A nova intranet do Conselho Distrital de Gisborne melhora a comunicação com o Office 365 e a Information Leadership

Resumo

O Conselho Distrital de Gisborne (GDC) é uma autoridade do governo local com sede na Ilha Norte da Nova Zelândia. A Information Leadership fez parceria com a GDC para fornecer uma intranet em sua plataforma Office 365 existente. Isso os configura para aproveitar o conjunto de ferramentas do Office 365 e incorporar aprimoramentos de tecnologia de nuvem conforme necessário. O objetivo do projeto era melhorar a comunicação e aproximar a equipe.

Desafio

A antiga plataforma de intranet da GDC era sob medida, altamente customizada e não mais suportada. O conteúdo estava desatualizado porque apenas um pequeno grupo de funcionários conseguia concluir as atualizações devido à interface de gerenciamento difícil de usar.

A equipe do conselho usava várias tecnologias para se comunicar e não havia um 'lugar único' para trazê-las completamente. Eles dependiam muito de e-mails para enviar notícias pela organização. Além disso, o executivo-chefe e a gerência não conseguiam comunicar facilmente as notícias de toda a organização com a equipe.

Estratégia

A GDC estava interessada em tirar o máximo proveito de seu licenciamento do Office 365 – uma intranet construída sobre o SharePoint era consistente com essa abordagem. Eles tinham confiança na longevidade da plataforma da Microsoft e no suporte potencial de vários parceiros, apesar de estarem localizados longe dos principais centros da Nova Zelândia.

O conselho já estava fazendo bom uso de ferramentas da Microsoft, como Skype for Business e Yammer. A equipe do projeto aproveitou o desenvolvimento da intranet como uma oportunidade para testar o Microsoft Teams para colaboração interna e externa. Eles se beneficiaram de recursos como videochamadas, conversas, espaços de trabalho de Documentos compartilhados, OneNote para rastrear o conteúdo das reuniões e o Planner para rastrear tarefas do projeto.

Workshops de design realizados como parte do início do projeto ajudaram a educar a equipe do projeto sobre o que era possível usar a plataforma SharePoint; e concordar com a funcionalidade e arquitetura da informação. Os workshops incluíram o exame das necessidades do público, como inventariar conteúdo novo e existente, maquetes de wireframe e discussões sobre navegação. As principais considerações ao longo desse processo foram fornecer gerenciamento de conteúdo fácil de usar e funcionalidade que apresentaria aos usuários muitas oportunidades de interagir com o conteúdo.

Outros resultados subsequentes ao workshop incluíram o desenvolvimento de um briefing criativo e maquetes de design para garantir que a aparência da nova intranet refletisse com precisão a identidade cultural da organização.

A Liderança da Informação conduziu workshops de gerenciamento de mudanças e governança para entregar abordagens testadas e comprovadas para gerenciar mudanças, comunicações e definição de papéis para garantir o sucesso contínuo do projeto após a entrada em operação.

Para garantir a autossuficiência, um programa de 'treinar o treinador' foi implementado para garantir que a responsabilidade pelo gerenciamento de conteúdo fosse descentralizada e a intranet fosse mantida atualizada e relevante para a equipe.

Resultados

'Naumai' - significado 'Bem-vindo' em maori foi escolhido como nome da nova intranet da GDC. Com mais de 50% da população de Gisborne de ascendência maori, esse nome reforça a identidade cultural única de sua intranet e a relevância na organização.

O executivo-chefe publica regularmente blogs para se conectar com a equipe para que eles saibam o que é 'top of mind'. A intranet é o centro social para os funcionários, onde os funcionários “gritam” elogios aos colegas e postam fotos para construir a comunidade por meio de “post-a-pic”. A construção de um senso de comunidade é aprimorada por recursos prontos para uso no SharePoint que permitem aos usuários “curtir” e “comentar” o conteúdo que veem, semelhante às plataformas populares de mídia social.

A intranet é utilizada por todas as partes do conselho, em particular Recursos Humanos e Finanças. O conteúdo corporativo, que atualmente reside em um sistema eletrônico diferente, pode ser exibido em um único local para que os usuários possam encontrar rapidamente as informações de que precisam para realizar seu trabalho.

O processo de atualização do conteúdo é descentralizado para os funcionários de cada unidade de negócios. Referidos a 'Contribuintes de Conteúdo', esses usuários estão se beneficiando do uso da interface de listas do SharePoint moderna para criar grande parte de seu conteúdo (que é então exibido automaticamente nas páginas). Eles estão criando páginas usando layouts personalizados que garantem que o processo de criação de conteúdo seja o mais intuitivo e indolor possível. Isso inclui o uso do painel de edição no modo de edição de página para fornecer um processo de uma etapa para a criação do conteúdo da página.

”Os superusuários gerenciam a administração e o back-end, mas não são a equipe de TI devido à interface de administração relativamente intuitiva.”
– Jason Derr, Líder de Equipe de Soluções de Negócios

Para monitorar o uso Azure 'Application Insights' é usado para medir o tráfego. A equipe de comunicação definiu KPIs para melhoria contínua da adoção do usuário. Se as páginas não estiverem indo bem, elas trabalham com as unidades de negócios para melhorar a experiência do usuário com esse conteúdo, fornecendo sugestões de melhoria e feedback do usuário, quando disponíveis.

A equipe está descobrindo outras ferramentas úteis no pacote Office 365, como o Planner e o One Note, e o impulso está aumentando à medida que a equipe vê como as ferramentas os ajudam em seu trabalho.

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