Grupo comercial de 100 anos aproveita o SharePoint, o Power BI e o Flow para modernizar os processos internos

Resumo

A Jewelers of America, uma associação membro com 100 anos de idade com sede em Nova York, aproveitou os aplicativos do Office 365, incluindo SharePoint, Power BI e Flow, para facilitar uma transformação digital organizacional. A organização possuía vários processos manuais, bem como várias linhas de bancos de dados de aplicativos de negócios que eles achavam que poderiam ser integrados de forma mais eficaz do que eram atualmente. A Jewelers of America recorreu à Longi Engineering para implementar soluções Microsoft 365 para modernizar esses processos.

Desafio

Contando com uma abundância de processos manuais e desatualizados, a Jewelers of America precisava modernizar seus processos de negócios e bancos de dados de aplicativos de negócios. Seus processos de negócios que precisavam ser atualizados incluíam a capacidade de colaborar com mais de 2.000 membros de organizações de joalheria localizados em todo o mundo. A organização também precisava ser capaz de fornecer aos executivos e membros do conselho visualizações que mostrassem o crescimento de seus membros, bem como sua viabilidade financeira. Com processos modernizados, a organização buscou:

– Obtenha informações estatísticas e gráficas sobre o banco de dados de associação do SQL Server

– Fornecer aos executivos e membros do conselho uma visão gráfica desses dados

– Comparar as finanças do ano fiscal com os anos fiscais anteriores, bem como analisar o orçamento por departamento

– Gerenciar efetivamente processos manuais, como solicitações de folga e aprovação de tempo de compensação

Estratégia

Ao escolher uma solução, produtos alternativos de business intelligence foram considerados, no entanto, a capacidade de integração e o valor geral do Power BI rapidamente o tornaram um favorito entre os tomadores de decisão. Uma vez que foi determinado que o Power BI foi capaz de se integrar ao banco de dados de associação comercial, o sistema de contabilidade Dynamics GP e também renderizar painéis/visualizações atualizados em tempo real no SharePoint, a decisão de aproveitar o Power BI foi finalizada.

O departamento de membros gastou muitas horas de trabalho executando consultas de banco de dados e atualizando planilhas do Excel com estatísticas relacionadas a membros. Esses dados armazenados no SQL Server eram um excelente candidato para integração com o Power BI. Depois que uma conexão de gateway do Power BI foi estabelecida por meio do servidor de aplicativos de negócios, os dados de associação foram lidos perfeitamente e várias visualizações foram construídas para permitir a comparação de dados de associação em anos fiscais.

O CFO e o departamento de contabilidade há muito procuravam uma maneira de determinar se seus gastos estavam de acordo com os valores orçamentários ao longo do ano fiscal. A integração do Power BI permitiu a criação de um painel onde eles podiam visualizar facilmente contas a receber, a pagar e saldos de caixa em tempo real.

Além da funcionalidade de inteligência de negócios, havia vários fluxos de trabalho que a organização procurava automatizar e simplificar. Dois desses fluxos de trabalho foram o processo de solicitação de folga e o processo de solicitação de compensação. Esses processos exigiam que os funcionários preenchessem um formulário, imprimissem, assinassem e levassem o formulário ao gerente para assinatura. Ao fazer isso, eles levariam o formulário para o indivíduo responsável por rastrear/gerenciar o tempo de folga.

Esses processos manuais se prestaram bem à automação de processos por meio de formulários/listas do SharePoint e fluxo. O Formulário do SharePoint foi implementado para permitir que os funcionários insiram suas folgas solicitadas. Uma vez enviado, foi iniciado um fluxo que determinava automaticamente o gerente do solicitante e enviava um e-mail ao gerente para aprovar ou rejeitar a solicitação de dentro do Outlook, sem precisar fazer login no SharePoint. Uma vez aprovado pelo gestor, o solicitante e o responsável pela manutenção dos dados foram notificados por e-mail. Todas as folgas foram atualizadas automaticamente em uma lista do SharePoint como resultado das interações.

Resultados

O SharePoint, o Power BI e o Flow formaram um forte núcleo de aplicativos de negócios que a Jewelers of America está procurando desenvolver para ajudá-los a continuar a fornecer um serviço excelente à sua base global de membros.