A empresa de serviços de dados sediada no Alabama usa o SharePoint Online — e o humor — para quebrar silos, promover transparência e impulsionar seus valores.

A Imaging Business Machines (ibml) fabrica scanners — scanners que são usados em 80% das principais salas de correspondência do mundo e podem capturar dados com 95% de precisão usando software baseado em inteligência artificial. Os sistemas da ibml podem escanear, classificar documentos por tipo, extrair até 30 campos, postar dados extraídos em um banco de dados SQL e decidir em qual bolso colocar um documento no final – tudo a uma taxa de 750 páginas por minuto.

Com sede e instalações fabris em Birmingham, Alabama, e escritórios regionais em Konstanz, Alemanha, e Guildford, Reino Unido, a ibml opera em 48 países e tem 226 funcionários, alguns dos quais estão lá há quase duas décadas.

Agora, depois de 25 anos no mercado, a liderança da empresa – e o modelo de negócios – estão mudando.

Após a transição da propriedade de longa data da família Murphy para uma empresa de investimento privado, Martin Birch tornou-se presidente e CEO. De olho no crescimento, maturidade operacional e melhoria, dois anos depois, a ibml trouxe Don Monistere como COO para ajudar nesse sentido e transformar a ibml em um provedor de soluções de tecnologia. Até o momento, Birch e Monistere têm sido uma força imparável e a incrível equipe da ibml está pronta para crescer. Como diz Monistere, “a ibml já era uma fornecedora de soluções de alta tecnologia. Membros-chave da Liderança e grande parte da administração simplesmente não sabiam disso ainda.”

Atingindo o tempo limite nos negócios como de costume

No início, Birch e Monistere discutiram a melhor forma de reorientar a ibml em ofertas “como serviço”. Mas a experiência de décadas que dá vantagem à empresa também atuava como um peso que a impedia de crescer.

“Martin disse que a empresa enfrentou alguns desafios com base em como sempre fez as coisas”, diz Monistere. “Muitos desses problemas podem ser resolvidos colocando todos alinhados e engajados no que estamos tentando realizar como uma equipe trabalhando em direção a um objetivo. Quando você tem pessoas em silos, fazendo suas próprias coisas, é um esforço desperdiçado.”

Quando Monistere chegou, a ibml tinha uma intranet construída no que era então o IBM Connections. Todas as informações estavam lá – formulários de recursos humanos (RH), documentos de processos e procedimentos, algumas notícias da empresa – mas a experiência do usuário era desajeitada e pesada. Como resultado, os funcionários deixaram de usar a intranet em grande parte.

A ibml adotou o Microsoft 365, mas não o estava usando em todo o seu potencial. Por exemplo, quando a Monistere entrou em cena, as pessoas estavam apenas começando a explorar o que o Microsoft Teams tinha a oferecer, mas havia pouca governança ou orientação sobre como ou quando criar sites do Teams ou até mesmo compartilhar documentos no Teams ou diretamente no SharePoint.

Então, a ibml pisou no freio, deu um tempo e desafiou o status quo. Monistere e a equipe de Arquitetura Corporativa liderada por George Henry apertaram o botão do tempo limite para repensar a melhor forma de promover a comunicação interna e as possibilidades de colaboração da ibml. Após muitas horas de trabalho com Arquitetura Corporativa, Marketing e Liderança Executiva, surgiu uma nova estratégia. Foi um tempo bem gasto.

Reorientando a pilha de tecnologia ibml

Monistere e Birch decidiram se concentrar em quatro ferramentas intimamente integradas:

• Uma solução de gerenciamento de relacionamento com o cliente
• Uma plataforma de contabilidade
• SharePoint
• Microsoft 365 para colaboração

O COO terminou de mapear o conteúdo do Connections e do Lotus Notes para Microsoft 365 no final de 2019. O processo de migração de todas essas informações para a nova intranet moderna baseada no SharePoint está em andamento. A nova intranet baseada em SharePoint será a intranet e o hub de comunicações da ibml. Na verdade, o SharePoint tornou-se uma parte importante do planejamento corporativo da ibml.

“Se alguém estiver usando o SharePoint melhor do que nós, eu quero ver isso”, diz Monistere, “porque estamos tornando-o a base do que queremos realizar, desde sessões de planejamento estratégico até reuniões de liderança executiva. Se você puder acessar nossa página de destino da intranet, poderá ver tudo o que todos estão fazendo. Ele integra toda a força de trabalho para que possamos derrubar essas barreiras entre as equipes.”

