para oferecer os melhores resultados para seus moradores porque sua tecnologia se tornou obsoleta e desatualizada?

O Tasman District Council (TDC) desempenha as funções de um conselho regional e de um conselho municipal, o que significa que trabalha em um amplo escopo de atividades, desde licenciamento de cães até sistemas de esgoto. Cada uma dessas áreas de trabalho faz uso de grandes conjuntos de dados e é regida por muitas regulamentações diferentes.

Mas, em 2019, alguns dos principais processos da TDC, incluindo consentimentos de recursos, ainda eram baseados em papel, o que dificultava o acompanhamento de atividades e dados. Mesmo os fluxos de trabalho que eram digitais eram executados em um sistema de intranet antigo. Isso era lento e improdutivo para o Conselho e seus funcionários, e significava que ele não conseguia apresentar seus dados às partes interessadas de uma maneira útil que lhes permitisse tomar decisões rápidas, mas informadas.

“Em alguns aspectos, podemos nos descrever como estando 15 ou 20 anos atrás das organizações modernas”, diz Steve Manners, CIO da TDC.

Desafio

A TDC entrou em contato com a Information Leadership para obter ajuda para substituir sua infraestrutura antiga e transformar suas operações. Como uma organização com experiência valiosa na criação de soluções digitais para organizações governamentais e do setor público, a Information Leadership foi a escolha natural.

No entanto, o projeto havia acabado de começar quando o país se viu no bloqueio do Nível 4. Isso poderia ter apresentado um grande obstáculo. Apenas um em cada cinco funcionários da TDC estava equipado para trabalhar em casa, portanto, mesmo os negócios de sempre foram difíceis, sem falar em uma grande transição de sistemas. Em vez de colocar o projeto em espera, a TDC percebeu que precisava se mover ainda mais rápido para apoiar seus moradores durante o bloqueio.

“Houve uma grande tentação de dizer 'o momento não está certo', e isso teria sido uma enorme perda de impulso para nós”, diz Janine Dowding, CEO da TDC. “Decidimos que realmente precisávamos mergulhar de cabeça e usar botas e tudo, então aumentamos nosso investimento.”

Estratégia

A Information Leadership desenvolveu quatro soluções principais para agilizar o processo, baseadas em diferentes aspectos da pilha Microsoft 365. A primeira foi consolidar as informações de uma forma que garantisse a conformidade, aumentando a produtividade e oferecendo aos trabalhadores mais formas de colaboração. A intranet existente da TDC foi migrada para um novo ambiente moderno em M365, carinhosamente conhecido como DORIS (Digital Office Records and Information System). Esta foi uma tarefa realmente enorme que exigiu a movimentação de mais de 750.000 documentos.

Uma vez que os documentos estavam em sua nova casa em DORIS, a equipe conseguiu encontrar todos os documentos de que precisavam rapidamente e em um só lugar. Por exemplo, uma pesquisa de propriedade digital no novo sistema pode localizar todo o conteúdo relacionado a uma única propriedade, desde consentimentos de construção a questões de controle de animais, em uma visualização, e como os sistemas antigos foram desativados, a equipe está acessando uma média de 4.500 documentos por dia, em vez de consultar registros em papel.

“Os funcionários geralmente ficam surpresos com a utilidade dos resultados”, diz Peter Darlington, Gerente de SI. “Como por mágica, o documento que eles querem está no topo da fila.”

A segunda solução principal foi a rápida implantação do Microsoft Teams, que foi implantado no início do bloqueio. A Liderança da Informação criou uma estrutura clara para organizar todas as informações no Teams para que a equipe pudesse encontrar todas as informações com facilidade, bem como as pessoas com as quais precisava lidar. O Teams agora é uma parte fundamental da maneira como a equipe do TDC se comunica; eles até realizam reuniões da Câmara Municipal com mais de 300 pessoas pelo Teams, onde todos os funcionários recebem atualizações ao vivo da equipe de liderança juntos e podem responder em tempo real. Reunir todos em um só lugar nunca foi possível antes do Teams ser introduzido.

Trazendo todos para a velocidade, rápido

A terceira parte da solução foi o gerenciamento de mudanças, garantindo que o projeto não fosse apenas uma mudança nos sistemas de computadores, mas também nas formas como a equipe do TDC trabalhará e se comportará daqui para frente. A Liderança da Informação apoiou o treinamento para garantir que os funcionários estivessem atualizados e quaisquer preocupações fossem abordadas rapidamente. Mais de 300 funcionários participaram de um evento da Expo, que gerou ampla adesão. Os mentores foram usados como parte do acompanhamento rápido da implantação do Teams no bloqueio, e as sessões de treinamento em vídeo foram entregues pelo Microsoft Stream para a equipe do 360. Essa tecnologia ainda está sendo usada para treinamento de funcionários hoje, como orientação de pronúncia te reo durante a Semana da Língua Maori. Fornecer treinamento on-line não apenas economizou dinheiro do Conselho, porque o conteúdo permanece disponível no Teams para uso a qualquer momento, mas continua sendo um recurso útil para a equipe consultar.

Capacitação de moradores e trabalhadores

O aspecto final da solução da Information Leadership fez uso do Power Platform da Microsoft para capacitar os analistas de negócios da TDC a resolver problemas e permitir que eles compartilhem informações importantes com os residentes em um formato visual de fácil digestão. Uma área chave onde isto tem sido útil é a gestão da água. A região da Tasmânia depende muito da irrigação, portanto, uma boa gestão dos recursos hídricos é uma parte importante do papel da TDC. Foi desenvolvido um sistema usando Power BI, que mostra em tempo real os níveis de água e informações de restrição hídrica no site do TDC. “Ser capaz de fornecer facilmente essas informações de maneira gráfica e organizada para nossos contribuintes verem e entenderem foi realmente valioso”, diz Steve.

O Power Automate foi usado para agilizar e gerenciar o processo de registro de contratados externos. “Antes, a equipe de Serviços de Informação (IS) andava por aí incomodando as pessoas, perguntando se elas tinham assinado este e aquele pedaço de papel”, diz Steve. O novo sistema significa que os contratados podem acessar um site e gerar automaticamente um formulário que direciona para a pessoa certa para assinar sua inscrição.

Resultados

Este projeto permitiu ganhos maciços de produtividade e eficiência, bem como uma redução significativa do risco organizacional.

É também um ótimo exemplo da capacidade da Information Leadership de se mover rapidamente, o que lhes rendeu o segundo lugar no FastTrack Project Award nos prêmios ALGIM (Association of Local Government Information Management) em 2020.

A transição garantirá que os sistemas da TDC permaneçam atualizados no futuro, não importa o que aconteça, diz Steve. “Ao acabar com algumas décadas de sistemas legados no local, avançamos uma década e continuaremos acompanhando os tempos devido à maneira como o ambiente Microsoft 365 foi projetado. É fantástico."

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