A Iowa State University Foundation organiza financiamentos que mudam a vida de futuros inovadores usando o Adobe Sign e as soluções da Microsoft

Resumo

Um dos maiores objetivos de todas as universidades é criar um ambiente que promova o aprendizado e o sucesso dos alunos. As escolas realizam isso fornecendo instalações de ponta, oportunidades de pesquisa inovadoras e os principais conselheiros do corpo docente. Doações generosas são uma das chaves para alcançar esses objetivos, mantendo as portas abertas para qualquer aluno ansioso por aprender, independentemente de sua formação financeira.

A Iowa State University (ISU) Foundation é uma organização dedicada a angariar fundos que apoiam estudantes, professores, edifícios e programas na Iowa State University. Doações feitas à ISU por meio da fundação tiveram um impacto significativo na experiência universitária, desde bolsas e cátedras que ajudam a atrair e reter professores que estão causando impacto em suas áreas até bolsas de estudo que ajudam os alunos a se concentrarem em seus estudos.

“A Iowa State University Foundation é muito mais do que apenas uma organização de arrecadação de fundos para a ISU”, diz Dave Thalacker, Ph.D., Diretor Sênior de Operações de TI e Segurança de Rede. “Também trabalhamos com os doadores e a universidade para garantir que as doações generosas dos doadores sejam usadas de maneira significativa para eles. Uma família pode querer homenagear a vida de um graduado da ISU e amante dos animais com uma doação para a Faculdade de Medicina Veterinária. Trabalhamos com a faculdade para garantir que o presente possa ser usado para causar um impacto imediato nos alunos, professores e na comunidade.”

A chave para desenvolver dons significativos e úteis é uma comunicação clara. Isso inclui a comunicação com doadores, ISU e quaisquer outras partes interessadas, mas também com as partes envolvidas na manutenção do cumprimento dessas doações monetárias. Como resultado, cada doação envolve uma grande quantidade de documentos exclusivos e a aprovação assinada de várias partes interessadas.

Como parte de uma iniciativa maior de automação e transformação digital, a fundação decidiu que a implementação de uma solução de assinatura eletrônica poderia ajudar a modernizar e agilizar esse fluxo de trabalho de conformidade do doador. O Adobe Sign, a solução de assinatura eletrônica da Adobe Document Cloud, adapta-se rapidamente aos fluxos de trabalho e melhora os tempos de resposta e a conformidade, reduzindo o desperdício.

“O Adobe Sign é o pilar do nosso novo fluxo de trabalho digital”, diz Thalacker. “Com suas fortes integrações com ferramentas e processos existentes da Microsoft, estamos maximizando os investimentos e obtendo retornos muito rapidamente.”

Desafio

A maioria das doações consideráveis começa com visitas pessoais a um oficial de desenvolvimento da fundação. O oficial de desenvolvimento colabora com os doadores sobre o que é significativo para eles e que tipo de doação eles podem querer fazer. O departamento de conformidade do doador então assume, redigindo esses desejos em um contrato de doação do doador. Dependendo do tipo e escopo dos desejos do doador, o acordo pode passar pelos escritórios dos reitores da faculdade, chefes de programa e professores antes de receber a aprovação da equipe de gerenciamento sênior da fundação. Por fim, o acordo é enviado ao doador para aprovação.

Antes do Adobe Sign, os contratos eram impressos em papel e enviados sistematicamente por correio a cada parte interessada. Os acordos podem ser atrasados à medida que são encaminhados pelos sistemas internos de correio da universidade ou podem ficar em uma mesa durante um período de muito movimento. Como resultado, obter a aprovação de todas as partes pode levar semanas, com o tempo médio de resposta de 81 dias.

“Todo dia que um presente atrasava era um dia em que um aluno não recebia os serviços necessários ou um laboratório ficava sem equipamento crítico”, diz Thalacker. “Em casos extremos, se o acordo do doador demorar muito, um doador pode perder o interesse em doar para a ISU. Isso foi particularmente importante nos casos em que um doador deseja causar um impacto imediato ou um presente transformador. Precisávamos simplificar o fluxo de trabalho do contrato e capitalizar melhor essas oportunidades para incentivar as doações.”

Estratégia

Tanto as equipes internas quanto os próprios doadores começaram a pedir uma maneira melhor de processar esses acordos. Com o Adobe Sign, a equipe de conformidade do doador agora envia cópias eletrônicas dos contratos diretamente para a caixa de entrada de e-mail de uma parte interessada. Os signatários podem visualizar e assinar contratos em minutos, sem precisar baixar aplicativos adicionais ou configurar uma conta especial. Os contratos digitais podem até ser enviados para vários signatários simultaneamente, reduzindo o impacto nos tempos de resposta se um signatário atrasar a assinatura do contrato. A mudança para documentos eletrônicos também ajudou a equipe a reduzir custos e desperdícios associados à impressão. Desde a implementação do Adobe Sign, a equipe diminuiu a impressão em 30%.

“Com o Adobe Sign, estamos economizando mais de 13 dias no tempo médio de retorno”, diz Thalacker. “Em vez de gastar seu tempo rastreando e acompanhando os acordos, as equipes podem concentrar seu tempo em trabalhar com mais doadores e concluir mais acordos. Os doadores também apreciam a facilidade das assinaturas eletrônicas e estamos vendo uma tendência ascendente constante no uso de assinaturas eletrônicas entre todos os doadores.”

Parte do motivo pelo qual o Adobe Sign está tendo um impacto tão grande na base é sua integração crítica com soluções da Microsoft, incluindo Microsoft SharePoint, Microsoft Teams e Microsoft Flow. Ao analisar as soluções de assinatura eletrônica, a compatibilidade com essas soluções críticas da Microsoft para os negócios foi fundamental.

