Quest ajuda NHS Arden & GEM a migrar facilmente para o Office 365

Resumo

NHS (Serviço Nacional de Saúde) Arden e GEM (AGEM) Unidade de Apoio ao Comissionamento (CSU) fornece uma gama de serviços para NHS Inglaterra (NHSE) e é uma das maiores CSUs do país. Eles atuam como um parceiro valioso e confiável para comissários, autoridades locais e provedores para enfrentar os desafios que enfrentam na construção de serviços integrados, de alta qualidade e com boa relação custo-benefício que levam a melhores resultados de saúde para todos.

A pequena equipe de TI da AGEM tinha recursos limitados para migrar do SharePoint 2010 para o Office 365 para ajudar a atingir sua meta de nuvem em primeiro lugar para si e seus clientes, incluindo 60 grupos de comissionamento clínico (CCGs), NHSE, provedores de confiança e autoridades locais.

Eles procuraram a Quest e a Metalogix para ajudá-los na migração de uma posição herdada diferente para uma solução integrada e inteligente baseada no Office 365.

Desafio

Com uma equipe de TI de três pessoas, a AGEM é responsável por gerenciar 1.500 usuários em uma ampla geografia. Como parte de seu escopo, eles buscam economias de escala em todos os níveis.

Em 2013, a AGEM delineou um plano para si e para seus clientes à frente a política de nuvem em primeiro lugar do governo do Reino Unido. Eles começaram sua jornada enfrentando um , o que resultou em duplicação e esforço desperdiçado. Eles sabiam que não tinham tempo a perder se quisessem reduzir o número de silos do sistema e melhorar a capacidade da equipe de dar suporte aos usuários finais.

A equipe de TI queria migrar o SharePoint 2007 e o SharePoint 2010 para aproveitar sua flexibilidade e escalabilidade. Eles escolheram o Office 365 como plataforma porque o conjunto de ferramentas oferece a eles um “canivete suíço”. Ele fornece uma solução escalável, flexível e robusta com recursos e funcionalidades que são continuamente desenvolvidos. Além disso, a AGEM gostou que um usuário tenha uma experiência familiar fluindo pelas ferramentas – auxiliando na adoção do usuário final.

Com os recursos limitados de sua equipe, eles iniciaram manualmente o processo de mudança de uma posição herdada díspar para uma solução integrada e inteligente. No entanto, esse processo apresentava um risco significativo de erro humano, pois os membros da equipe moviam manualmente o conteúdo entre os sistemas. Também consumia a maior parte da carga de trabalho diária da equipe e impedia que a equipe se concentrasse em suas outras tarefas principais.

Uma das primeiras tarefas da AGEM foi encontrar uma solução que pudesse remover os processos manuais e também provar que eles poderiam migrar com precisão e perfeição seu farm local legado do SharePoint, incluindo contas de gerenciamento financeiro. Era importante que eles pudessem mostrar, por meio de qualquer auditoria futura, que as informações não foram alteradas de forma alguma e estavam seguras.

“Antes de nosso envolvimento com a Metalogix [parte da Quest], estávamos presos em processos manuais e lidando com as deficiências da opção pronta para realizar o trabalho”, disse Chris Reynolds, chefe de inovação e desenvolvimento de produtos . “Isso significava que não conseguimos restaurar granularmente um documento ou biblioteca com facilidade e com a confiança de que seria feito corretamente.”

Estratégia

“Quando começamos a analisar a Metalogix, ficamos impressionados com a facilidade com que poderíamos fazer a migração acontecer”, disse Reynolds. A Metalogix se envolveu ativamente com a AGEM e passou o tempo ouvindo o que eles estavam tentando alcançar e como eles queriam chegar lá. A Metalogix pegou esse conhecimento e apresentou sua solução, Essentials for Office 365, e mostrou à AGEM um roteiro para o sucesso.

“A Metalogix nos mostrou como eles poderiam nos ajudar a atingir nosso objetivo em vez de apenas tentar nos vender licenças e não nos dar um plano como alguns de seus concorrentes”, reconheceu Reynolds. “E então, isso mudou toda a nossa abordagem.”