A intranet inteligente promove a comunicação e aumenta a transparência

A Monistere projetou e construiu a intranet ibml usando um único site de comunicação, com conectividade de hiperlink para uma rede de sites do Teams e governança para líderes e gerentes de equipe na configuração e uso. Esta página inicial do site de comunicações é o balcão único da ibml para:

• Entrada do relógio.
• O calendário da empresa.
• Notícias e relógios mundiais para os escritórios americanos, britânicos e alemães da ibml.
• Uma seção “Kudos”, onde os funcionários podem conhecer os heróis do mês da empresa e comemorar os eventos e realizações de seus colegas.
• Links Rápidos, uma página inteira de links para tudo o que eles precisam.
• Bilhetes de ajuda.
• Biblioteca de Documentos, que apresenta todos os pontos fortes clássicos do SharePoint, como controle de versão e check-in e check-out de arquivos e documentos em um modelo consistente e familiar.
• Get Social, o hub de mídia social da empresa semelhante ao Facebook, construído em Yammer, onde as pessoas compartilham fotos de família, notícias esportivas e histórias.
• Departments, que fornece atalhos para todas as unidades de negócios da ibml. Por exemplo, o site de RH fornece acesso à folha de pagamento, formulários de RH, informações de benefícios, manual do funcionário e até uma caixa de sugestões. A partir do site de Marketing, os funcionários podem acessar os padrões da marca ibml e os materiais de marketing.
• O Plano Estratégico Anual, que inclui o próprio plano e também revisões trimestrais sobre liderança executiva. Como prova da dedicação da ibml à transparência, essas revisões são abertas para todos verem. Poucas empresas teriam coragem de publicar essas informações sobre liderança, mas a ibml abraça a oportunidade. Birch e Monistere querem que os funcionários vejam como a liderança está se comportando, aderindo (ou não) aos valores da empresa e trabalhando em direção à estratégia corporativa. Monistere descreve essa dedicação à transparência como “muito incomum, muito popular”.

Comunicação e transparência são imprescindíveis na ibml. Para assegurá-los, a liderança e várias equipes multifuncionais agora criam e mantêm linhas de comunicação em vários níveis, todos os quais residem na nova intranet. Por exemplo, Birch escreve “The Monthly” e Monistere escreve “The Weekly”, que é um grande atrativo para os funcionários da ibml. Esta coluna tática semanal sempre inclui a missão, visão e valores da empresa, destacados nas cores da empresa e destacados na maioria das páginas. Como Monistere diz: “Se não estamos aderindo aos nossos valores, não somos quem dizemos ser”. Seu objetivo é enfatizar os valores centrais da empresa de forma tão ampla que qualquer funcionário, se solicitado, pode recitá-los instantaneamente.

Em todos esses sites está a dedicação da ibml à comunicação aberta e a ênfase na missão, visão e objetivos da empresa. “Seja qual for a mensagem, se você não está cansado de dizê-la, você não está dizendo o suficiente”, diz Monistere.

Conduzindo a estratégia corporativa por meio do Microsoft Planner

A intranet baseada em SharePoint da ibml está intimamente integrada com outros aplicativos Microsoft 365, incluindo Microsoft Word, Excel e Planner. Na verdade, há uma página do Planner para cada estratégia que a equipe de liderança executiva postou na intranet da empresa. “Estamos usando essa ferramenta de forma agressiva para comunicar a todos que estão trabalhando e focados no que estamos tentando realizar”, diz Monistere. “Nossa equipe de arquitetura corporativa e especificamente nosso vice-presidente de EA mencionado anteriormente, George Henry, tornou-se o verdadeiro “criador de equipes” no SharePoint para garantir que estamos utilizando o conjunto de ferramentas da maneira mais integrada e de acordo com as melhores práticas.”

Por exemplo, se as pessoas quiserem ler mais sobre a estratégia corporativa da empresa para um determinado ano, podem fazê-lo na intranet e seguir um link para o Planner para ver quais tarefas e marcos a empresa realizou em relação às metas do ano fiscal. As tarefas fluem desses planos estratégicos de nível superior para o Microsoft To Do para colaboradores individuais, que podem agir de acordo com eles. Dessa forma, a lista de tarefas de cada pessoa está de alguma forma vinculada ao nível mais alto da estratégia corporativa.

