Resumo
Uma instituição de caridade de ciências da vida, focada em melhorar a saúde humana agregando valor à pesquisa científica em estágio inicial, procurou a Proventeq para ajudar a migrar para o Microsoft 365. A organização queria migrar do sistema Documentum ECM e aproveitar a funcionalidade, a mobilidade e a segurança aprimorada oferecida pelos serviços Microsoft 365, como SharePoint, OneDrive for Business e Teams. Essa migração de um ano e o projeto de adoção do Office 365 permitem que a instituição beneficente de ciências da vida colabore com seus parceiros científicos e beneficentes enquanto protege a propriedade intelectual em suas pesquisas.
Desafio
Embora a instituição de caridade de ciências da vida tivesse um sistema Documentum ECM, seus usuários não tinham motivação para se envolver com ele. Eles acharam complicado acessar documentos no sistema de origem devido a restrições e pré–requisitos em torno de plugins e software do navegador. Os usuários também queriam um ambiente mais conectado onde pudessem compartilhar e colaborar em espaços de trabalho virtuais acessíveis de qualquer lugar e de vários pontos de partida (por exemplo, aplicativos do Office 365, aplicativos iOS, navegadores etc.).
Além disso, a organização queria reduzir os custos de licenciamento, infraestrutura e suporte associados a um sistema de gerenciamento de conteúdo.
Eles perceberam que era hora de fazer uma mudança. No entanto, a migração do sistema local herdado para o Office 365 apresentou seus próprios desafios.
Isso exigiria uma reestruturação significativa dos sistemas de arquivos e processos para alinhar como os registros precisam ser armazenados e acessados no SharePoint. Além disso, o projeto exigiria um cronograma de migração rigoroso para evitar custos adicionais devido aos custos de renovação da licença e suporte do Documentum.
A migração do Documentum não seria um processo fácil devido a problemas com formatos e rótulos proprietários dos locais originais. Isso incluiu os sistemas de gerenciamento de propriedade intelectual da instituição beneficente sendo totalmente integrados aos ativos armazenados no Documentum, o que exigia atualização para migração. Além disso, o processo de negócios dependia de sistemas externos que possuem integrações rígidas com documentos armazenados no Documentum.
Estratégia
A instituição de caridade de ciências da vida recorreu à Proventeq para ajudar nesse projeto de migração e adoção. Como parte de uma estratégia holística de adoção do Office 365, a equipe do projeto criou planos de gerenciamento de projeto adequados, acordados e executados de ambos os lados. Eles configuram a governança necessária no Office 365 e implementam um plano de comunicação e treinamento claro e eficaz para garantir a adoção bem-sucedida do Office 365.
A equipe migrou todo o conteúdo corporativo dos gabinetes no sistema Documentum para sites de departamento especialmente provisionados no SharePoint, enquanto migrava todo o conteúdo do usuário para suas alocações OneDrive individuais.
A equipe do projeto tornou o conteúdo seguro traduzindo as políticas de segurança (em conformidade com requisitos regulatórios rígidos para os departamentos de Finanças e RH) do Documentum para o SharePoint.
Eles forneceram uma interface amigável para todos os usuários, que incluiu a capacidade de coautor de documentos e alavancar soluções integradas para marcar automaticamente o conteúdo, especialmente para o departamento jurídico.
Eles criaram uma área dedicada para a equipe de Projetos trabalhar em projetos ativos e fechados, juntamente com componentes SPFx personalizados para facilitar o trabalho com projetos. A implantação do Microsoft Teams para esses projetos forneceu aos usuários uma plataforma para uma melhor colaboração no projeto.
Para garantir a integridade dos dados, a equipe resolveu a corrupção de dados na fonte usando o Proventeq Migration Accelerator e também atualizou os sistemas de terceiros integrados ao Documentum (como a plataforma de gerenciamento de propriedade intelectual).
A mudança para o Office 365 foi um componente essencial do nosso plano contínuo para centralizar e melhorar a acessibilidade e obter informações mais significativas de nossos dados comerciais e científicos. Trabalhando em estreita colaboração com a Proventeq como nosso parceiro técnico especializado, conseguimos migrar de nossa plataforma de gerenciamento de conteúdo herdada para o Office 365 com confiança.
(Gerente de TI, Serviços Empresariais, )
Resultados
A instituição de caridade de ciências da vida está vendo melhor colaboração e conformidade do sistema de gerenciamento de documentos porque o SharePoint e o Microsoft Teams, em conjunto com o pacote Office 365, criam um local de trabalho virtual onde as equipes podem se reunir, colaborar e concluir tarefas, e trabalhar em documentos a partir de um repositório central. O SharePoint permite que os funcionários acessem o conteúdo comercial de qualquer lugar e de vários pontos de partida.
Ao fazer a transição para o Office 365, a instituição de caridade de ciências da vida conseguiu fazer economias de custo significativas (até 60%) reduzindo os custos de licenciamento, infraestrutura e suporte.
Agora, a organização tem administração e gerenciamento mais fáceis e poderosos, juntamente com provisões para Prevenção de Perda de Dados para proteger sua pesquisa acadêmica.
