O Robertson Group simplifica a governança e o gerenciamento de informações com SharePoint e Bridgeall

Resumo

A Robertson é uma das maiores empresas independentes de construção, infraestrutura e serviços de suporte do Reino Unido. Cobrindo todo o ciclo de vida do ambiente construído, a Robertson compreende 22 empresas em todo o Reino Unido e emprega mais de 3.000 pessoas. Robertson opera em engenharia civil de construção, desenvolvimento de propriedades, gerenciamento de instalações, engenharia de madeira e muito mais.

Desafio

Embarcando em uma ampla revisão do Grupo de seus sistemas e governança, Robertson estava procurando desenvolver um sistema Microsoft SharePoint pelo qual seus documentos administrativos seriam gerenciados. Além disso, seu negócio de construção estava interessado em maximizar a funcionalidade do SharePoint no gerenciamento de suas informações de projeto.

Estratégia

Robertson entrou em contato com a Bridgeall para desenvolver uma solução que atendesse a sua governança geral e necessidades específicas do projeto. A Bridgeall fez uso do Microsoft Office 365 e do SharePoint Online e usou o Content Type Hub para criar uma solução que forneceria um sistema de gerenciamento de governança seguro com links diretos para sua solução de gerenciamento de informações do projeto.

Resultados

Os desenvolvimentos simplificaram a aprovação de documentos de governança por meio do desenvolvimento de um fluxo de trabalho de aprovações que dependia da identificação de proprietários responsáveis e responsáveis. Esses proprietários foram identificados quando o documento foi criado no SharePoint e, quando uma versão principal foi publicada, foi enviada ao proprietário responsável para revisão e aprovação usando o fluxo de trabalho do SharePoint. Uma vez aprovado pelo proprietário responsável, foi então disponibilizado para cada um dos locais de projeto existentes.

À medida que os formulários eram aprovados e compartilhados via SharePoint antes de serem distribuídos aos sites do projeto, os usuários podiam ter certeza de que estavam usando o modelo de formulário mais recente. O uso de metadados, conjuntos de termos e tipos de conteúdo contribuíram para que o sistema de gerenciamento fosse fácil de usar para os usuários finais, permitindo que eles encontrassem a única fonte de verdade e os proprietários responsáveis por ela.

Essa solução do SharePoint permite que o Robertson Construction Group se concentre em cada projeto com total conhecimento de que todos os formulários necessários são a versão autorizada mais recente. Além disso, os proprietários de conteúdo podem criar e atualizar todos os documentos governamentais com total conhecimento de que eles só estarão disponíveis em toda a empresa depois que o proprietário responsável aprovar seu conteúdo.