Projeto Lower Thames Crossing (LTC) constrói pontes entre equipes com uma intranet baseada em Microsoft 365

A Highways England mantém e constrói as estradas que transportam 35% do tráfego total da Inglaterra em volume e conectam as principais cidades do país. Um esquema atual da Highways England é o Lower Thames Crossing (LTC), um projeto de infraestrutura de transporte com um orçamento entre £ 5,3 bilhões e £ 6,8 bilhões

(US$6,63 bilhões e US$8,5 bilhões) projetado para beneficiar a área do Baixo Tâmisa, a leste de Londres. Quando concluídos, 23,3 quilômetros (14,5 milhas) de novas estradas, 50 novas pontes e viadutos e dois túneis de 4,3 quilômetros (2,5 milhas) sob o rio Tâmisa - que será o terceiro mais largo desses túneis do mundo - passarão veículos pesados de mercadorias dos portos do sudeste inglês diretamente para Londres do leste.

Este empreendimento maciço começou em 2017 como uma joint venture entre três empresas individuais e 200 funcionários. Quando a fase de construção começar, a força de trabalho aumentará para 14.000 pessoas. Quando o projeto terminar em 2027, todas essas pessoas terão ido embora. Diante dessa situação extraordinária, Colin Shedden, arquiteto de TI e gerente de operações de uma equipe LTC de cinco pessoas para Highways England, teve que encontrar uma maneira de comunicar, colaborar e preservar o conhecimento institucional diante de uma taxa de rotatividade de 40%.

Para fazer isso, ele recorreu ao Microsoft 365.

Começando do zero…

Antes do Microsoft 365, o LTC não tinha intranet. Na verdade, não havia nenhuma plataforma comum de qualquer tipo. O esquema LTC foi efetivamente construído para um propósito, e as pessoas envolvidas no projeto trouxeram sua tecnologia de suas organizações-mãe. A equipe de tecnologia da LTC consistia em apenas cinco pessoas cuja principal tarefa era manter as luzes acesas. “Não havia orçamento para tecnologia”, observa Shedden. “As pessoas estão vindo com seus próprios laptops – tudo é BYOD. Todo mundo usa o calendário e o e-mail de sua empresa-mãe.” Uma intranet comum que toda a equipe do projeto pudesse usar ajudaria a manter todos na mesma página.

…com desafios únicos

No entanto, o LTC é único porque as pessoas alternam constantemente o projeto de suas empresas-mãe e organizações parceiras com base em sua experiência e na fase em que o projeto está. Essa cultura totalmente orientada para tarefas torna um desafio acelerar as pessoas. O outro desafio foi preservar o conhecimento quando as pessoas saíram do projeto. Uma intranet comum era uma parte da solução para LTC; a outra parte era Microsoft Teams.

“Alguns de nossos funcionários trabalham para empresas associadas; outros entram, executam sua tarefa declarada e depois saem. Não há muito tempo para se aclimatar. Você precisa se atualizar, obter os recursos de que precisa e começar a trabalhar quase instantaneamente”, diz Shedden. Todas essas equipes estão produzindo e atualizando artefatos específicos do projeto, desde declarações de impacto ambiental e análises de solo até inventários arqueológicos e projetos de construção. A equipe deve ser capaz de alterar esses materiais em tempo real, e os materiais devem ser acessíveis em todo o projeto LTC, mesmo quando as pessoas que os criaram há muito tempo se desligaram do projeto.

Requisitos de alta pressão

A colaboração e a comunicação foram vitais para o sucesso da LTC. Por exemplo, a fase inicial do projeto LTC culminou com a ordem de consentimento de desenvolvimento (DCO). Este documento de permissão de planejamento de 150.000 páginas exigiu a colaboração de quase 30 pessoas para coordenar vários governos de condados e organizações não governamentais, bem como determinar os locais para as principais redes de gás de alta pressão e cabos de eletricidade de alta tensão. Sem e-mail ou intranet específicos para LTC e funcionários vindos de muitas organizações diferentes fora da Highways England, a perda de produtividade, a perda de documentos e a sobreposição surgiram.

