Distribuidora de eletricidade aumenta a produtividade com SharePoint, PowerApps e Microsoft Flow

Resumo

A Peace River Electric Cooperative, uma cooperativa de distribuição de eletricidade com sede na Flórida, precisava passar por uma transformação digital em toda a organização. A organização procurou otimizar suas operações e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência do processo em todos os seus departamentos. Para isso, a distribuidora de energia elétrica recorreu à Longi Engenharia para implementar as soluções Microsoft 365. 

Desafio

Com o objetivo principal de permitir que seus departamentos trabalhem com eficiência por meio da automação de processos manuais, a Peace River Electric Cooperative desejava implementar fluxos de trabalho e alavancar aplicativos móveis integrados aos seus dados organizacionais. Em sua busca por soluções modernas, a organização procurou fazer o seguinte:  

• Automatize o processo de integração de funcionários 
• Crie um aplicativo móvel para ser usado em campo para inspeções de caminhões 
• Automatize formulários de engenharia para estimativas de custos e realocação de equipamentos 
• Implemente um processo de fluxo de trabalho eletrônico para aprovação de despesas de viagem 

Mas encontrar a solução certa foi um desafio. O departamento de TI e os executivos examinaram várias soluções potenciais – muitas das quais voltadas exclusivamente para cooperativas de eletricidade – mas nenhuma possuía um recurso rico o suficiente com a facilidade de uso que procuravam.  

Tendo familiaridade com o Office 365 e o SharePoint, a empresa decidiu determinar se uma solução adequada, centrada nessas tecnologias, poderia ser aproveitada. Após algumas pesquisas e conversas iniciais, eles determinaram que o Flow e o PowerApps, quando integrados à intranet online do SharePoint, forneceriam a funcionalidade que procuravam.

Estratégia

A Peace River Electric Cooperative trouxe a Longi Engineering, um parceiro confiável da Microsoft, para se reunir com as principais partes interessadas de cada departamento para finalizar os requisitos do aplicativo. Após essas reuniões, a Longi Engenharia implementou diversos aplicativos para automatizar seus processos. Abaixo estão dois exemplos.  

Uma das primeiras aplicações implementadas foi a automatização do processo de onboarding de colaboradores. Anteriormente, o processo de integração de funcionários era aquele em que o supervisor de um novo funcionário e o departamento de TI se comunicavam por meio de vários e-mails para garantir que um funcionário existisse em vários sistemas, tivesse as permissões apropriadas e acesso aos dados necessários para desempenhar suas funções de trabalho. Esse processo geralmente continuava mesmo depois que o funcionário começava a trabalhar.  

Para permitir um processo mais ágil, Longi implementou um formulário de integração de funcionários. Com esse formulário, o supervisor de um funcionário pode designar todos os sistemas aos quais eles precisam acessar e enviar um formulário que aciona um fluxo que, em seguida, encaminha o formulário para a TI. A TI é então capaz de fornecer acesso a todos os sistemas designados. Com a TI participando desse processo, um registro de data e hora de quando e por quem isso é realizado é documentado no formulário. Isso permite que o gerente do novo funcionário visualize, em tempo real, exatamente onde está o processo de integração a qualquer momento.  

Outro aplicativo implementado pela Longi Engineering ajuda a rastrear inspeções de caminhões. Como os funcionários de campo estão trabalhando em linhas de transmissão de alta tensão perigosas como parte de seus deveres de trabalho, é vital que eles inspecionem regularmente os caminhões que levam para os locais de trabalho e documentem com precisão as inspeções. Anteriormente, isso era feito por meio de um processo manual baseado em papel. Ao alavancar um PowerApp integrado a uma lista do SharePoint, os funcionários de campo agora registram todos os dados de inspeção do caminhão, como se os kits de primeiros socorros e os desfibriladores externos automáticos (AED) estão funcionais, no PowerApp, além da data e hora da inspeção.

Resultados

Essas são apenas duas das maneiras pelas quais a Peace River Electric Cooperative conseguiu iniciar uma transformação digital com a ajuda do Flow e do PowerApps.  

O Flow também foi usado em conjunto com o SharePoint Forms para implementar formulários de custo e realocação para os departamentos de engenharia, bem como fluxo de trabalho eletrônico para aprovação de despesas de viagem. Esses aplicativos, juntamente com o SharePoint, tornaram-se sistemas de missão crítica altamente valorizados usados em toda a empresa.