Resumo
Para qualquer empresa que venda equipamentos ou materiais para grandes projetos globais, as vendas vencedoras dependem de capturar completamente as necessidades e especificações complexas dos clientes, incluindo as dezenas ou centenas de conversas de descoberta que levam à proposta inicial de vendas e ao contrato de compra final. Erros na compreensão das necessidades específicas de um comprador podem custar a venda inteira.
Para um fornecedor global de soluções de equipamentos para as indústrias de petróleo, gás, petroquímica, energia e processos, competir e conquistar novos negócios exigia um esforço de vendas qualificado e ágil para diagnosticar com precisão as necessidades dos clientes e trabalhar como uma equipe integrada para propor complexas vendas de equipamentos importantes e refinar as propostas para acordos finais.
Ao longo do ciclo de vida de cada relacionamento com o comprador, os requisitos de compra são capturados em muitas conversas por e-mail, às vezes com diferentes partes interessadas do cliente e por diferentes funcionários do fabricante. Historicamente, a equipe de vendas capturava emails sobre as necessidades em evolução dos clientes e os compromissos assumidos pela equipe de vendas em pastas públicas do Outlook. Todos os representantes de vendas da divisão de energia podiam acessar as pastas compartilhadas para buscar informações. Mas com a Microsoft limitando o suporte de pastas públicas em infraestruturas mais antigas como a deles, o fornecedor global de equipamentos reconheceu a necessidade de aproveitar os recursos de serviços de conteúdo mais progressivos da Microsoft para salvar e compartilhar e-mails em sua equipe de vendas.
Com o Microsoft SharePoint instalado no local e com mais de 6.000 usuários interagindo com o sistema a cada mês, a empresa queria utilizar essa infraestrutura central como uma espinha dorsal para seu gerenciamento de conhecimento. Ao mesmo tempo, a empresa reconheceu o comportamento de sua equipe de vendas, que tinha o hábito arraigado de capturar o conhecimento do projeto no Microsoft Outlook. Embora a equipe de vendas reconhecesse que a abordagem existente para salvar e-mails e anexos em pastas públicas compartilhadas não forneceu a velocidade ou precisão de pesquisa para ajudá-los a criar e refinar lances com a rapidez desejada, a equipe foi fiel ao seu antigo hábito de salvar e-mails em pastas públicas do Outlook. A empresa precisava encontrar um novo método de gerenciamento de e-mail que oferecesse a mesma conveniência de salvar e compartilhar do Outlook com nova eficácia de pesquisa e uma sólida infraestrutura de gerenciamento de conhecimento.
Desafio
Embora o fornecedor global de equipamentos tivesse o SharePoint instalado antes de implementar o Colligo para gerenciamento de e-mail, sua equipe de vendas não o usava, preferindo salvar e-mails e anexos em pastas públicas compartilhadas no Outlook. A equipe de vendas considerou que salvar e-mails no SharePoint era muito demorado e inconveniente quando seu trabalho diário estava focado no gerenciamento de e-mails no Outlook.
A empresa estabeleceu uma meta de melhor utilizar o SharePoint para armazenar conhecimento para colaboração entre equipes e divisões. A equipe de TI foi desafiada a encontrar uma maneira de tornar o uso do SharePoint mais conveniente para a equipe de vendas e superar os desafios atuais:
E-mails não marcados, difíceis de encontrar pesquisando em pastas públicas. Com centenas de conversas de vendas sendo capturadas como e-mails em pastas públicas ao longo de meses ou anos, a pesquisa do Outlook se esforçou para descobrir informações críticas sem metadados. Ao longo de um ciclo de vendas, os representantes de vendas podem passar horas extraindo conhecimento crítico do projeto, com o risco de que detalhes valiosos da oferta de vendas possam ser ignorados.
As pastas públicas ficaram grandes, difíceis de gerenciar. Não só era difícil pesquisar em pastas públicas cada vez maiores, como o esforço de TI necessário para dar suporte a pastas públicas extremamente grandes era exigente e caro.
Os recursos do SharePoint não estavam sendo totalmente utilizados. Com o SharePoint em uso principalmente pela equipe de operações, o fabricante global de equipamentos reconheceu que não estava aproveitando os recursos do SharePoint para capturar e classificar conteúdo para colaboração com eficiência.
“Cada membro da equipe de vendas recebe toneladas de e-mails de clientes em potencial e cada representante é o dono do relacionamento com seus contatos. Conversando com os usuários de vendas, eles precisavam de uma maneira de compartilhar e-mails facilmente entre si em um grupo de vendas para garantir que todos estivessem continuamente cientes do que foi discutido, comprometido e prometido. A equipe estava acostumada com a facilidade de arrastar e soltar para salvar e-mails em uma pasta pública. Eles queriam manter essa abordagem e encontrar uma maneira de capturar o conhecimento no SharePoint.”
