Empresas da Fortune 100 passam na auditoria e alcançam conformidade com solução de gerenciamento de registros para SharePoint com Collabware

Resumo

Uma empresa da Fortune 100 em um setor altamente regulamentado (a “Empresa”) tinha o requisito de seguir políticas rígidas de gerenciamento de retenção e estava sujeita a auditorias regulares. No entanto, a Enterprise não tinha os controles de registros para atender a esse requisito regulatório. Eles implementaram uma solução de gerenciamento de registros para o SharePoint para capturar registros e mostrar processos de gerenciamento de registros defensáveis.

Desafio

Com as auditorias pendentes, a empresa precisava garantir a conformidade regulatória. A Enterprise tinha um programa maduro de gerenciamento de registros. No entanto, sem sistemas ou processos automatizados de gerenciamento de registros, a Empresa decidiu fazer o seguinte:

• Estabeleça a conformidade de gerenciamento de registros no ambiente do SharePoint
• Automatize a destruição de documentos com base em requisitos legais
• Reduza os custos de armazenamento adicionando políticas de retenção de documentos com datas de destruição para todas as bibliotecas

Estratégia

A empresa optou por estender a funcionalidade de seu investimento no SharePoint, que estava usando para colaboração e começando a usar para gerenciamento de conteúdo. A empresa decidiu implementar a solução Collabware CLM, que automatizou os processos de gerenciamento de registros, mantendo a conformidade com os documentos. Com o suporte da Collabware, a solução Collabware CLM da Enterprise entrou em operação em menos de cinco meses – incluindo treinamento do gerente de registros e teste de aceitação do usuário.

Durante todo o processo, a Collabware forneceu treinamento no local, serviços de consultoria remota e um gerente de engajamento do cliente dedicado para apoiar a equipe interna. O representante da empresa declarou: “O treinamento foi completo e eficaz, e a Collabware sempre esteve presente para ajudar a navegar pelas águas durante a implementação técnica. A equipe da Collabware trabalhou conosco para resolver rapidamente quaisquer problemas que surgissem e, no geral, foi maravilhoso trabalhar com eles!”

Resultados

Uma parte fortemente regulamentada do negócio está agora em total conformidade com seus reguladores. Devido à capacidade da solução de capturar registros legalmente e mostrar processos de gerenciamento de registros defensáveis, a empresa passou por uma auditoria externa recente e em larga escala – um grande marco e validação de sua implementação.

A implementação inicial do Collabware CLM foi a primeira de muitas a serem lançadas em diferentes divisões da empresa. Os funcionários tornaram-se muito mais conscientes do Programa de Gerenciamento de Registros, e a Empresa está prevendo uma grande redução nos custos de armazenamento.