Resumo
Esta organização de arquivo do governo é um arquivo e editor oficial de seu governo. Eles detêm registros oficiais e são os guardiões de documentos de importância nacional. Seu papel é coletar e garantir o futuro do registro do governo, tanto digital quanto físico, preservá-lo para as próximas gerações e torná-lo o mais acessível e disponível possível ao público.
Havia uma preferência dentro da organização de usar o licenciamento de contrato corporativo da Microsoft existente e converter para licenças do Office 365. A organização também decidiu que gostaria de utilizar o RecordPoint Records365 para estender os recursos do Office 365 para atender aos requisitos avançados de gerenciamento de registros.
Desafio
Em todo o setor público, as organizações estão procurando melhorar a forma como colaboram em equipes e em toda a empresa. Eles também estão questionando o valor das implementações de EDRM existentes e estão explorando novas maneiras de melhorar o controle, a produtividade e a economia de custos.
Quatro requisitos principais foram identificados para a solução:
- Migração compatível do Objective para o SharePoint
- Conformidade com a Legislação de Gerenciamento de Registros
- Implantação baseada em nuvem de acordo com as melhores práticas do Government Digital Service (GDS) e a estratégia de TI da organização
- Experiência aprimorada do usuário final, garantindo a adoção do usuário e a eficiência da produtividade
Modernização era uma consideração essencial para a organização do arquivo do governo.
Também era importante fazer isso a um preço que não ultrapassasse o custo de manutenção de 3 anos de sua solução EDRMS herdada.
“A RecordPoint foi o único fornecedor que atendeu a todos os nossos critérios. É ótimo trabalhar com um fornecedor que pode fornecer uma migração de elevação e turno compatível e, depois disso, economizar 60% anualmente para uma solução EDRMS moderna” -Patrocinador do projeto
Estratégia
Migração compatível do Objective para o SharePoint
O primeiro estágio de entrega envolveu a migração do Objective para o SharePoint Online por meio do RecordPoint entregue Compliant Migration as a Service (CMaaS). Como a organização de arquivamento do governo fez um ótimo trabalho na manutenção de seu plano de arquivo existente, a migração para o SharePoint fará uso do trabalho existente realizado em seu ambiente Objective. Como valor agregado, à medida que a organização amadurece com o uso do Office 365, o Records365 poderá gerenciar centralmente cargas de trabalho adicionais, como Microsoft Teams, Grupos, Exchange e muito mais.
O SharePoint fornece à organização a capacidade de criar sites estruturados para capturar, gerenciar e exibir informações corporativas. O Records365 gerencia o conteúdo sem ser intrusivo para o usuário final e aplica o controle de registros em segundo plano.
Conformidade com a Legislação de Gerenciamento de Registros
O Records365 é a solução perfeita da organização de arquivos do governo para seu desejo de cumprir rigorosamente a legislação de gerenciamento de registros. Projetado para estar em conformidade com os padrões europeus, ISO15489, ISO16175 e muito mais, o Records365 oferece a plataforma ideal para organizações do setor público enfrentarem seus desafios de modernização e descontinuação do legado em uma única plataforma. A implantação do Records365 permite que a organização seja compatível e econômica.
Implantação baseada em nuvem de acordo com as melhores práticas de GDS e a estratégia de TI da organização
O mecanismo de regras e os recursos de automação do Records365 são essenciais para as estratégias de conformidade e TI da organização de arquivamento do governo. Esse mecanismo de regras entende o contexto do registro da origem e, em seguida, faz a correspondência dos dados com as políticas de conformidade para automatizar a classificação de registros.
Controles de gerenciamento de registros refinados são exibidos por meio de um conjunto de painéis de gerenciamento de registros visuais e recursos avançados de pesquisa garantem a conformidade com as políticas de gerenciamento de registros e os resultados comerciais desejados.
Melhor experiência do usuário final, garantindo a adoção do usuário e economia de produtividade
A interface de usuário moderna do Records365 facilita o uso e a adoção pela equipe da organização. O Records365 estende os recursos nativos do SharePoint, com recursos que controlam e automatizam perfeitamente o ciclo de vida do gerenciamento de registros.
Este processo de automação torna mais fácil para os usuários finais serem mais eficientes, capacitando a equipe da organização de arquivos do governo a ser mais colaborativa e produtiva, garantindo a precisão e a integridade de seus dados.
Estamos empolgados por estarmos nessa jornada de transformação digital e modernização habilitada pelo Office 365 e Records365.
Patrocinador do projeto (, )
Resultados
Economia projetada de até 60% anualmente para uma solução EDRMS moderna.
- A melhor solução de migração compatível para o SharePoint
- Produto fácil de usar que melhora a produtividade e capacita os usuários finais a usar e adotar
- O mecanismo de regras dinâmicas que entende o contexto dos registros torna o conteúdo compatível e automatiza a classificação dos registros
A RecordPoint orgulha-se de fornecer uma solução para a organização de arquivamento do governo que permitirá migrar para um local de trabalho moderno, substituir sistemas legados existentes e liberar a capacidade da nuvem. Com a abordagem fácil, moderna e confiável da RecordPoint para gerenciamento de informações e registros, a oferta hospedada em nuvem da RecordPoint e o serviço de migração compatível agilizarão a jornada da organização para a nuvem.