O esquema LTC é um esforço de alta pressão e alto perfil, com prazos acordados muito antes do início do projeto. Qualquer falha no cumprimento de um prazo pode custar milhares – ou até milhões – de libras.

Shedden sabia que a intranet teria que ser leve, ágil e capaz de suportar alta rotatividade:

“Quando o projeto começou em 2017, eram cerca de 200 pessoas. Em 2020, são 750 pessoas. Quando a construção começar, os números aumentarão para 3.000 a 4.000 funcionários de escritório trabalhando em aproximadamente 20 complexos e outros 10.000 trabalhadores da construção.”

Para ajudar a construir esse hub centralizado de comunicação e ferramentas, Shedden recorreu a Suzy Dean e Wes Hackett da Addin365 para discutir os requisitos do LTC. “A LTC precisa manter o conhecimento institucional entre as equipes, apesar da alta rotatividade. A equipe precisa publicar atualizações rapidamente que sejam visíveis em todo o projeto, e o LTC precisa evitar a perda de produtividade”, diz Hackett.

O SharePoint ajuda o LTC a se adaptar

Shedden e sua equipe já usavam o Microsoft 365 internamente, portanto, construir uma intranet inteligente com base no SharePoint e aproveitar os recursos de colaboração do Teams foram escolhas fáceis. “Com as tecnologias Microsoft 365, podemos criar uma intranet ágil e migrar facilmente o conteúdo que já criamos”, diz Shedden.

Ao exigir que todos os membros da equipe usassem o Teams e a intranet inteligente baseada no SharePoint, Shedden garantiu que a equipe pudesse:

• Colabore em tempo real.
• Acesse material de referência comum.
• Armazene artefatos do projeto, como vídeos e imagens.
• Democratize notícias e informações para toda a equipe ver.

“A intranet é incrivelmente leve, mas ampla. É um guarda-chuva sobre tudo”, diz Hackett. Os usuários têm uma página de destino oficial - um site de hub - com cinco a seis sites de comunicação associados a ele para conteúdo importante, como saúde e segurança e documentos de conformidade da International Organization for Standardization (ISO) - uma biblioteca extremamente importante para o desenvolvimento do DCO e mais 2.500 documentos.

Também é ágil. À medida que várias partes do projeto terminam (por exemplo, DCO) e novas fases são iniciadas (como construção), quaisquer hubs associados e seus sites de comunicação são arquivados e novos hubs são criados. Os sites arquivados permanecem pesquisáveis para que nenhum conhecimento institucional seja perdido.

Ao mesmo tempo, o LTC exige que todos os membros da equipe trabalhem no Teams para garantir colaboração, controle de versão de documentos, recursos, mensagens e streaming de vídeo — e os membros da equipe adoram. Em vez de pedir aos funcionários que encontrem e acessem as páginas de intranet LTC corretas a partir de um navegador da Web, Hackett e Shedden decidiram expor a intranet inteligente também por meio do Teams, tornando o Teams um verdadeiro balcão único. No Teams, Shedden pode apresentar as páginas certas para os grupos certos de trabalhadores: tudo o que eles precisam está em um só lugar.

Shedden também usa cartões adaptáveis para fornecer uma experiência de mídia rica, com a interface do usuário específica para o canal em que o funcionário está. Não convencional e dinâmica, a organização da intranet LTC muda com base na fase em que o projeto está. Seu objetivo é simples:

• É um lugar para os novos membros da equipe se familiarizarem com o projeto.
• É um repositório central de informações.
• Ele conecta os membros da equipe aos sites do Teams dos quais fazem parte.

Como diz Shedden: “As pessoas só precisam saber como fazer seu trabalho. Essa é a maior parte da nossa intranet baseada em SharePoint.”

