Cliente
Clube PRO
KnowledgeLake
KnowledgeLake é uma plataforma de automação inteligente que ajuda organizações ocupadas a automatizar seus processos documentais mais importantes. Permitimos que as organizações capturem, classifiquem, marquem, gerenciem e protejam conteúdo no Microsoft Azure, Teams e SharePoint. A automação de processos robóticos (RPA) do KnowledgeLake permite que as organizações automatizem tarefas manuais e integrem sistemas de negócios distintos.
Saber maisResumo
O PRO Club em Bellevue, Washington, é um premiado clube e salão de saúde e bem-estar. Fundado pelo renomado cirurgião cardiovascular, Dr. Mark Dedemenico, o destino em estilo resort está na vanguarda dos avanços em saúde e longevidade. A instalação de 272.000 pés quadrados abriga uma variedade de quadras específicas para esportes, piscinas e salas de ginástica de última geração, restaurantes e um spa médico.
Como um dos principais clubes de saúde dos Estados Unidos, o PRO Club precisava de uma abordagem diferente para gerenciamento de documentos que permitisse acompanhar as inovações em tecnologia de negócios, especialmente com o Microsoft SharePoint. O PRO Club utilizou o KnowledgeLake para migrar do SharePoint local para o Office 365 na nuvem.
Desafio
O PRO Club migrou recentemente do SharePoint local para o Office 365 e o SharePoint Online para aproveitar vários benefícios baseados em nuvem, como economia de custos, escalabilidade e serviço. Como resultado, ela precisava de ferramentas de gerenciamento de documentos para digitalização e captura de dados que complementassem a mudança e possibilitassem inovações e eficiências de processo em toda a empresa.
“O sistema tinha que ser fácil de usar, mas acima de tudo, trabalhar com nosso repositório de documentos do SharePoint Online”, disse Aaron Withington, Técnico Sênior de ITS do PRO Club.
Isso tornou imperativo encontrar uma ferramenta complementar que permitisse aos usuários pesquisar e interagir facilmente com o SharePoint. Felizmente, de acordo com Withington, o PRO Club não precisou ir muito longe. “Conhecemos o KnowledgeLake pela primeira vez em 2007, quando procurávamos um substituto para nosso antigo sistema de gerenciamento de documentos Docuware”, explica ele. “Investigamos vários sistemas de gerenciamento de documentos e gostamos do que o KnowledgeLake tinha a oferecer em termos de tipos de documentos personalizáveis e fluxos de trabalho de indexação.”
Apesar de muitas outras opções disponíveis, Withington explica que foi fácil escolher uma solução para toda a empresa. “Estamos satisfeitos com os clientes do KnowledgeLake, e os preços para sistemas comparáveis eram pelo menos tanto ou mais do que a solução KnowledgeLake, então decidimos expandir nosso uso do KnowledgeLake em vez de adotar outra solução.”
Estratégia
O PRO Club utilizou o KnowledgeLake para migrar do SharePoint local para o Office 365 na nuvem. O esforço abrangeu cerca de 250.000 documentos e levou cerca de 60 dias do início ao fim. Mas, além da migração, o PRO Club está usando a plataforma KnowledgeLake como um recurso centralizado e organizado logicamente para toda a organização. Os departamentos, incluindo contas a pagar, eventos de associação, segurança e folha de pagamento, têm arquivos indexados, classificados e armazenados eletronicamente no SharePoint Online via KnowledgeLake. Isso simplificou drasticamente as operações e ajuda a estender o uso do SharePoint, transformando-o em uma plataforma valiosa para eficiências futuras e inovação de processos.
“A solução KnowledgeLake funciona perfeitamente com o SharePoint Online”, diz Withington. “Ele tem um aplicativo de pesquisa do SharePoint totalmente personalizável e fácil de usar. E estamos ansiosos pela próxima versão que permitirá pesquisar e recuperar a partir da mesma interface de usuário que é usada atualmente para escanear e indexar.”
O KnowledgeLake funciona perfeitamente com o SharePoint Online. Possui um aplicativo de pesquisa do SharePoint que nos permite personalizar a funcionalidade de pesquisa de bibliotecas de documentos de maneira rápida e fácil, usando qualquer campo de dados que escolhermos.
Aaron Withington (Técnico Sênior de ITS, Clube PRO)
Resultados
A plataforma KnowledgeLake está ajudando o PRO Club, tornando muito mais fácil e rápido para os funcionários ingerir e indexar documentos com metadados. O uso corporativo em vários departamentos aumenta a captura e o compartilhamento de informações usando o SharePoint e melhora a eficiência em toda a empresa. A interface familiar e fácil de aprender funciona perfeitamente com o SharePoint, trazendo novo valor e ROI.
Treinamento fácil para digitalização, indexação e recuperação de documentos. Uma vez configurado, o sistema é muito fácil de usar para ingerir documentos, e-mail e outros registros no SharePoint. A interface é simples e intuitiva. Isso minimiza o treinamento para uma tarefa que geralmente é realizada por trabalhadores temporários.
Integração perfeita com o Office 365. Depois de migrar para o Office 365 e SharePoint, o PRO Club descobriu que o aplicativo de pesquisa KnowledgeLake para Office 365 ajuda os usuários a personalizar a funcionalidade de pesquisa de bibliotecas de documentos de maneira rápida e fácil. Os usuários podem indexar e pesquisar em qualquer campo de dados que escolherem e salvar as pesquisas para facilitar o acesso.
Seguro na nuvem. Usando a segurança incluída no KnowledgeLake e as configurações de segurança Azure AD/SharePoint, o PRO Club conseguiu criar fluxos de trabalho e bibliotecas de documentos que só podem ser acessadas por usuários aprovados.
