As Escolas do Condado de Fulton usam o SharePoint e o Power BI para gerenciar e acompanhar melhor as parcerias com empresas locais, com a ajuda da BPA Solutions

Resumo

Escolas do Condado de Fulton (FCS) é o quarto maior sistema escolar da Geórgia, com mais de 14.000 alunos– e funcionários de meio período, incluindo mais de 7.500 professores e outros funcionários certificados, abrangendo 106 escola, administrativo, e edifícios de apoio. 

Procurando uma maneira de acompanhar com eficiência as parcerias e atividades entre várias entidades, FCS recorreu à BPA Solutions. Com BPA CRM e a flexibilidade do BPA No-Code Solution Builder, soluções criadas no SharePoint, FCS foi capaz de construir um poderoso sistema para gerenciare relacionamentos, doações, programas, e eventos. Usando Poder BI, agora podem identificar quais escolas precisar ajuda estabelecering parcerias com empresas locais.  

Desafio

To acompanhar parcerias e atividades dentre local negócios, Aprendendo comunidades, e escolas, As Escolas do Condado de Fulton confiaram um grande Excel pasta de trabalho. este tornou difícil para funcionários do FCS para encontrar rapidamente quais escolas faltou parcerias e qual organização parceiras participou variando atéts ou programas. 

Uma pequena equipe de 5 pessoas no Departamento de Comunicação FCS t gerenciadolivro de exercícios, referido como tele Excel Relacionamento com Parceiros Rastreador. Para cada grupo de interessadoss, a equipe manteve um Excel separado tab (Escolas, Parceiros Comunitários, Banco de Dados da Fé, etc.). Para as parcerias, O time manteve um coluna intitulado “Parceiros.”  

Eles também adicionaram o Excel tabs para cada novo evento ou programa. A equipe copiou e colou informações sobre partistas presentes no evento para a nova aba. O processo manual de copiar e colar informações de uma aba para outra fez pmontando relatórios demorado e ineficiente.  

No geral, tele processa faltou a funcionalidade FCS precisava. Complicando ainda mais as coisas, outros departamentos poderiamnão acessar facilmente as informações porque uma pequena equipe em o Departamento de Comunicações possuído e manteve o rastreador.

Estratégia

Já tendo se mudado para Office 365 e sendo adepto com SharePoint 2013, FCS decidiu para substituir oeir Excel Parceiror Rerelacionamento Rastreador com uma solução baseada no SharePoint Online.  

BPA CRM deram FCS um ótimo ponto de partida para rastrear parte interessada detalhes e seus respectivos ccontatos. O BPA Soluções e FCS equipe desenvolveu em seguida um local para rastrear atividades e atribuir ccontatos para ccampanhas (eaberturas/pprogramas). 

A equipe da BPA Solutions e os desenvolvedores do FCS passaram a maior parte do tempo de desenvolvimento projetando os relacionamentos muitos-para-muitos entre escolas e parceiros. Com a arquitetura inicial criada usando listas e exibições do SharePoint, a equipe estendeu a Interface BPA CRM e suas páginas de detalhes prontas para uso usando o criador de soluções sem código BPA para permitir que os usuários vejam afiliações entre escolas e parceiros. Agora wgalinha vendo um Página de detalhes da escola, um usuário pode Clique em uma nome do parceiro e ser redirecionado para a página de detalhes do parceiro mostrando quais escolas eles apoiam e em que eventos e programas eles têm participou. A partir desta página, um usuário posso selecione um evento ou programa e ver imediatamente o queich parceiros participaram. 

Com a adição de energia BI, os usuários podem abra agora um mapa do condado de Fulton e veja quais escolas têm parcerias com cores diferentes bolhas de geolocalização com base no número de parcerias.  

Os usuários também podem revisar o Painel de doação ver doações recebidas, bem como aquelas em processo. Além disso, eles podem verificar o Ccampanha Dashboard ver o número de eventos realizados e o número de participantes de cada evento. 

A equipe está atualmente trabalhando em um Conceder Submissão Inscrição, usando Nintex Workflow e Nintex Forms. Uma vez uma conceder é financiado, ele será adicionado ao BPA CRM e aparecerá em as Escolas, adicionando um novo aba “Subsídios.” Uma nova entrada de Menu permitirá usuários para encontrar rapidamente Concede e gerencia suas datas de vencimento e acompanha os cronogramas de pagamento. A equipe também construirá um Conceder painel com poder BI ilustrar a indústrias que fornecem subsídios, financiamento ao longo da vida do subsídio, e 5 anos projeções do financiamento da subvenção. 

Resultados

Com BPA CRM e Potência BI, Fulton County Schools conseguiu alavancar sua infraestrutura SharePoint existente para criar um Comunidade Sistema de Gestão de Relacionamento que atende as necessidades das escolas, a Comunidade de Relacionamento team, os parceiros e, finalmente, os alunos que dependem a parceiros da comunidade para apoiar seu aprendizado.  

A natureza flexível do produto BPA permite a personalização necessária para atender às necessidades exclusivas do distrito. O processo agora é mais eficiente e menos trabalhoso porque o sistema automaticamente gerenciares relacionamentos, doações, programas, e eventos. Providenciando usuários-chave acessam o sistema em modo de autoatendimento, FCS funcionários agora mais esperar que a pequena equipe do Departamento de Comunicações FCS extrair relatórios manualmente e comunicar os resultados. O sistema baseado em nuvem elimina redundância, permite que usuários que não estão no Ccomunicações Dpara ter visibilidade dos relacionamentos, e permite um acesso mais amplo aos contatos dos parceiros. Os painéis fornecem informações sobre o cenário geral de relacionamento com a comunidade e promovem uma melhor colaboração e comunicação.  

A FCS está ansiosa para expandir ainda mais o BPA CRM e Microsoft 365, e estão considerando vários novos casos de uso.