Resumo
A Ovivo é líder mundial em tecnologia de tratamento de água com mais de 35 anos de experiência em gestão municipal de água, processamento de efluentes industriais e filtragem e resfriamento de água para eletrônicos. O negócio de tratamento de água da Ovivo é baseado na execução de projetos globais de grande escala, alguns com mais de 5 anos, e envolvendo equipes distribuídas pela América do Norte, Europa e internacionalmente trabalhando com parceiros e contratados como equipes distribuídas.
Ao longo do ciclo de vida de cada projeto, milhares de documentos e muitos outros e-mails são produzidos contendo informações críticas para decisões de projeto, cobrança e defesa de contratos. Historicamente, esse conhecimento enviado por e-mail era salvo apenas em unidades pessoais individuais, com muitos funcionários e contratados entrando e saindo ao longo da vida útil de um projeto. Com tantas partes móveis e tanto em jogo, a Ovivo reconheceu a necessidade de tornar as informações críticas do projeto em e-mail fáceis de salvar, pesquisar e compartilhar entre as equipes de projeto em evolução. Em 2017, o novo vice-presidente de grandes projetos da Ovivo recomendou o Colligo como a melhor solução para adoção do SharePoint.
Desafio
O único departamento que usava o SharePoint para gerenciamento de e-mail antes da implementação do Colligo era a equipe jurídica da Ovivo. Para o restante da empresa, usar o SharePoint para salvar emails relacionados a projetos era considerado muito demorado. As equipes usaram uma mistura de pastas públicas no Outlook e pastas na unidade C da empresa para armazenar emails arquivados.
A Ovivo reconheceu a importância de criar uma solução que fosse simples para os funcionários, e havia urgência em evoluir de salvar e-mails aleatoriamente em pastas locais por vários motivos.
Os projetos Ovivo geralmente duram 5 anos ou mais. Durante esse período, as equipes de projeto geralmente se expandem e mudam. Com cada membro que sai, a Ovivo deve minerar os e-mails do projeto em silos nas unidades locais dos indivíduos, gastando horas em busca de conhecimento crítico do projeto, sabendo que existe o risco de que itens valiosos sejam esquecidos.
Com muitas equipes e projetos usando pastas tradicionais, e-mails e anexos ficaram cada vez mais difíceis de encontrar. Com o passar do tempo e milhares de e-mails se acumulando, pesquisar pastas compartilhadas se tornou cada vez mais difícil.
Ao manter e-mails em arquivos PST, sem nenhum método de classificação significativo em toda a equipe, a pesquisa de detalhes do projeto era demorada e, muitas vezes, dados críticos não podiam ser encontrados, o que inibia o planejamento, a estimativa e o faturamento. Nenhum metadado adicional foi capturado para facilitar uma pesquisa futura.
No caso de uma ação judicial ou arbitragem, a Ovivo precisaria copiar os arquivos PST arquivados de um funcionário legado em uma unidade externa, conectar a unidade à conta do Outlook de um usuário existente, deixar os arquivos indexados por vários dias e, em seguida, consultar de um único computador para salvar e-mails em pastas associadas a cada tópico de reclamação. Esse processo pode custar centenas de milhares de dólares em taxas de contratados e horas de funcionários.
Estratégia
A Ovivo conta com o SharePoint para gerenciamento de conhecimento e registros, mas precisava agilizar o acesso para simplificar a captura de informações completas do projeto. Os funcionários estavam acostumados a trabalhar no Outlook e precisavam de uma maneira de continuar trabalhando de forma produtiva em sua caixa de entrada. Em 2017, o novo vice-presidente de grandes projetos da Ovivo recomendou o Colligo Email Manager como a melhor solução para adoção do SharePoint. Ele já havia usado isso antes em um papel anterior.
Cada departamento cria bibliotecas online e offline simples no SharePoint, estruturadas para armazenar informações críticas de forma lógica e consistente, e o Colligo facilita isso no Outlook. Os campeões de funcionários compartilham como funciona com outras pessoas, o que leva as equipes de projeto a utilizarem mais o SharePoint.
Ao integrar o acesso à pasta do SharePoint diretamente no Outlook usando o Colligo Email Manager, os funcionários da Ovivo podem salvar e-mails e anexos diretamente no SharePoint a partir de suas caixas de entrada do Outlook. Com apenas alguns cliques, os funcionários salvam um email e anexo relacionados ao projeto na biblioteca relevante no SharePoint. O Colligo armazena automaticamente campos-chave como assunto, remetente e data como metadados.
Qualquer pessoa em uma equipe de projeto pode pesquisar, localizar e compartilhar rapidamente links seguros para e-mails e anexos valiosos à medida que são capturados e marcados com metadados úteis. A economia de tempo e o acesso completo às informações levam a um gerenciamento de projetos lucrativo e garantem que todos trabalhem com informações completas e atuais.
Mesmo os funcionários da Ovivo que trabalham em locais com baixa largura de banda usam o Colligo Email Manager para salvar e classificar emails em bibliotecas offline do SharePoint. A plataforma completa da Colligo significa que os funcionários da Ovivo podem acessar o SharePoint a partir do Outlook localmente, em dispositivos móveis e no Office 365.
Resultados
O Colligo Email Manager está em uso há mais de um ano na maioria dos projetos maiores da Ovivo para salvar emails, anexos e documentos no SharePoint. Alcançar uma transição completa para o SharePoint em toda a empresa ainda está a alguns anos de distância, mas a Ovivo já teve um impacto valioso, incluindo a recuperação de centenas de milhares em custos em um projeto atrasado, economizando milhares em descobertas legais e mudando o comportamento da equipe para capturar e proteger o conhecimento do projeto.
Recuperação total de custos do projeto. Ovivo estava enfrentando atrasos significativos com um projeto $200.000.000 na África do Sul. O negócio estava operando com base no cost-plus, comprovando todos os custos relacionados ao projeto. Com o Colligo tornando mais rápido e simples salvar no SharePoint, as equipes documentaram e defenderam com precisão os custos do projeto e, como resultado, a Ovivo conseguiu chegar perto de $1.000.0000 reembolsados pelos custos de manutenção. Eles estão usando os mesmos e-mails e documentos salvos no SharePoint via Colligo para fundamentar uma reivindicação adicional de $1.500.000.
Descoberta legal oportuna e econômica. Em um caso de arbitragem legal em Ontário, antes da era do SharePoint, a Ovivo gastou $300.000 em consultores além de meses de tempo de funcionários para recuperar documentos manualmente. Em comparação, desde então, a Ovivo usou o Colligo em duas grandes arbitragens de construção, para migrar as caixas de correio completas de ex-gerentes para bibliotecas separadas. As bibliotecas de email no SharePoint foram conectadas a uma lista de tópicos de declaração com uma pesquisa inversa. A pesquisa pode ser feita com muita facilidade no SharePoint, usando o visualizador interno para identificar os documentos relevantes e associá-los aos tópicos certos. A capacidade de anotar, comentar e marcar arquivos permitiu a criação de listas de documentos facilmente pesquisáveis. Várias pessoas podiam trabalhar nesses projetos ao mesmo tempo e podiam dar acesso ao SharePoint a consultores externos.
Captura completa do conhecimento do projeto. O vice-presidente de TI da Ovivo acredita que o Colligo foi a chave para alcançar a adoção do SharePoint pelos funcionários. Colligo ajudou os funcionários a quebrar velhos hábitos e fazer com que salvar e-mails no SharePoint de suas caixas de entrada fosse uma segunda natureza, criando assim um conhecimento de projeto multimilionário completo e duradouro para a Ovivo.
