As soluções de captura inteligente estendem a funcionalidade do SharePoint e agregam valor comercial para a empresa de logística

Resumo

Como uma empresa de logística que trabalha para melhorar as necessidades de transporte e gerenciamento da cadeia de suprimentos de seus clientes, a MIQ tinha uma situação complicada de processamento de documentos que precisavam gerenciar melhor. Operando em e entre 80 países, centenas de faturas de frete eram recebidas diariamente. Eles estavam procurando uma maneira de automatizar a entrada de dados de fatura de frete e implementar o armazenamento de documentos para otimizar seus processos de pagamento. Além disso, a MIQ estava procurando uma solução que eles pudessem implementar e gerenciar internamente.

Desafio

Havia uma quantidade limitada de semelhanças de conteúdo nas faturas recebidas de várias operadoras - com cerca de 90% delas diferentes umas das outras. Isso levou a que grandes quantidades de esforço manual fossem gastas combinando faturas com remessas e inserindo dados de fatura. Essas tarefas manuais eram ineficientes e propensas a erros. O processo consistia em imprimir faturas enviadas por e-mail, escrever à mão as principais informações de cada uma, encaminhá-las por vários departamentos e depois classificá-las e colocá-las em armários. Isso não só consumia tempo para os funcionários, como mais tarde dificultou muito encontrar a papelada original. Além disso, essas tarefas aumentaram o tempo de retorno das contas a receber, gerando um impacto negativo no fluxo de caixa.

Um compromisso de consultoria inicial de uma semana determinou não apenas como os processos existentes na MIQ funcionavam atualmente, mas também que tipo de eficiência eles esperavam. Zia, um parceiro da Ephesoft, determinou que a MIQ precisava de um sistema que fosse muito simples para os usuários finais operarem. A MIQ precisava da capacidade de digitalizar faturas, aplicar tags de metadados que seriam transferidas para o SharePoint e notificar os departamentos apropriados de que os documentos estavam prontos para revisão.

Estratégia

O Ephesoft Smart Capture foi determinado como a solução ideal pela empresa farmacêutica, devido à sua capacidade de classificar, separar, classificar e extrair automaticamente dados de papel, fax e documentos eletrônicos. Os funcionários da MIQ viajaram para Boulder, Colorado, para um treinamento de uma semana sobre soluções para garantir uma implementação bem-sucedida e orientar a liderança sobre o uso. MIQ, Ephesoft e Zia colaboraram para criar a abordagem ideal para lidar com suas necessidades de ECM com a extensibilidade do SharePoint da Ephesoft.

A Ephesoft trabalhou com o parceiro Zia para desenvolver uma abordagem de gerenciamento de documentos que eliminasse o processamento manual de arquivos. Uma implementação em duas partes foi decidida para dois segmentos diferentes do negócio. Durante um período de três meses, a primeira fase do projeto envolveu a criação de um sistema com recursos robustos que ainda eram simples de usar, incluindo os recursos de captura da Ephesoft. A segunda fase foi implantada em mais um período de três meses. A MIQ agora tinha o tipo de solução de processamento de documentos que procurava, utilizando as soluções de captura da Ephesoft para agilizar os processos de negócios.

Resultados

Depois de implementar o Ephesoft Smart Capture em seu sistema de gerenciamento de documentos, o MIQ obteve bons resultados. Os papéis são digitalizados, os e-mails são enviados diretamente para a Ephesoft e as notas são registradas lá para facilitar o acesso aos departamentos aplicáveis. Desde a implementação da automação, houve uma diminuição nos erros de entrada de dados e o que foi processado e recebido agora é transparente. Os metadados são marcados no Ephesoft e enviados para o SharePoint por meio de uma integração robusta, simplificando a pesquisa e reduzindo o tempo de recuperação de documentos. Como o sistema agora se move mais rápido, as operadoras são pagas mais cedo, levando a um melhor fluxo de caixa.

“Conseguimos reduzir o risco de perda de documentos, o tempo gasto na recuperação e arquivamento de documentos, o número de erros de entrada de dados e o tempo que levamos para pagar nossas operadoras”, disse Amy Franklin, Analista de Negócios Sênior na MIQ Logistics. A solução funcionou tão bem para a MIQ que agora eles estão planejando uma terceira fase para melhorar ainda mais seus processos.

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