Northumbrian Water usa SharePoint Syntex e Microsoft Viva Topics para entrega de conhecimento

Resumo

A água é um recurso essencial para a vida e de acordo com Água Reino Unido, a pessoa média só no Reino Unido usa cerca de 142 litros de água por dia. Para colocar isso em perspectiva, isso é cerca de 3,5 vezes a quantidade de fluido no corpo humano médio. Mas a água da qual dependemos não aparece magicamente em nosso copo ou flui através de nossos chuveiros – ela é fornecida por meio de tubulações e cursos d'água minuciosamente planejados, mantidos e monitorados. Requer uma abundância de pensamento humano, planejamento e infraestrutura. A entrega de água limpa requer o cuidado e trabalho duro de empresas como a Northumbrian Water.

Servindo mais de 4,4 milhões de pessoas no Reino Unido, Água da Nortúmbria fornece serviços de água e esgoto nos condados do norte da Inglaterra de Northumberland, Tyne and Wear e Durham, e partes de North Yorkshire. Dedicada a fornecer serviços de água confiáveis e resilientes que são vitais para a saúde pública, proporcionando uma experiência incomparável ao cliente, a Northumbrian Water tornou-se líder em seu espaço, aproveitando novas inovações e tecnologias para cumprir suas promessas.

Desafio

Assim como outras indústrias de serviços, saneamento, purificação e distribuição de água geralmente dependem de processos tradicionais desatualizados – incluindo documentação e mapeamento em papel, registro manual de dados e muito mais. Mas, ao longo dos anos, a Northumbrian Water começou a adotar uma abordagem diferente, procurando utilizar tecnologia e inovação para simplificar processos e gerenciar o conhecimento organizacional, garantindo, em última análise, o melhor produto e a melhor experiência do cliente.

Para atender a vasta população da região, a Northumbrian Water administra milhares de quilômetros de rede de água e esgoto, garantindo sua manutenção adequada. Fazer isso requer documentação detalhada de todos os ativos da rede, resultando no que agora equivale a cerca de 20 milhões de documentos. Como é possível classificar esse arquivo enorme para encontrar um documento específico? E existe uma maneira de os funcionários se conectarem rapidamente com outros especialistas em um determinado ativo, local ou processo? Como eles podem acessar o conhecimento intrínseco armazenado nas mentes da força de trabalho mais velha ou daqueles com experiência local?

Com o objetivo de derrubar as barreiras que impedem a organização de encontrar e utilizar rapidamente os principais conhecimentos organizacionais, a Northumbrian Water contratou a ClearPeople, parceira Gold da Microsoft, para ajudar a resolver suas necessidades de captura e descoberta de conhecimento, implementando e aproveitando as tecnologias Microsoft 365 mais recentes.

Estratégia

Para iniciar a jornada de transformação do conhecimento, a Northumbrian Water migrou todos os 20 milhões de documentos, armazenados em vários sistemas, para o Microsoft SharePoint – para que pudessem ser acessados em um repositório central. A Northumbrian Water estima que no próximo ano esse número de documentos provavelmente mais que dobrará – até 50 milhões de documentos.

Após a migração, a ClearPeople trabalhou com a Microsoft para fornecer à Northumbrian um Workshop de descoberta de conhecimento – um workshop financiado pela Microsoft onde os parceiros avaliam fontes de conteúdo, tipos de conteúdo e jornadas e cenários do usuário para desenvolver um piloto de soluções Microsoft Knowledge and Content Services em combinação com suas próprias soluções. Como parte deste piloto, a ClearPeople lançou sua solução Microsoft 365, Atlas, que combina ferramentas Microsoft 365 como Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Microsoft Viva Topics e SharePoint Syntex em uma plataforma consolidada para uma experiência perfeita.