Uma cultura democrática toma conta

A abordagem completa da intranet inteligente do LTC é importante porque os novos funcionários devem começar a trabalhar — sem treinamento formal. Shedden não tem tempo, orçamento ou pessoal para treinar novos funcionários, mas com a intranet e o Teams inteligentes, ele pode elevar a alfabetização digital de toda a força de trabalho LTC para o mesmo ponto de partida e, em seguida, construir a partir daí. “Uma vez que a cultura adota o Teams – bate-papo por vídeo, colaboração – a cultura da equipe assume o controle e as pessoas se treinam efetivamente. Nós apenas ensinamos aos recém-chegados o básico das ferramentas.”

“Uma vez que a cultura adota o Teams – bate-papo por vídeo, colaboração – a cultura da equipe assume o controle e as pessoas se treinam efetivamente. Nós apenas ensinamos aos recém-chegados o básico das ferramentas.”

A combinação LTC intranet-Equipes é extremamente democrática e eficiente. Qualquer membro de qualquer equipe pode publicar notícias nas páginas específicas de sua equipe. Uma equipe de comunicação interna leu o conteúdo para determinar o que deveria ser promovido ao longo do ciclo de notícias para o principal hub de notícias do LTC. Shedden diz: “Ninguém é dono das notícias do projeto”.

Da mesma forma, os funcionários não precisam baixar documentos para suas máquinas locais para trabalhar neles. Em vez disso, eles podem trabalhar em documentos juntos em tempo real, rastreando as alterações na exibição da Web do Teams e aproveitando o acesso do usuário convidado. Com o Teams, todos trabalham na mesma versão: não há problema de controle de versão.

Obtendo mais do Microsoft 365

A equipe de TI da LTC tem apenas cinco pessoas, portanto, a automação é necessária. Para ajudar, Shedden e Hackett estão aproveitando ao máximo a plataforma Microsoft Power. Por exemplo, eles estão usando Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) como o sistema de integração LTC, dando aos novos membros da equipe acesso único a questionários, verificação de políticas de drogas e muito mais. Por meio do Power Apps, a equipe também pode fornecer assistência de mesa; um bot de suporte de TI; e um bot de glossário, que mantém a terminologia consistente em todo o projeto.

O Microsoft 365 permite que a equipe de Shedden se concentre em conteúdo e processos, não em tecnologia de construção. Hackett diz: “À medida que a Microsoft lança novos recursos, eles são imediatamente 'comutáveis', o que significa que o LTC está sempre usando a versão mais recente”. Shedden resume assim: “Ao tornar os recursos contextuais para a empresa e para o funcionário, tornando-os acessíveis, eles se acostumam. Se uma ferramenta é ignorada, isso não nos ajuda.”

Shedden quer tirar o máximo proveito do investimento Microsoft 365 da LTC: “Somos uma pequena equipe apoiando um projeto enorme que precisa ter sucesso. Bilhões de libras estão na mesa para a conclusão bem-sucedida deste projeto. Se não tentarmos as coisas, se não fizermos as coisas de novas maneiras, não teremos sucesso. É muito tentar, falhar rápido e seguir em frente. Estamos aqui para ajudar todos os outros a terem sucesso.”

Primeiro digital, apenas digital

A adoção da intranet e do Teams LTC raramente fica abaixo de 98% – uma conquista extraordinária. Shedden diz: “A capacidade de adaptação da organização à mudança é tremenda.

E a liderança da Highways England tomou conhecimento. Acabou de acender a lâmpada que é um projeto totalmente digital, de ponta em sua abordagem. O esquema LTC está mudando a forma como a equipe central da Highways England pensa. Tornou-se um catalisador para a mudança. “Definimos a referência no licenciamento E5

para todos”, diz Shedden, “com o Microsoft Dynamics CRM para gerenciamento de partes interessadas, ferramentas Microsoft 365 para comunicação e colaboração, Azure para infraestrutura e bancos de dados, Azure e Power BI para análise de dados e relatórios e agora Power Apps para soluções de produtividade menores .” A infraestrutura que Shedden e Addin365 implementaram pode muito bem ser o modelo operacional alvo que a Highways England empregará em esquemas futuros.

“Em 3 anos, a equipe de TI da LTC deixou de ser uma organização clandestina de TI para se tornar líder em tecnologia”, diz Shedden. “É um feito impressionante, e o Microsoft 365 é uma grande parte disso.”