A AGEM começou a mover pequenas quantidades de dados no início para garantir que eles estivessem em conformidade com todo o NHS ao mover conteúdo financeiro confidencial de dados locais para a nuvem. Eles ficaram entusiasmados por poder manter o controle de versão e por poder ver o conteúdo no local e na nuvem. Isso os deixou confortáveis sabendo que estavam prontos a qualquer momento para qualquer tipo de auditoria.

Além disso, a AGEM conseguiu alavancar a automação da ferramenta, dando a eles a capacidade tática de se concentrar em outras partes do negócio. Com a Metalogix, eles conseguiram realizar muito mais e reduziram seus níveis de estresse porque não enfrentaram mais processos manuais ou tiveram que se preocupar com erros humanos.

A Metalogix também forneceu treinamento e suporte à AGEM através da Metalogix Academy para ajudá-los a começar a trabalhar mais rapidamente. Por exemplo, eles tinham caracteres especiais que usavam, incluindo um símbolo de cadeado que não era exibido corretamente na interface do Metalogix. A equipe de suporte corrigiu isso na próxima atualização semanal.

“Conseguimos ver um retorno do nosso investimento imediatamente, reduzindo significativamente as horas de trabalho necessárias para a migração e não nos preocupamos mais com os riscos envolvidos com os erros do usuário”, disse Reynolds.

Agora que a AGEM está usando o Office 365, eles estão usando o SharePoint de forma proativa e estão desenvolvendo os serviços que usam. A adoção do Microsoft Teams está integrando a experiência do usuário em todo o conjunto de ferramentas e criou uma mudança radical em seu método de trabalho. Isso permite que eles trabalhem efetivamente como equipes multidisciplinares com os clientes e sua cadeia de suprimentos, reduzindo atrasos e melhorando o serviço prestado.

Eles também usam nós dedicados do Power BI para fornecer insights orientados por dados integrando várias fontes de dados desesperadas. Este trabalho cobriu os caminhos do paciente, força de trabalho, finanças e gerenciamento de incidentes. Ele ajudou a AGEM a tornar as incógnitas conhecidas e trazer à tona informações importantes críticas.

Além disso, com o Microsoft Forms e o Power Automate, eles estão usando árvores de decisão e alertas para capacitar seus usuários finais com as informações de que precisam no momento certo.

“Queremos que todos olhem para nós em busca de melhores práticas. Com o suporte e a ajuda contínuos da Metalogix, sabemos que poderemos reunir tudo isso em um serviço para ajudar nossos clientes e outras unidades de negócios do NHS”, disse Reynolds.

Resultados

“Se eu não tivesse a Metalogix, não seria capaz de fazer o que tenho feito. Os dados financeiros que transferimos ainda estariam em um servidor que mal funcionava. Se eu tivesse que mover essa quantidade de dados com o número de pastas e subestruturas, dois de nós trabalharíamos por um mês.”

“A ferramenta certa se paga em semanas. Você não precisa que as pessoas se sentem e girem a maçaneta para ter certeza de que está funcionando. A Metalogix tem uma flexibilidade incrível para evoluir com o espaço em constante mudança e sabemos que a Metalogix pode entregar uma e outra vez e sempre podemos ver a auditoria. Temos confiança e fé”, disse Reynolds.

À medida que continuam sua jornada para a nuvem, a AGEM está olhando para o futuro e investindo em uma equipe do Office 365 voltada para o cliente para implantar soluções para os clientes, para que possam começar a trabalhar rapidamente.

Eles querem alavancar sua experiência com a Metalogix e encerrá-la como um serviço para seus clientes. Eles agora podem racionalizar os dados, encontrar o lixo, o que eles são, e mover apenas o que é necessário. A equipe AGEM Office 365 tornou-se mais ágil e capaz de responder às coisas de uma maneira mais eficiente e eficaz, permitindo que eles se concentrem em sua função principal.

“Agora estamos analisando muitas outras maneiras de utilizar as soluções da Metalogix. Estamos divulgando e queremos que outras pessoas obtenham o mesmo retorno sobre o investimento que temos”, disse Reynolds. “Eu realmente acredito no Essentials for Office 365. Funcionou bem e ainda está funcionando bem.”

Ao usar o conjunto de ferramentas Microsoft 365, a AGEM é capaz de colaborar e fornecer serviços de forma eficaz em uma geografia dispersa.

Os especialistas técnicos do Teams podem ser aproveitados quando são necessários no ponto de melhor retorno.

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