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Repstor
A Repstor, Microsoft Gold Partner e classificada entre as 15 maiores empresas Deloitte Fast 50 na Irlanda, fornece soluções incorporadas do Microsoft Office 365/Outlook que transformam a forma como os profissionais da informação gerenciam e compartilham conteúdo onde quer que estejam. Nesta era digital, quando as equipes estão mais dispersas do que nunca, a Repstor resolve o problema crescente da governança de gerenciamento de informações - sem exigir que os usuários mudem a maneira como trabalham instintivamente. Melhor ainda, a Repstor os ajuda a fazer uso completo e compatível de auxílios de colaboração como SharePoint e Microsoft Teams.
Resumo
A National Grid plc é uma empresa multinacional britânica de serviços públicos de eletricidade e gás com sede em Londres. É uma das maiores concessionárias do mundo de propriedade de investidores e desempenha um papel vital na conexão de milhões de pessoas à energia que usam – de forma segura, confiável e eficiente.
A National Grid tem um grande departamento jurídico interno no Reino Unido. A reorganização do negócio levou a função jurídica a melhorar e coordenar a forma como geriu os assuntos jurídicos.
Após uma análise completa do mercado, a National Grid escolheu o ES/Unity, Powered by Repstor, uma solução de gerenciamento de ciclo de vida de matéria baseada no Office 365 para trazer consistência à maneira como seus funcionários armazenam e acessam documentos e e-mails relacionados a assuntos.
Desafio
A National Grid tem um grande departamento jurídico interno no Reino Unido. Esta é composta por seis equipas que prestam serviços a mais de 17 entidades empresariais e 24 áreas de negócio. Uma reorganização do negócio e um impulso para fornecer mais com menos na National Grid como um todo, levou a função jurídica a melhorar e coordenar a maneira como gerenciava os assuntos jurídicos.
As equipes líderes da National Grid estão dispersas geograficamente e muitas pessoas trabalham em casa pelo menos um dia por semana. Mas, enquanto documentos legais e trilhas de e-mails estivessem espalhados pelo Microsoft SharePoint, drives compartilhados e pastas pessoais individuais dentro de arquivos de e-mails, a colaboração efetiva não era realmente possível.
Em vez de investir em um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos dedicado, a National Grid queria fazer uso mais completo do software padrão que os usuários já tinham. Tendo realizado uma análise detalhada, eles optaram por um sistema dedicado e optaram por padronizar o gerenciamento de documentos no SharePoint.
Estratégia
Após uma análise completa do mercado, a National Grid escolheu o ES/Unity, desenvolvido pela Repstor, uma solução de gerenciamento de ciclo de vida de matéria baseada no Office 365 que aproveita os ambientes Microsoft Office/Outlook e SharePoint existentes de uma empresa. Ele traz consistência à maneira como os indivíduos armazenam e acessam documentos e e-mails relacionados a assuntos, sem exigir que os usuários alterem a maneira como trabalham naturalmente.
Projetado para complementar o Office 365, o software permite que os funcionários projetem e criem facilmente espaços de trabalho importantes no SharePoint e também os exibam por meio da integração nativa com o Microsoft Outlook. Isso permite que os advogados trabalhem com seus assuntos usando uma experiência familiar do usuário do Outlook para arquivamento de e-mail, gerenciamento e colaboração de documentos e gerenciamento do ciclo de vida do assunto.
Anteriormente, havia muitas maneiras herdadas de fazer as coisas e vários sistemas e abordagens de gerenciamento de documentos diferentes em uso, e queríamos mudar para uma abordagem padronizada – para melhorar a produtividade, simplicidade e eficiência.
Mo Ajaz (Chefe de Excelência Operacional Jurídica, National Grid plc)
Resultados
Uma pesquisa de acompanhamento de usuários, após o go-live, 87% dos membros da equipe jurídica disseram que sua experiência com a Repstor e a nova maneira de trabalhar era 'excelente'. Os 13% restantes também ficaram felizes, descrevendo a nova configuração como 'boa'.
Leia o estudo de caso completo