Empresa líder de energia holandesa melhora o acesso a espaços de trabalho colaborativos e aumenta a produtividade com aplicativo fácil de usar

Publicado em 2 de outubro de 2018

Resumo

Mais do que uma sede corporativa, a Eneco World reflete uma filosofia de reunir pessoas para colaborar e inovar. Para melhorar a produtividade e a eficiência, a fornecedora de energia holandesa Eneco recorreu ao Macaw – um parceiro Microsoft Gold confiável – para ajudar no desenvolvimento de um aplicativo que forneceria uma maneira fácil para cerca de 3.000 funcionários encontrarem o espaço de que precisavam para se reunir e trabalhar juntos. A Eneco enfrentou esse desafio com os serviços baseados em nuvem do Microsoft Office 365, usando PowerApps, Flow e Power BI para desenvolver o aplicativo RoomFinder que agora conecta pessoas e ideias.

A Eneco fornece energia para 2,2 milhões de residências e empresas na Holanda. Para manter as luzes acesas nas casas e escritórios das pessoas, a organização precisa funcionar com eficiência. Até recentemente, no entanto, os 3.000 funcionários que trabalham na sede da Eneco em Roterdã competiam constantemente por salas de reuniões e espaços de trabalho privados.

“Somos uma das maiores empresas de energia da região”, diz Tom van der Burg, Gerente de Workplace and Document Management da Eneco. “Crescer em recursos renováveis, fornecimento de energia e serviços inovadores é a coisa mais importante que fazemos. Aconselhamos as pessoas sobre como podem reduzir suas contas de energia de maneira verde e renovável, portanto, garantir que nossas equipes tenham o que precisam para se manterem inovadoras - e dar a elas o espaço necessário para colaborar - é essencial para nossos negócios e nossos clientes .”

Uma filosofia de trabalho

Parcialmente de propriedade do Estado, a Eneco está gradualmente se movendo para a privatização, o que criou a necessidade de um espaço de trabalho mais moderno. O edifício-sede foi projetado em 2012 para proporcionar aos colaboradores um ambiente dinâmico e sustentável. Reuniu trabalhadores de seis locais, reduzindo as viagens entre os escritórios e a pegada de carbono da empresa. A planta aberta oferece aos funcionários um espaço flexível para maximizar a criatividade e incentivar o pensamento inovador e a colaboração.

“Chamamos o edifício de Eneco World”, diz Tom van der Burg, Gerente, Workplace and Document Management, na Eneco. “Existem outros locais da Eneco, mas estamos principalmente em um prédio juntos – um grande espaço de trabalho aberto.” Quando a Eneco se mudou para o novo prédio, também mudou para a nuvem com a implantação do Microsoft Office 365. “Depois que nos mudamos, não queríamos mais ter arquivos em papel ou documentos físicos”, continua van der Burg. “Foi quando migramos para o Office 365 e o SharePoint Online para otimizar fluxos de trabalho e consolidar arquivos.”

Desafio

Embora os funcionários da Eneco se beneficiassem de ter todos no mesmo escritório, logo ficou difícil encontrar salas de conferência disponíveis e espaços de trabalho silenciosos. Os funcionários da Eneco estavam usando a funcionalidade padrão de reserva de salas no Microsoft Exchange para reservar as salas de reuniões oficiais no prédio da sede, mas também havia aproximadamente 200 salas menores às quais os funcionários precisam acessar diariamente. Isso inclui salas de concentração para um ou dois funcionários usarem para trabalho ou colaboração silenciosa, pequenas reuniões e salas de scrum para equipes de projeto.

Até recentemente, os funcionários vasculhavam os 14 andares para encontrar salas de reuniões abertas e colocavam seus nomes em folhas de papel para reservá-las. “É um prédio grande”, diz Ferry Bouwman, líder técnico do Office 365 na Eneco. “Se estou no segundo andar, não sei se há um quarto disponível no décimo terceiro andar, por exemplo.” Outro desafio foi que apenas as salas dos três andares, que a empresa chama de Eneco Village, poderiam ser reservadas para reuniões com colegas fora da Eneco. Salas em outros andares eram reservadas para reuniões internas, mas não podiam ser reservadas.

“Em 2017, um departamento realizou um Dia do Desafio para incentivar a concorrência para criar um aplicativo que pudesse fornecer uma solução, mas que se tornou uma proposta cara”, diz van der Burg. “Então, eles se voltaram para nós e disseram: 'Você tem o PowerApps. Talvez você possa fazer algo funcionar.'”

