Shoosmiths cria um fluxo de trabalho coeso com SharePoint e K2

Resumo

Nomeado escritório de advocacia do ano de 2015 no Reino Unido, Shoosmiths é um escritório de advocacia com 11 escritórios corporativos, 153 sócios e 736 consultores jurídicos. Por mais de 15 anos, seu processo de automação de fluxo de trabalho foi dividido em nada menos que 13 tecnologias e soluções separadas. A empresa precisava de uma única plataforma de fluxo de trabalho para a qual pudessem mover todos os fluxos de trabalho existentes e usar para o desenvolvimento de fluxo de trabalho futuro.

Desafio

A Shoosmiths há muito reconhecia a importância do fluxo de trabalho no contexto do gerenciamento de casos jurídicos e usava a automação de fluxo de trabalho há mais de 15 anos. Durante esse período, implantou nada menos que 13 tecnologias e soluções de fluxo de trabalho separadas. Como diz Shane Scott, diretor de IS da Shoosmiths, esse ambiente fragmentado era “muito ineficiente, inibia o atendimento ao cliente e era difícil de manter e administrar”.

A empresa implementou o Microsoft SharePoint para centralizar o gerenciamento de documentos em seus 11 escritórios, implementou o SAP como sua solução de gerenciamento de práticas e sistemas financeiros e atualmente está ampliando a presença do SAP com a implantação do SAP HR.

“Os benefícios de ter uma única plataforma de fluxo de trabalho integrada com SAP e SharePoint foi um argumento convincente”, diz Scott. “Começamos, portanto, a procurar uma nova plataforma de modelagem de negócios e fluxo de trabalho, para a qual pudéssemos mover todos os nossos fluxos de trabalho existentes e usar como base para o desenvolvimento futuro de fluxo de trabalho dentro da empresa.”

Estratégia

A Shoosmiths selecionou o K2 depois de realizar uma análise técnica completa das capacidades do K2 blackpearl. Como parte do programa, a empresa aproveitou a oportunidade para mapear e otimizar os processos de negócios antes de desenvolver os novos fluxos de trabalho no K2. Todos os novos processos K2 estão totalmente integrados ao Microsoft SharePoint, SAP financeiro, aplicativos de RH e um portal de autoatendimento para funcionários, e também incluem automação de e-mail e SMS.

A Shoosmiths agora tem fluxos de trabalho de processo baseados em K2 em quatro áreas principais de seus negócios, com planos de estender isso para outras funções de RH, transferência em inglês, gerenciamento de casos de negligência clínica e transferência de terrenos.

Resultados

O uso do K2 contribuiu para uma economia de tempo significativa em todas as áreas de negócios da Shoosmiths. Isso foi alcançado por meio de uma combinação de otimização de processos, automação de documentos e processos (usando K2) e integração. Somente dentro das novas funções de transporte, a empresa estima que está economizando até 60 minutos por manipulador de casos por dia. Isso equivale a aproximadamente 800 horas por semana economizadas em toda a função.

Além disso, as fortes integrações entre os softwares permitem que processos anteriormente manuais, como contratos, declarações de conclusão e lançamentos financeiros, sejam automatizados. Isso novamente reduz o tempo para concluir as tarefas e permite que a Shoosmiths forneça um serviço melhor e mais ágil aos seus clientes.

Ao substituir as tecnologias de fluxo de trabalho legadas por uma única plataforma baseada no K2 blackpearl, a empresa poderá reduzir significativamente suas despesas operacionais anuais. De acordo com Scott, “Shoosmiths espera reduzir seus custos de manutenção e licenciamento de software em cerca de £ 160.000 por ano”.

Dado o sucesso dos novos fluxos de trabalho, a Shoosmiths agora está avançando com planos para implantar processos ainda mais automatizados.

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