A empresa de petróleo e gás Jee adota o Microsoft 365 com a ajuda da Intelogy para gerenciar melhor os processos de RH

Resumo

Consultoria independente de engenharia de dutos, a JEE fornece engenharia e treinamento submarinos para a indústria de petróleo e gás. Procurando uma maneira de automatizar seu programa de Benefícios para Funcionários, Jee recorreu à Intelogy, seu parceiro confiável da Microsoft, para um projeto que pudesse ser implementado e gerenciado rapidamente internamente após a implementação.

Desafio

Os processos existentes da Jee para gerenciar os benefícios dos funcionários eram altamente manuais, envolvendo impressão de formulários, caligrafia de informações importantes e encaminhamento de documentação em papel e formulário de e-mail, por meio de vários departamentos para revisão e aprovação. A natureza manual desses processos sobrecarregava significativamente as equipes de Finanças e RH, muitas vezes à custa de outras prioridades.
No trabalho de consultoria inicial, a Intelogy verificou como os processos existentes na Jee funcionavam e determinou que o novo sistema precisava incluir os seguintes elementos:

• ser simples
• para automatizar a troca de e-mails e notificações
• ter controle estrito em torno da segurança dos dados
• ser facilmente acessível por cada funcionário individualmente.

Especificamente, o foco do sistema de tíquetes era a necessidade de capturar informações de forma concisa, mantendo-se simples e rápido para os funcionários emitirem um tíquete. Além disso, Jee queria ter certeza de que o Formulário de Solicitação de Mudança de Benefícios poderia ser automatizado sem afetar a privacidade e a confidencialidade dos dados.

Estratégia

O Microsoft Power Platform, em conjunto com o Microsoft 365, foi considerado a solução ideal para cumprir os requisitos definidos. A solução aproveita a facilidade e a velocidade do desenvolvimento de aplicativos de negócios, onde a Intelogy pode usar sua experiência em Microsoft 365 para integrar totalmente os aplicativos na intranet do SharePoint da Jee, criando uma experiência perfeita para os usuários.

A Intelogy se concentrou no uso dos seguintes componentes que permitem uma solução automatizada e moderna:

Aplicativos de energia foi usado para criar dois aplicativos, um para o formulário de solicitação de alteração e outro para gerar um ticket. Ambos os aplicativos existem isoladamente e servem a propósitos diferentes, mas com a intenção de economizar tempo dos funcionários e fornecer uma experiência de usuário fantástica e intuitiva. Os desafios de segurança de dados são gerenciados criando grupos de segurança sob medida e atribuindo permissões de nível de item em cada solicitação de alteração.

Power Automate forneceu os meios para criar notificações e enviar e-mails para as respectivas partes sempre que um ticket é levantado ou uma solicitação de alteração é enviada. Além disso, lembretes mensais para quaisquer bilhetes pendentes garantem que nenhum bilhete ou solicitação de alteração seja esquecido.

SharePoint fornece todo o armazenamento de dados e configuração de segurança que sustenta a solução.

Resultados

Hoje, Jee está aproveitando os benefícios de automatizar seus processos no local de trabalho modernizado que o SharePoint oferece. Com um portal que pode ser acessado de qualquer local em qualquer dispositivo, os funcionários podem levantar tíquetes e alterar solicitações em movimento, aumentando ainda mais a eficiência. A automação desses principais processos de negócios, usando aplicativos de negócios poderosos com Power Apps para gerenciar e organizar tarefas simples e solicitações de alteração, foi uma grande vitória para Jee.