R&M aumentou o envolvimento e o poder de inovação com MondayCoffee e Office 365

Resumo

A R&M (Reichle & De-Massari AG) desenvolve e produz soluções de cabeamento para redes de comunicação de ponta desde 1964. Com seu alto nível de qualidade de produto e design de sistema inovador e voltado para o futuro, a empresa garante que as redes sejam à prova de futuro e investimentos seguros a longo prazo. A R&M é líder de mercado na Suíça e pertence aos principais players da Europa, Ásia e Oriente Médio. A empresa está representada em mais de 40 países em todos os continentes, onde possui organizações próprias de mercado.

A R&M introduziu um local de trabalho digital para oferecer à sua organização novas ferramentas para melhorar a colaboração e a comunicação. A organização precisava substituir a antiga intranet local do SharePoint por uma plataforma mais moderna e fácil de usar baseada no Office 365 com recursos de comunicação social aprimorados para promover a comunicação e o engajamento internos. Além disso, as subsidiárias da empresa fora da Suíça estavam crescendo e precisavam de uma cooperação aprimorada em termos de um fluxo de informações e comunicação mais rápido e ágil. Com a introdução do CoffeeNet 365, a R&M estabeleceu um ambiente de trabalho moderno com tudo (intranet, gerenciamento de documentos, comunicação social, colaboração) em um só lugar para uma organização digitalmente eficiente na Suíça e no exterior.

Desafio

A R&M abordou a MondayCoffee para substituir sua intranet local do SharePoint por uma plataforma moderna e fácil de usar com recursos aprimorados de comunicação social para promover a comunicação e o engajamento internos. As ferramentas implementadas desafiavam os funcionários em seu trabalho diário. Os usuários demoravam muito para encontrar as informações certas, conectar-se com as pessoas certas e colaborar uns com os outros.

Além disso, a R&M estava investindo em sua globalização e as subsidiárias no exterior precisavam estar bem integradas em seu fluxo de informação e comunicação para garantir a colaboração ideal entre as equipes.

Com uma organização em crescimento, a gestão do conhecimento sustentável também se tornou uma questão crítica. A troca de conhecimento tinha que ser mais rápida, os proprietários de conhecimento facilmente acessados e seu conhecimento armazenado de forma segura e fácil de usar.

A R&M também queria permitir que seus funcionários trabalhassem de qualquer lugar e com qualquer dispositivo. Isso não era possível com a infraestrutura antiga e teve que ser alterado com a introdução de um local de trabalho digital. A empresa já havia migrado para o Skype for Business para melhorar as comunicações e reduzir custos. No entanto, mais precisava ser feito para criar um local de trabalho digital mais colaborativo.

Estratégia

Com a substituição de sua intranet desatualizada e em paralelo com a introdução do Skype for Business, a R&M implementou o Office 365 e o CoffeeNet 365 da MondayCoffee, uma solução de local de trabalho digital abrangente e totalmente integrada. A R&M nomeia essa nova intranet “RACE”, que significa “Ambiente Avançado de Comunicação e Colaboração da R&M”.

O RACE inclui uma intranet clássica (baseada no SharePoint), uma rede social empresarial (Yammer), colaboração de autoatendimento com o mecanismo de modelos da MondayCoffee para melhorar a colaboração em equipes internas e mistas, um gerenciamento de documentos moderno para uma troca de conhecimento mais eficiente, bem como um espaço de trabalho pessoal (OneDrive for Business). Para acelerar o processo de localização de informações, também está incluído um mecanismo de pesquisa eficiente em toda a plataforma.

Com o RACE, os funcionários podem trabalhar juntos em equipes e locais. Com o clique de um botão, eles podem criar espaços de trabalho predefinidos escolhendo entre sites de projeto, sites de grupo de trabalho ou sites de reunião para gerenciar projetos, trabalhar juntos em tópicos específicos ou realizar reuniões de maneira mais eficiente. Da mesma forma, cada departamento ou local pode criar seu site (com base em um modelo de site padronizado e de melhores práticas) para facilitar a colaboração como um departamento ou dentro de um determinado local e publicar informações específicas do departamento ou local de maneira padronizada e fácil de usar para o resto da organização. Tudo em um só lugar. Em todos os espaços de trabalho, os usuários podem, com o clique de um botão, ligar para seus colegas, conversar entre si, trabalhar em documentos compartilhados e armazenar todas as informações de maneira padronizada para garantir a orientação em toda a plataforma. Esta nova forma de trabalhar permite que os colaboradores troquem ideias de forma mais rápida e numa plataforma única e central.

A solução foi implementada com a metodologia comprovada da MondayCoffee. Após uma fase conceitual condensada, a equipe do projeto começou com pilotos de implementação no sistema ao vivo para promover a adoção do usuário desde o início e resolver os problemas em tempo hábil. Após a fase piloto, a R&M lançou a solução independentemente da MondayCoffee e impulsionou a adoção do usuário em toda a organização.

Resultados

A R&M está satisfeita que a nova plataforma apoie a implementação da estratégia da empresa e seu objetivo de criar um ambiente de trabalho moderno, atraente e de alto desempenho. A RACE otimizou a troca de know-how, a colaboração e a configuração de diferentes redes de funcionários e parceiros em todo o mundo.

A solução oferece aos usuários acesso rápido e fácil às informações da empresa de qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo. Também simplificou o trabalho diário de funcionários e equipes e deu a eles mais poder de inovação graças a equipes bem conectadas, flexíveis e ágeis. Além disso, o RACE melhorou o envolvimento e a satisfação dos funcionários, pois as informações certas estão acessíveis às pessoas certas no momento certo.

Leia o estudo de caso completo