Cliente
Pan Pac
Liderança da Informação
Information Leadership são os principais especialistas em gerenciamento de informações e conhecimento da Nova Zelândia. Como Microsoft Gold Partners, sua especialidade são designs de nível empresarial que equilibram facilidade e flexibilidade de uso, ao mesmo tempo em que fornecem confiança e controle de que as informações são seguras, completas e localizáveis.
Saber maisResumo
A Pan Pac é uma empresa de produtos florestais/madeireiros totalmente integrada na Nova Zelândia com operações de extração de madeira, celulose, madeira e uma serraria. É o maior proprietário florestal e comprador de toras em Hawkes Bay e emprega mais de 800 pessoas para trabalhar nas áreas de operação da empresa.
Sob a nova liderança de TI, a Pan Pac decidiu migrar do SharePoint local existente e outros compartilhamentos de arquivos para soluções modernas do Office 365. O caso de negócios dependia de três principais melhorias de negócios:
- Reunindo a organização diversificada por meio de uma intranet
- Fornecer processos e documentação de conformidade de saúde e segurança para aderir aos regulamentos governamentais para 'Instalações de risco maior'
- Gerenciar e publicar documentos controlados em todas as atividades de negócios
A Information Leadership forneceu espaços de trabalho SharePoint “pragmáticos, práticos e utilizáveis”, usando sua metodologia e aplicativos baseados em Azure. Com a base de design resiliente criada, a Pan Pac agora está bem posicionada para continuar sua transformação digital com o Office 365.
Desafio
Devido à complexidade das operações do Pan Pac, ele possui requisitos de controle de documentos muito rígidos para manter a integridade do conteúdo por meio de revisões. Anteriormente, isso exigia processos manuais que passavam por muitas etapas e pessoas. A qualquer momento, a equipe não teria certeza da localização, status e propriedade de um documento. Isso levou à duplicação de documentos e uma luta para encontrar o documento ou orientação correto.
A nova legislação de Regulamentos de 'Major Hazard Facilities' exigiu que a Pan Pac criasse uma base de conhecimento central para identificação de perigos, controle, procedimentos de emergência e política. Isso exigiria atualizações constantes para monitorar processos, uso de substâncias perigosas e riscos em toda a empresa.
Estratégia
A plataforma Office 365 SharePoint substituiu as várias soluções de armazenamento usadas anteriormente pela Pan Pac. Isso incluiu uma implementação do SharePoint 2013 e informações mantidas em compartilhamentos de arquivos.
Reunir todas as informações em uma intranet do Office 365 daria a todos os funcionários acesso a uma única fonte de informações verificada e excelente pesquisa, refinada por metadados. Com uma gama diversificada de informações e atividades, a Information Leadership aproveitou sua experiência em gerenciamento de informações para construir uma taxonomia. Isso inclui metadados para descrever, arquivar e localizar conteúdo, bem como para implementar processos de negócios.
Os projetos também incluíram o uso de aplicativos iWorkplace baseados em Azure que permitem que os metadados sejam classificados automaticamente. Essa inovação significou que, em muitos casos, a equipe não precisava inserir metadados. Outro aplicativo iWorkplace (Smart Case Files) simplifica o gerenciamento de conteúdo e a segurança para autoria, aprovação, publicação e arquivamento de documentação.
O que foi realmente inestimável foi obter uma solução pragmática, prática e utilizável. Não há nada pior do que inventar algo que apenas paga da boca para fora - a Information Leadership criou um sistema que poderíamos realmente implementar.
O feedback dos usuários é extremamente positivo. O que as pessoas estão dizendo é que sabemos onde estão os documentos, sabemos quem está olhando para eles, sabemos qual é o seu status. Essa transparência é fundamental para o nosso negócio.
Jason Simons (Gerente de TI, Pan Pac)
Resultados
A Pan Pac recebeu um feedback extremamente positivo de sua equipe. As soluções incluem uma intranet moderna, espaços de trabalho de documentos controlados e portal de publicação, bem como o gerenciamento de suas necessidades regulatórias de 'Major Hazard Facility'.
Os funcionários relatam que agora podem arquivar, encontrar e usar os documentos de que precisam. Além de uma transparência recém-descoberta, há um risco reduzido de acidentes de tecnologia e informação. Todos podem fazer upload, compartilhar, encontrar e editar com confiança e controle.
A Pan Pac agora pode identificar e responder melhor às ineficiências. Por exemplo, eles descobriram que pessoas-chave na organização são obrigadas a assinar um grande volume de documentos. Esses gargalos podem ser resolvidos – e resultados mais rápidos e melhores entregues.
A Pan Pac está agora preparada para alavancar a base de design para uma maior transformação digital com o Office 365.
