Cliente
Salve as crianças
Círculo T
Como um parceiro Gold com experiência em colaboração e conteúdo, a oferta da Circle T é abrangente, abrangendo totalmente o gerenciamento de dispositivos modernos, industrialização, gerenciamento de conhecimento e colaboração para fornecer o verdadeiro local de trabalho digital moderno no Microsoft 365.
Saber maisResumo
A Save the Children é uma organização internacional sem fins lucrativos que fornece serviços que ajudam a transformar a vida das crianças – desde suprimentos salva-vidas até apoio emocional. A organização é financiada por grandes e pequenos parceiros doadores, benfeitores individuais e governos. Como resultado, a Save the Children tem muitos acordos e contratos – como serviços de TI e contratos de aluguel.
A Save the Children precisava de um sistema para proteger, governar e facilitar o gerenciamento de acordos, incluindo, mas não limitado a, contratos. Os funcionários precisavam gerenciar contratos durante todo o ciclo de vida – da criação ao arquivamento ou destruição – e o processo manual existente era demorado, opaco e difícil de rastrear.
Combinando o Microsoft 365 e o Centro de Acordos Circle T, a Circle T forneceu à Save the Children uma solução que lhes deu os limites de segurança necessários, governança de dados e relatórios para todos os seus acordos. Os profissionais de informação agora podem encontrar facilmente conteúdo relevante pesquisando na Central de Contratos ou no site do SharePoint.
Além disso, os funcionários agora podem criar, coautor, assinar, descobrir e gerenciar contratos com mais rapidez e eficiência. Eles também podem garantir que seus dados estejam seguros, que relatórios, fluxo de trabalho e controles sejam aplicados e tenham confiança na redução do risco financeiro.
Desafio
A Save the Children estava usando o Microsoft 365 internacionalmente, com intranets e sistemas de gestão do conhecimento em vários países. Eles estavam gerenciando acordos, incluindo contratos, usando uma variedade de sistemas manuais, ferramentas e processos. Isso levou a dificuldades na busca e manutenção de registros, reduzindo a eficiência e aumentando o risco financeiro potencial.
A Save the Children precisava de uma solução que pudesse supervisionar todo o ciclo de vida – desde a criação de contratos até a coautoria segura com usuários internos e externos, além de permitir acesso fácil e seguro, pesquisa e relatórios poderosos.
Estratégia
A Save the Children procurou a ajuda do Circle T, tendo trabalhado com eles no passado para implementar soluções como intranets, gerenciamento de políticas e gerenciamento de procedimentos.
Como todo o conteúdo relacionado ao contrato precisava ser reunido, a Save the Children e a Circle T concluíram que Microsoft 365 foi a solução lógica, permitindo que a equipe oferecesse não apenas uma experiência de usuário consistente, mas também uma experiência consistente de gerenciamento e conformidade. Todos os documentos finais e a colaboração necessária para redigir o conteúdo agora podem ser controlados centralmente por um conjunto de regras no centro de segurança e conformidade, que é um facilitador essencial para governança de dados e descoberta legal.
Havia vários requisitos importantes para a solução, cada um dos quais reforçava o Microsoft 365 como a solução superior.
Para começar, era vital que os usuários pudessem encontrar o conteúdo do contrato com eficiência e rapidez, com indicação clara do estado ou status. Microsoft Search e o Centro de Acordos da Circle T foram escolhidos para atender a essas necessidades. O Microsoft Search oferece, e o T's Agreement Center da Circle oferece uma interface de pesquisa inteligente e dedicada e a capacidade de ler e entender os contratos no contexto de seu status, propriedade e categorização. Além disso, os usuários agora podem descobrir e acessar contratos na barra de pesquisa inteligente da intranet da Circle T.
A Save the Children também precisava que os acordos estivessem disponíveis em qualquer lugar, a qualquer hora, de qualquer dispositivo, incluindo aqueles que trabalham internacionalmente e em campo. SharePoint foi escolhido para fornecer uma solução móvel e flexível adequada para todos os ambientes de trabalho. O SharePoint hospeda e publica todos os contratos em aplicativos móveis, da Web e Microsoft 365, garantindo que os usuários agora tenham acesso aos contratos quando e onde precisarem.
Por fim, a solução precisava oferecer suporte seguro à coautoria de conteúdo com usuários externos, incluindo um processo de revisão simplificado. O Microsoft 365 foi escolhido para manter o conteúdo seguro enquanto melhora os processos de colaboração. O Microsoft 365 oferece a funcionalidade ideal para proteger o conteúdo interno e fornecer acesso de convidado seguro a usuários externos.
O Circle T foi construído sobre essa base para adicionar assinaturas eletrônicas de contrato. Eles integraram uma ferramenta de assinatura digital de terceiros, iniciada a partir do fluxo de trabalho do administrador do contrato. Essa combinação de tecnologias permitiu à Save the Children executar a assinatura de contratos on-line compatível com todas as complexidades do processo de assinatura gerenciadas nas melhores ferramentas da categoria.
Com as soluções combinadas fornecidas pela Circle T e pela Microsoft, os funcionários da Save the Children agora podem garantir que todos os contratos sejam marcados de forma consistente e clara com um status, propriedade e datas acionáveis. Integrações para Power Automate e Power BI permitiram à Save the Children reduzir o risco de contratos não conformes ou expirados.
Resultados
O Centro de Acordos Circle T e o Microsoft 365 reformularam a forma como a Save the Children gerencia os acordos. Criação, coautoria, finalização, assinatura, descoberta, retenção e renovação de contratos agora são processos rápidos e fáceis.
Os usuários internos e externos podem coautor conteúdo em tempo real, reduzindo o tráfego de e-mail e a complexidade normalmente associados ao trabalho em várias cópias de um arquivo e os riscos de mesclá-los.
O processo de assinatura simplificado removeu fluxos de trabalho manuais complexos anteriormente exigidos no processo de assinatura, reduzindo bastante o tempo de assinatura.
A capacidade de encontrar qualquer acordo agora é imediata e completa. A partir de um único local, os usuários agora podem encontrar contratos em todos os estágios de elaboração e execução, e os usuários obtêm resultados de pesquisa instantaneamente. Os acordos assinados são armazenados com a versão de trabalho e documentos relacionados para garantir que todas as garantias relevantes sejam gerenciadas e apresentadas como um único 'arquivo'.
A equipe da Save the Children pode gerenciar conteúdo com controle de versão, retenção e descoberta legal completa enriquecida com Segurança e Conformidade Microsoft 365.
Por fim, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato, com base em metadados, é aprimorado com a integração de soluções Power Platform para relatórios e fluxo de trabalho – reduzindo o risco de contratos não compatíveis ou expirados.
