HelpAge International trabalha com Intelogy e Microsoft 365 para construir banco de dados de rede para otimizar processos críticos de negócios

Resumo

A HelpAge International é uma organização não governamental (ONG) internacional que ajuda idosos a reivindicar seus direitos, desafiar a discriminação e superar a pobreza, para que possam levar uma vida digna, segura, ativa e saudável. A HelpAge trabalha para e com os idosos fazendo lobby junto aos governos para alcançar mudanças nas políticas, realizando programas de pesquisa e por meio do alcance da comunidade.

A organização se concentra em questões mundiais com foco específico nos idosos. Essas questões incluem coisas como redução de risco de desastres, mudanças climáticas, direitos, saúde, proteção social, HIV e AIDS e em respostas de emergência a desastres como o tufão Haiyan (novembro de 2013) e o terremoto de 2015 que abalou e destruiu grande parte do Nepal.

Como parte de sua jornada de transformação digital, a HelpAge International trabalhou com a Intelogy para substituir sistemas legados (como bancos de dados Access e planilhas do Excel) por aplicativos modernos para otimizar vários processos críticos de negócios.

Desafio

A organização começou a se reestruturar em 2017 para descentralizar a gestão e delegar a tomada de decisões, com o objetivo de capacitar os escritórios regionais. As estruturas de TI precisavam refletir essa descentralização e fornecer simultaneamente os benefícios de custo e a visão geral de um único ambiente holístico e colaborativo.

O email já havia sido transferido para o Office 365, o que significava que as licenças do Office 365 já estavam em vigor e outras tecnologias como SharePoint, PowerApps e Flow estavam ao seu alcance.

Com uma transformação digital em larga escala, pode ser difícil saber por onde começar. Com o Intelogy e suas licenças existentes do Office 365, a HelpAge sabia que obteria uma abordagem estratégica completa para seus projetos. Ao trabalhar em estreita colaboração com as partes interessadas e o pessoal-chave, a Intelogy desenvolveu uma abordagem que daria uma vitória rápida aos proprietários do projeto, mostraria valor rapidamente e forneceria um modelo comprovado para substituir sistemas legados por formas modernas de trabalhar usando PowerApps e Flow.

A HelpAge International tem uma rede de mais de 100 afiliados e 200 outros parceiros em mais de 70 países. Sua dispersão global e as dores de cabeça causadas pela TI centralizada foram os principais impulsionadores da busca da transformação digital.

A HelpAge utilizou grandes bancos de dados do Access e uma série de planilhas do Excel para gerenciar seus dados de rede. As principais planilhas foram armazenadas em um local central, mas devido a problemas de latência e acesso global, os usuários regionais tendiam a manter sua própria versão da verdade. Isso levou a problemas de simultaneidade de dados, documentos compartilhados com várias fontes potenciais de registro, caminhos para transferência de dados potencialmente insegura e governança ineficiente em documentos. Também não havia uma visão geral dos dados, nenhuma capacidade de identificar tendências e nenhuma maneira de manipular dados para análise estatística.

A Intelogy tem uma vasta experiência na criação de aplicativos de negócios de baixo código e orientados a processos e o PowerApps e o Flow foram a solução perfeita para criar um banco de dados de rede sob medida para a HelpAge.

Estratégia

Com o PowerApps e o Flow, a Intelogy criou um aplicativo com uma arquitetura centrada na escalabilidade de longo prazo. A Intelogy começou pequena, com apenas um banco de dados de membros, onde o pessoal da HelpAge podia rastrear membros potenciais, membros não afiliados e membros atuais. Eles também podem gerenciar tudo o que você esperaria em um CRM básico, como informações de contato e detalhes de interação.

O SharePoint no Office 365 foi escolhido como plataforma de armazenamento, que fornece um back-end poderoso e seguro, disponível globalmente e com pontos de integração fáceis com PowerApps e Flow. O SharePoint também fornece funcionalidade de relatório e integra-se totalmente ao Power BI.

Esta versão inicial do aplicativo possui uma interface amigável onde os usuários podem gerenciar e visualizar facilmente informações e relatórios. A Intelogy obteve ótimos resultados executando sprints com o HelpAge, com check-ins frequentes para obter feedback sobre novas funcionalidades, e o PowerApps tornou a prototipagem rápida muito mais simples – eliminando a necessidade de wireframes e aprovações demoradas.

Resultados

A versão 1 do aplicativo foi um sucesso retumbante, e a HelpAge rapidamente voltou com uma lista de novas adições para o Intelogy integrar. A adição de novos recursos foi extremamente simples devido à arquitetura e flexibilidade do PowerApps.

A Intelogy criou um novo módulo, com uma nova lista do SharePoint onde os dados adicionais serão hospedados e conectados no PowerApps. Isso permite que o HelpAge rastreie informações adicionais, como dados de pesquisa.

Adicionar mais funcionalidades no futuro será igualmente fácil, flexível e proporcionará a capacidade de crescer com os negócios.

O PowerApps, juntamente com o SharePoint e o Flow, é uma solução poderosa, que permite à Intelogy criar rapidamente protótipos de funcionalidade, com uma abordagem modular e escalável. Ao trabalhar em estreita colaboração com a HelpAge, a Intelogy foi capaz de construir iterativamente um aplicativo com feedback rápido e sprints curtos, garantindo um aplicativo que eles usam diariamente e adoram.