Cliente
Estado do Havaí
Adobe
Os processos manuais não têm lugar no mercado competitivo acelerado de hoje. O Adobe Sign adiciona recursos avançados de assinatura eletrônica ao site completo do software Office 365 para automatizar fluxos de trabalho de aprovação diretamente das ferramentas que suas equipes usam todos os dias. O Adobe Sign integra-se perfeitamente a processos de várias etapas no SharePoint e no Flow, bem como a fluxos de trabalho autônomos no Outlook, Word, PowerPoint e Teams. Envie documentos para assinatura, acompanhe seu status e colete dados.
Saber maisResumo
Ao reduzir a quantidade de papel que o governo emite ao adotar processos digitais, como suporte para documentos eletrônicos e assinaturas usando o Adobe Sign junto com o SharePoint Workflows, o Estado do Havaí reduz custos e oferece serviços aos cidadãos da maneira mais eficiente possível.
Desafio
Mais conhecido por vulcões ativos, praias, surfe e caminhadas, o Havaí é um paraíso para os amantes do ar livre. Apropriadamente, o Estado do Havaí está adotando uma iniciativa sem papel que irá, entre outras coisas, reduzir os impactos negativos no meio ambiente. Com a população espalhada por várias ilhas, o Havaí também oferece desafios distintos para o governo estadual, pois trabalha para alcançar todos os 1,4 milhão de cidadãos de forma rápida e eficiente.
Mas, tão importante quanto, a adoção de processos digitais, incluindo documentos eletrônicos de apoio, ajuda o governo a se comunicar de forma eficaz e a prestar serviços aos cidadãos de forma mais eficaz.
Estratégia
O estado de Aloha adotou o Adobe Sign, uma solução Adobe Document Cloud, para suas necessidades de assinatura eletrônica e reduziu o vaivém que normalmente acompanha os processos de revisão e aprovação de documentos. Por exemplo, o tempo para preencher a papelada associada apenas a novas contratações foi reduzido em 80%. Os fluxos de trabalho foram simplificados para maior supervisão e eficiência.
Por exemplo, o Departamento de Saúde do Havaí usará o Adobe Sign para gerenciar formulários de imunização assinados para 180.000 alunos em escolas K-12. Os pais e responsáveis podem assinar os formulários eletronicamente, tornando mais rápido e fácil o cumprimento deste processo anual. Além disso, funcionários do estado estão usando aplicativos da Adobe Creative Cloud, como Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC e Dreamweaver CC, para criar e fornecer comunicações de alta qualidade aos cidadãos de forma econômica.
Usando o Adobe Sign como parte dos serviços eSign do Havaí, eliminamos grande parte do tempo gasto anteriormente preparando e roteando documentos. A capacidade de integrar o Adobe Sign em ambientes SharePoint existentes e fluxos de trabalho de departamentos oferece aos funcionários estaduais mais opções para uma solução integrada para enviar e rastrear documentos.
Todd Nacapuy (Chief Information Officer, Estado do Havaí)
Resultados
Mais de 64 mil documentos foram assinados eletronicamente no primeiro ano e a expectativa de crescimento é alta. Cerca de 25.000 funcionários estarão interagindo com um documento usando o Adobe Sign, seja como pessoa que inicia um documento para assinatura ou como signatário, e esse número também deve aumentar, potencialmente em dezenas de milhares.
Outros resultados incluem o seguinte:
- 80% menos tempo para processar novas contratações
- Aprovações assinadas retornadas em horas, não semanas
- Capacita os funcionários a assinar em qualquer lugar em dispositivos móveis
Nacapuy acrescenta: “As soluções da Adobe oferecem uma base sólida que nos permite trabalhar de forma mais inteligente e resolver problemas de novas maneiras. Por meio de nossa forte parceria com a Adobe, estamos transformando a forma como o governo trabalha para fornecer aos cidadãos serviços mais rápidos e eficazes.”
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