Para ajudar os funcionários a se acostumarem com o site e usá-lo com eficiência, a Monistere enviou e-mails para toda a empresa com links para páginas da intranet à medida que eles eram lançados. A partir daí, cada parte de sua coluna na intranet “The Weekly” incluía um vídeo da biblioteca de vídeos da Microsoft, como como usar o Teams. Agora, as pessoas exigem

“O Semanal”; aguardo novas entradas na página Kudos; e enviar piadas de papais, histórias engraçadas e sucessos de seus filhos para a moderna intranet da ibml de forma proativa.

Humor: a chave para o sucesso

A moderna intranet da ibml reflete a personalidade e energia “Birch\Monistere”. É informativo e funcional, mas também tem muita diversão e humor espalhado nas páginas da intranet, o que mantém as pessoas engajadas com o conteúdo importante do site.

Por exemplo, na parte inferior da página inicial está uma pequena seção chamada “Brint Hardy's Dad Pikes”, que apresenta todos os clássicos dignos de gemidos que amamos. Hardy, engenheiro de soluções de longa data da ibml, é responsável por clássicos como “Por que papai nunca confiou em escadas? Eles estavam sempre aprontando alguma coisa.”

Outra seção muito popular é “G-Russelisms”, que aparece na página da intranet Get Social. O CFO da ibml é famoso por tais “país-ismos” como “Um gambá é um gambá. Não é um gato com uma listra pintada nas costas.” Os G-Russelismos são poderosas ferramentas de liderança que atraem os funcionários para a discussão e para a intranet. As pessoas adoram ditados como “Estamos nos enterrando vivos para provar que podemos usar uma pá”. Na verdade, eles os esperam - tanto que, quando alguém ouve um, eles se certificam de que Monistere o adicione à seção.

Com preciosidades como essas, quem não gostaria de checar a intranet diariamente?

As métricas revelam um amplo buy-in

A Monistere usa um questionário simples de Net Promotor Score (NPS) criado no Microsoft Forms para avaliar o sucesso da intranet moderna da ibml. O formulário é composto por duas perguntas:

• Como estamos?
• Qual a probabilidade de você nos recomendar a um amigo ou colega?

Os resultados superaram as expectativas do COO. Diz Monistere, “Nosso objetivo era um aumento de cinco pontos na pontuação interna do NPS. Alcançamos um aumento de 11 pontos em nosso primeiro ano.”

Monistere admite que havia um certo ceticismo sobre todas as informações que apareciam na intranet entre a força de trabalho. “No início, todas as informações que fornecíamos eram vistas como um pouco arriscadas”, diz Monistere. “As pessoas se perguntavam: 'Quem é esse tal de Don, e por que ele está escrevendo todas essas coisas que eu acho que não quero saber?' Então, as pessoas desenvolveram uma sede pelo que estávamos postando. Eles começaram a pedir mais informações. Agora, eles confiam que publicaremos tudo o que acharmos que eles precisam saber. É uma das razões pelas quais nos saímos tão bem este ano.”

Uma intranet moderna torna-se a cara de uma empresa

Até o momento, Monistere criou toda a infraestrutura do SharePoint na ibml e escreveu a maior parte do conteúdo, embora esteja em processo de treinamento da equipe do departamento de marketing para que contribuam mais fortemente. Além disso, surgiram defensores do SharePoint que estão fazendo as coisas da maneira que a Monistere faz. “De repente, páginas e listas do Planner estão aparecendo com meu nome atribuído a coisas que eu não criei”, ele ri.

“Agora que temos conteúdo suficiente para que as pessoas usem ativamente a intranet e estejam confortáveis com o conjunto de ferramentas, a ibml fará da intranet a página inicial da empresa. Tudo será conduzido a partir dessa página inicial do SharePoint”, diz Monistere.

A intranet moderna da ibml, construída no SharePoint, tornou-se uma parte importante de como a empresa se comunica, realiza reuniões, organiza fluxos de trabalho e constrói e mantém sua cultura. Cada funcionário da ibml pode ver o que seus colegas e a liderança da empresa fizeram e estão fazendo para atingir as metas e objetivos da empresa. Talvez o mais importante, a intranet moderna da ibml ajudou a derrubar silos enquanto a empresa cresce e se expande. Equipes multifuncionais estão se comunicando e colaborando em tempo real, e o Microsoft 365 permitiu que