“O Adobe Sign foi a única solução que encontramos que tinha uma forte visão de integração nos fluxos de trabalho existentes da Microsoft”, diz Thalacker. “Estamos usando ferramentas familiares para fazer mais e trabalhar mais rápido. Tínhamos relacionamentos positivos com a Adobe e a Microsoft, então sabíamos que a parceria deles era algo em que podíamos confiar.”

O Microsoft SharePoint é muito usado em toda a organização para organizar e compartilhar informações de doadores. Antes do Adobe Sign, os administradores passavam horas digitando cuidadosamente todos os detalhes do presente em arquivos no SharePoint e atualizando o status do fluxo de trabalho em cada estágio para rastrear o status do contrato.

Com a integração com o Adobe Sign, os contratos agora são carregados automaticamente no SharePoint. O Adobe Sign rastreia automaticamente o status de cada contrato, e a equipe pode verificar rapidamente esse status diretamente no registro do SharePoint. A automação não apenas elimina grande parte do tempo de administração, mas também reduz quaisquer erros de entrada manual.

Usando as automações planejadas do Microsoft Flow, os contratos serão automaticamente inseridos em bibliotecas de documentos que podem ser acessadas usando Microsoft Teams. Isso permite que a equipe verifique rapidamente um acordo no contexto do site e canal da equipe relevante. Um oficial de desenvolvimento pode atualizar rapidamente um doador sobre o status de um acordo sem precisar enviar um e-mail para a equipe de conformidade do doador para atualizações constantes. Os gerentes podem verificar o status de todos os contratos ativos de toda a equipe em uma única guia. O Microsoft Flow também permite que a equipe configure alertas automatizados em diferentes pontos durante o fluxo de trabalho, como se eles quiserem ser notificados após a assinatura do contrato pela equipe de gerenciamento sênior.

Por meio da parceria entre a Adobe e a Microsoft, a implantação e integração do Adobe Sign também foi muito simples. Embora a fundação tenha inicialmente tentado uma abordagem lenta e cautelosa de implantação, descobriu que o Adobe Sign também era adequado para implantação rápida sem a necessidade de longas discussões e treinamento. As equipes podem trabalhar com o Adobe Sign por meio de ferramentas familiares da Microsoft, o que reduz drasticamente a curva de aprendizado. O Adobe Sign também é altamente flexível, permitindo que Thalacker e sua equipe façam alterações e ajustem os fluxos de trabalho rapidamente para melhor atender às necessidades das equipes com base no feedback real da equipe.

Comunicação entre equipes com PDF

Além de trabalhar com o Adobe Sign, a fundação usa outra solução da Adobe Document Cloud, o Adobe Acrobat Pro DC, em muitas equipes e processos. A equipe de comunicação usa o Adobe Acrobat em conjunto com a plataforma de gerenciamento de trabalho Workfront para automatizar fluxos de trabalho para revisão e aprovações. A equipe primeiro usa aplicativos da Adobe Creative Cloud, como Adobe InDesign CC e Adobe Illustrator CC, para criar conteúdo, incluindo relatórios, gráficos e anúncios impressos e na web. A equipe então envia o conteúdo em PDF para o Workfront, onde é roteado automaticamente para as partes interessadas para revisão e aprovação.

“Gostamos de usar o Adobe Acrobat e o PDF para revisões porque nos fornece um formato universal que qualquer pessoa pode acessar facilmente”, diz Ryan Peterson, diretor sênior de serviços criativos da Iowa State University Foundation. “Usando as ferramentas de comentários, as pessoas podem adicionar seus comentários diretamente no PDF, tornando muito mais fácil para os criadores coletarem e responderem aos comentários.”

Outras equipes usam o Adobe Acrobat por sua capacidade de anotar e redigir informações em registros. Quando o departamento de contabilidade recebe dados de remessas ou formulários de doadores em formato PDF seguro, ele usa o Adobe Acrobat para redigir informações pessoais. A equipe de contabilidade adiciona informações ao PDF que ajudam a equipe de registros a inserir com precisão os dados no sistema de imagem interno e no sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente.

Resultados

Embora a Iowa State University Foundation tenha começado a usar o Adobe Sign em fluxos de trabalho de conformidade de doadores, o uso do Adobe Sign se espalhou rapidamente para outros processos, incluindo o formulário de encaminhamento de propostas, com os formulários de compromisso em breve também. Os formulários de roteamento de propostas podem envolver mais de cinco signatários, mas em testes, o Adobe Sign foi muito bem-sucedido mesmo nesses fluxos de trabalho complexos.

“Não poderíamos prever que o Adobe Sign seria tão bem-sucedido em nossa organização”, diz Thalacker. “Há uma demanda reprimida por tecnologia e, assim que as pessoas descobrem, estão batendo em nossas portas pedindo para começar a usar o Adobe Sign para otimizar seus processos. Ao integrar o Adobe Sign aos fluxos de trabalho existentes da Microsoft, estamos facilitando muito o trabalho das pessoas para que possamos processar as doações rapidamente e começar a causar um impacto muito mais rápido para as pessoas da Iowa State University.”

Os resultados incluem o seguinte:

• Colocar fundos nas mãos dos destinatários mais rapidamente, reduzindo as aprovações em 13 dias
• Redução na impressão levando a custos mais baixos e menos desperdício de papel
• Aproveitando a integração da Microsoft para reduzir erros e tarefas administrativas manuais
• Implantação indolor com fluxos de trabalho flexíveis executados por meio de ferramentas familiares

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