O Orion Registrar simplifica os processos de negócios e o acesso a documentos com SharePoint e K2

Resumo

A Orion Registrar Inc. fornece serviços de auditoria e certificação para empresas de diversos setores. Eles são especialistas em vários padrões do setor, incluindo aeroespacial, médico, telecomunicações, saúde e segurança, gerenciamento ambiental, reciclagem, sustentabilidade, gerenciamento de energia e gerenciamento de serviços de TI.

Usando a camada de abstração de dados SmartObject da K2, a nova solução da Orion Registrar integra seus dados complexos de clientes de linha de negócios armazenados em um banco de dados SQL relacional personalizado. A solução emprega um servidor K2 blackpearl para acessar dados que podem ser visualizados no SharePoint Online por meio de formulários inteligentes K2 incorporados. Como resultado, a Orion tem uma solução completa para processos de negócios e gerenciamento de documentos.

Desafio

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…Estas são algumas das inúmeras normas de sistema que as empresas devem receber certificação para levar suas soluções ao mercado. Como organismo de certificação, a Orion Registrar é um provedor líder internacionalmente credenciado de serviços de auditoria e é exatamente uma empresa que atende a essas necessidades. Paul Burck, presidente da Orion Registrar, explica: “As empresas exigem o reconhecimento de que possuem um sistema de gerenciamento totalmente validado e a Orion fornece auditores técnicos e administração de projetos para isso. Temos que facilitar todas as verificações e contrapesos para que, quando dissermos que uma empresa atende a um determinado padrão, ela realmente o atende.”

Originalmente, a empresa gerenciava o processo de certificação de ponta a ponta usando um banco de dados Microsoft Access, bem como um sistema CRM personalizado para gerenciamento de documentos. Tornou-se bastante evidente, porém, que, se a empresa mantivesse sua trajetória de crescimento, atingiria o teto de como poderia continuar a fornecer um serviço de alta qualidade. Depois de fazer um pouco de pesquisa, eles concluíram que precisavam encontrar uma solução de gerenciamento de processos de negócios de baixo código que fosse flexível, escalável, fácil de atualizar e pudesse ser suportada por muitos anos. A chave para o novo sistema seria a visibilidade para seus clientes no processo de auditoria e certificação, facilitando uma melhor comunicação ao permitir que os usuários trabalhem com seus documentos e dados em um só lugar.

Para alcançar sua visão de uma solução escalável e habilitada para fluxo de trabalho, a Orion recorreu à empresa líder de consultoria de negócios e tecnologia Catalyte para fornecer recomendações de tecnologia, bem como desenvolver e manter o sistema. “Nosso objetivo era desenvolver uma solução completa”, disse Clark Pope, diretor da Catalyte. “O sistema precisaria integrar novos clientes, redigir contratos, facilitar assinaturas por meio do DocuSign e arquivá-los em uma biblioteca do SharePoint Online. ”

Além de recomendar o K2 como o coração do sistema, a Catalyte recomendou que grande parte da infraestrutura seja baseada em nuvem usando o Microsoft SharePoint e o Exchange Online. Burck continuou dizendo: “A proposta de alavancar serviços baseados em nuvem como parte de nossa solução geral de BPM fez muito sentido para nós, pois queríamos minimizar nossa pegada local para aliviar nossa sobrecarga administrativa”. Até o final de 2019, a Orion planeja ser 100% na nuvem.

Estratégia

O resultado final do projeto Orion Registrar/Catalyte é um aplicativo de fluxo de trabalho de certificação de ponta a ponta que a empresa chamou de Hunter, que fornece não apenas processos internos para gerenciar auditorias, mas também um portal externo onde clientes e auditores podem obter uma real -Visão de tempo quanto ao status e problemas com sua certificação pendente. “É um sistema notavelmente abrangente que envolve uma infraestrutura em nuvem, sistema de gerenciamento de conteúdo, ambiente de trabalho colaborativo, gerenciamento extenso de documentos e integração de aplicativos de negócios”, afirma Pope.

Usando a camada de abstração de dados SmartObject da K2, a solução integra os dados de clientes LOB (linha de negócios) complexos do Orion Registrar armazenados em um banco de dados SQL relacional personalizado. A solução emprega um servidor K2 para acessar dados que podem ser visualizados no SharePoint por meio de K2 SmartForms incorporados.

O fluxo de trabalho de ponta a ponta do Hunter é o seguinte:

• A iniciação começa quando um cliente solicita uma auditoria ou se sua certificação está para renovação, conforme determinado pela bancada do programador que rastreia a necessidade de recertificação anual.
• Os agendadores conversam com o cliente sobre sua disponibilidade e combinam suas necessidades com os auditores em potencial com base no tipo de certificação. Parte do Hunter é um calendário que os auditores devem manter atualizados para que os agendadores possam corresponder à disponibilidade do cliente e do auditor.
• Depois que um auditor apropriado é selecionado com base na experiência e disponibilidade, a DocuSign é usada para gerenciar o processo de papelada de aprovação nas datas de início e término acordadas do projeto para que um contrato válido possa ser estabelecido.
• A preparação do auditor é então iniciada por meio de um fluxo de trabalho que abre a documentação apropriada armazenada no SharePoint para o projeto do cliente, fornecendo todos os detalhes necessários.
• Quando a auditoria é concluída, um relatório é carregado para todas as partes revisarem.
• Se durante a auditoria for descoberta uma não conformidade, há um fluxo de trabalho distinto que rastreia e relata os problemas específicos ao cliente. À medida que os problemas são abordados, o auditor pode verificar os problemas de conformidade à medida que são resolvidos.

Uma vez iniciada a auditoria, o faturamento é notificado para cobrar do cliente. Uma vez que toda a papelada está pronta, os revisores da Orion verificam a papelada, os problemas de não conformidade e decidem se uma empresa deve ser certificada. Se eles decidirem que a empresa deve ser certificada (e uma vez que o cliente tenha pago sua fatura), então ela vai para um subprograma para produzir o certificado e disponibilizá-lo ao cliente para seus registros.

Resultados

A Orion Registrar obteve economias significativas de tempo e custo com a implementação de seu sistema de conformidade de certificação baseado em K2. Um objetivo principal era reduzir o tempo gasto em um determinado conjunto de tarefas de auditoria de três horas para 1,5 horas. Na verdade, o valor gasto nessas tarefas agora é de apenas uma hora. Além disso, a K2 ajudou a Orion a reduzir o gerenciamento e a sobrecarga associados a processos antigos, resultando em uma economia de custos de recursos de 25%. Eles também conseguiram reduzir significativamente seus custos de correspondência agora que todos os documentos são digitais.

Em última análise, Paul Burck vê isso como o início de uma mudança fundamental na forma como eles funcionam como um negócio. “Um dos nossos objetivos foi transformar a Orion de uma empresa emocionalmente orientada para uma empresa orientada por dados. Se não tivéssemos os fluxos de trabalho e se não tivéssemos o SQL Server e o K2, continuaríamos a ser motivados emocionalmente.” Para perceber isso, a Orion está planejando implementar o Microsoft Power BI. Ao longo dos anos, a empresa acumulou imensas quantidades de dados em torno de seus consultores de auditoria e clientes e, aproveitando a análise profunda, será capaz de realizar previsões e monitoramento de trabalhos mais inteligentes para melhorar ainda mais a satisfação do cliente.

Hoje, com o K2 no centro de seu aplicativo Hunter, a Orion tem uma solução de fluxo de trabalho previsível, confiável e escalável e, com o parceiro Catalyte, eles têm os recursos para expandir o sistema à medida que a empresa avança para o próximo nível.

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