Aproveitando o Microsoft Viva Topics e o SharePoint Syntex, a Northumbrian Water descobriu rapidamente o poder e a possibilidade das soluções de conhecimento mais recentes da Microsoft. “Nosso conteúdo que estava em todos os compartilhamentos de arquivos e outros sistemas legados agora está em um só lugar. E agora podemos começar a fazer coisas que foram muito difíceis de fazer no passado. Estou muito empolgado porque, pela primeira vez, temos uma visão de todo o conteúdo que temos e podemos começar a desenvolver esse conteúdo e fazer coisas muito interessantes com ele ”, diz o consultor de colaboração e produtividade da água da Northumbrian, Craig Stanley.

Com o Microsoft Viva Topics, os funcionários da Northumbrian Water agora podem identificar ativos, projetos de construção e até processos para o trabalho que realizam, sem sair dos aplicativos em que estão trabalhando ou executar uma consulta de pesquisa em massa. Se um trabalhador estiver ciente de uma bomba que precisa ser substituída, ele poderá passar o mouse sobre a palavra destacada no SharePoint e visualizar o cartão de tópico relacionado, apresentando os especialistas nessa bomba específica, lendo uma descrição e acessando os documentos mais relevantes. Com o Viva Topics, os funcionários da Northumbrian obtêm rapidamente informações atualizadas sobre o assunto de que precisam para realizar seus trabalhos com rapidez e eficiência.

Potencialmente ainda mais mudança de jogo é o uso de SharePoint Syntex pela Northumbrian Water – a mais recente adição ao Microsoft Content Services. O SharePoint Syntex usa IA avançada e ensino de máquina para ampliar a experiência humana, automatizar o processamento de conteúdo e transformar conteúdo em conhecimento. Usando modelos de IA sem código, os usuários podem obter conhecimento para classificar e extrair informações e aplicar metadados automaticamente, facilitando o compartilhamento e a descoberta do conteúdo.

Resultados

Usando o poder da IA, a Northumbrian Water está ensinando o SharePoint Syntex a reconhecer desenhos específicos – incluindo mapas de infraestrutura – para que eles possam capturar informações importantes dos desenhos, registrá-las e facilitar a localização de especialistas em toda a organização.

Um exemplo em que a Northumbrian Water pode ver o SharePoint Syntex se tornando incrivelmente valioso para a organização é a captura de conhecimento de uma força de trabalho envelhecida – como mapas desenhados à mão – aplicando um modelo de IA que reconhece vários componentes-chave e captura e registra automaticamente esses componentes para tornar o conhecimento disponível para novos especialistas à medida que embarcam.

Craig Stanley compartilhou o seguinte exemplo:

“Tínhamos um membro da equipe experiente trabalhando em uma área rural que usava uma van muito antiga para transporte. A van estava para ser substituída, mas ele não nos deixou substituí-la. Eventualmente, a equipe de equipamentos descobriu o porquê. Enquanto dirigia para diferentes áreas, ele desenhava no teto onde estavam a rede elétrica e certos ativos.”

Com essas tecnologias, a Northumbrian Water está enfrentando os desafios de fazer a transição do conhecimento de uma força de trabalho envelhecida, tornando o conhecimento mais detectável e reduzindo o processo de consulta. Stanley afirma, “Com o SharePoint Syntex e o Microsoft Viva Topics, encontramos uma maneira agora, em escala, de reunir todas as nossas informações e pessoas e identificar esses tipos de especialistas dentro de nossos negócios e também identificar e gerenciar informações em tópicos mais gerenciáveis.” Ao fazer isso, a Northumbrian Water será capaz de construir seu legado como líder inovador em serviços de água e esgoto, ao mesmo tempo em que vai além de processos legados desatualizados. Ao economizar tempo por meio de experiências de pesquisa aprimoradas, eliminando uma série de tarefas manuais, automatizando a descoberta de documentos e aprimorando os métodos de colaboração com SharePoint Syntex e Microsoft Viva Topics, a Northumbrian Water estima que poderá economizar £ 50 milhões nos próximos 36 meses.

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