Estratégia

A solução foi o resultado de uma colaboração entre o Microsoft Partner Macaw, o Office 365 Competence Center da Eneco e os usuários finais. A Macaw usou o Microsoft PowerApps no Office 365 para projetar um aplicativo personalizado para Eneco e Microsoft Power BI para dar suporte a relatórios e análise de dados preditivos.

“Começamos mapeando os requisitos da Eneco em um quadro branco”, diz Erik Bouman, consultor de soluções para Office 365 na Macaw. “Ao acessar dados sobre salas disponíveis, criamos funções que forneceriam aos organizadores de reuniões uma lista de salas e horários. Era importante que o aplicativo fosse o mais amigável possível. O PowerApps tornou o processo de desenvolvimento rápido e fácil.”

A equipe usou o Microsoft Flow para automatizar o processo de reserva. “Se você reservar uma sala no aplicativo, o compromisso é salvo na lista do SharePoint, mas o processo acontece no Flow”, diz van der Burg. Com base na alteração na lista, o Flow é acionado para enviar lembretes e notificações aos funcionários. Se o lembrete não for confirmado, o Flow se encarrega de remover a reserva. “É assim que garantimos que os quartos estão sendo usados”, continua ele. “Além disso, um painel de informações do Power BI é criado para monitorar de perto o uso do aplicativo, bem como o uso real das salas.”

Demorou cerca de cinco semanas para a equipe desenvolver e implantar o aplicativo, e isso incluiu a adição do design personalizado da Eneco. Após o lançamento do aplicativo, van der Burg publicou um anúncio na intranet da empresa baseada em SharePoint e no Yammer. “Depois da primeira semana, as pessoas perceberam que não precisavam mais colocar notas de papel nas portas”, diz ele.

No passado, tínhamos que percorrer todo o prédio para verificar se havia um quarto disponível. Agora, podemos usar nossos dispositivos móveis para reservar um quarto antes mesmo de chegar ao escritório.

Tom van der Burg (Gerente, Workplace and Document Management, Eneco)

Resultados

A conveniência é um dos maiores benefícios para os funcionários que usam o aplicativo RoomFinder. “Agora, quando estou em casa às 7h da manhã, posso verificar se há um quarto disponível para mais tarde e reservá-lo no meu dispositivo móvel”, diz van der Burg.

O botão de feedback era uma função essencial na primeira versão do aplicativo. “Houve muito feedback positivo”, diz van der Burg. “Muitos de nossos colegas disseram: 'Isso é ótimo. Estou esperando por isso há muito tempo. E outros fizeram sugestões de melhoria.” Na segunda versão, houve reações ainda mais positivas.

Usando o PowerApps, a equipe obteve economias consideráveis nos custos de desenvolvimento. De acordo com van der Burg, o custo de desenvolver o aplicativo com o Macaw foi um terço do custo que teria sido construído com a plataforma OutSystems que a Eneco havia usado no passado para desenvolver aplicativos para clientes finais. “O maior custo estaria envolvido em toda a manutenção necessária para continuar desenvolvendo o aplicativo”, diz van der Burg. “Foi aí que o PowerApps foi um grande benefício. E pudemos usar o Power BI e os benefícios de segurança que acompanham a licença do Office 365 E5.”

Além da economia de tempo ao agendar reuniões por meio do aplicativo RoomFinder, a Eneco reduziu os custos gerais das reuniões. “No passado, sabíamos que havia espaço para reuniões disponível, mas não era visível para nossos funcionários. Então, eles agendaram muitas reuniões externas”, diz van der Burg. “Nós íamos para outra empresa ou para um hotel e pagávamos para reservar um quarto. Agora, todos podem usar o aplicativo para encontrar espaço disponível em nosso próprio prédio.”

Há um maior sentimento de comunidade em toda a organização. “Acho que o Eneco World é mais aberto por causa do aplicativo”, diz van der Burg. “Agora que estamos reservando quartos em outros andares, isso faz com que as pessoas saiam de seus andares e vejam outros colegas. É realmente uma colaboração crescente, que faz parte da missão da Eneco.”

O aplicativo também está inspirando novas ideias. “Antes, ninguém sabia o que era o PowerApps”, diz Ferry Bouwman. “Depois de lançar o RoomFinder, as pessoas estão pensando em outras possibilidades. Eles estão pensando que, se isso funcionar, pode haver outros problemas que também podemos resolver com o PowerApps.”

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