— Analista de negócios de TI
Estratégia
A empresa precisava fazer com que a equipe de vendas aproveitasse os recursos do SharePoint para coletar conteúdo e facilitar a pesquisa e o compartilhamento, garantindo segurança, escalabilidade e um caminho para a conformidade das informações.
A equipe de vendas queria continuar trabalhando como estava no Outlook. A equipe de TI precisava encontrar uma maneira de unir os dois mundos e começou a avaliar as soluções de gerenciamento de e-mail para o SharePoint.
Para dar suporte ao lançamento do Colligo, a equipe de TI da empresa trabalhou com membros da equipe de vendas para configurar bibliotecas e uma estrutura lógica simples para classificar os emails salvos. Colligo facilita a aplicação das classificações e a adição de metadados a partir do Outlook.
Captura de e-mail familiar. Ao integrar o acesso à pasta do SharePoint diretamente no Outlook usando o Colligo Email Manager, a equipe de vendas poderia continuar a trabalhar como fazia, arrastando e soltando e-mails e diretamente para o SharePoint de suas caixas de entrada do Outlook. Com apenas alguns cliques, os representantes de vendas podem salvar propostas de sites, informações de preços e rascunhos de contratos na biblioteca relevante no SharePoint, com o Colligo armazenando automaticamente campos-chave como assunto, remetente e data como metadados.
Recursos mais rápidos de pesquisa e compartilhamento. Qualquer pessoa da equipe de vendas agora pode pesquisar, localizar e compartilhar rapidamente links seguros para informações essenciais de vendas, à medida que e-mails e anexos são capturados e marcados com metadados úteis. A descoberta mais rápida e segura de informações de vendas ajuda a equipe de vendas a apresentar as propostas de vendas mais competitivas e relevantes para o cliente, no menor tempo possível.
Gestão do conhecimento escalável e segura. Com o conhecimento da equipe de vendas agora sendo capturado e classificado no SharePoint, o fornecedor global de equipamentos agora tem vários departamentos que se beneficiam das informações mais fáceis de encontrar no SharePoint. À medida que seus usuários mudam, a empresa está capturando mais conteúdo no SharePoint, obtendo mais benefícios da plataforma de gerenciamento de conhecimento escalável e segura.
“A Colligo deu à nossa empresa e à nossa equipe de vendas o que cada um desejava – facilidade de arrastar e soltar para salvar e-mails e melhor utilização do SharePoint. Agora, os representantes de vendas apenas salvam no SharePoint a partir de suas caixas de entrada e adicionam metadados para uma pesquisa mais rápida. Como o Colligo funciona é familiar para nossa equipe de vendas, então eles não precisaram de treinamento e o uso do SharePoint aumentou.”
— Arquiteto de soluções de TI
Resultados
Colligo está em uso há dois anos pela equipe de vendas da empresa, simplificando a captura de e-mails, anexos e documentos no SharePoint. Fornecer gerenciamento de e-mail do Outlook de arrastar e soltar integrado ao SharePoint fornece à equipe de vendas o acesso às informações e a velocidade de que precisam para competir melhor no mercado de equipamentos globalmente competitivo, ao mesmo tempo em que coloca a empresa em uma base de gerenciamento de conhecimento moderna, segura e escalável.
A conscientização de vendas compartilhada garante as vitórias do cliente. A velocidade de pesquisa aprimorada e os melhores resultados de pesquisa fornecem à equipe de vendas acesso completo e oportuno a informações sobre propostas de sites em evolução, contratos e preços necessários para conquistar e manter relacionamentos vencedores com os clientes.
A funcionalidade familiar permite uma adoção rápida. A equipe de vendas do fornecedor de equipamentos queria o que a maioria dos usuários deseja: acesso melhor e mais rápido às informações sem alterar a forma como eles já trabalham. O Colligo Email Manager forneceu a funcionalidade familiar de compartilhamento de arrastar e soltar no Outlook, mas forneceu integração com o SharePoint. Nenhuma mudança de comportamento ou treinamento foi necessária.
A expansão do SharePoint demonstra o gerenciamento progressivo do conhecimento. A empresa começou a trabalhar com a Colligo com a ambição de evoluir sua gestão do conhecimento para uma abordagem mais progressiva e escalável. Com a adoção do SharePoint se estendendo além de sua equipe de operações para seu departamento de vendas, a organização estabeleceu um impulso para o gerenciamento progressivo do conhecimento.
“A Colligo nos ajudou a atender às necessidades das pessoas que capturam e-mails e das pessoas com quem esses e-mails estão sendo compartilhados. A equipe de vendas agora sabe como salvar e categorizar e-mails em alto nível e fazer a marcação de forma eficaz com metadados. Esta é uma abordagem moderna e escalável para a gestão do conhecimento, muito melhor do que os velhos hábitos de camadas e pastas de camadas. E para as pessoas que acessam esses e-mails compartilhados – agora é fácil encontrar o que procuram com pesquisas que podem usar metadados para resultados de pesquisa rápidos e relevantes.”
— Arquiteto de soluções de TI
