DLF reduz custos de licenciamento com Office 365 e Proventeq

Resumo

A DLF é a maior incorporadora de imóveis comerciais da Índia, especializada no desenvolvimento de propriedades comerciais, de varejo e residenciais em todo o país. A DLF continua a ver um crescimento excepcional em um mercado em expansão altamente competitivo.

A DLF decidiu migrar de uma instância do IBM FileNet P8 para o SharePoint Online para obter gerenciamento granular de seu conteúdo e informações, fornecer à equipe e às partes interessadas externas a flexibilidade de uma solução de Content Services centralizada e reduzir o custo geral de propriedade de sua infraestrutura.

Desafio

Com mais de 2,4 milhões de itens de conteúdo mantidos em uma instância antiga do IBM FileNet P8, a equipe da DLF estava replicando esforços no armazenamento e gerenciamento de documentos e mídia avançada em plataformas locais desconectadas, incluindo vários armazenamentos de objetos e pastas com conteúdo que não foi arquivado corretamente ou relacionados.

Com funcionários espalhados por departamentos corporativos e subsidiárias, a DLF precisava de uma plataforma de serviços de conteúdo que fornecesse distribuição, gerenciamento e colaboração flexíveis.

Estratégia

Para melhorar o gerenciamento de conteúdo em toda a organização, a DLF decidiu alavancar seu investimento existente no Office 365 e migrar do IBM FileNet P8 para o SharePoint Online. Eles escolheram o software Migration Accelerator da Proventeq para descobrir, analisar, aprimorar, classificar e migrar seu portfólio de conteúdo – tudo isso minimizando o tempo de inatividade dos negócios durante o processo de migração.

Para ajudar o DLF a avançar com uma plataforma de serviços de conteúdo centralizada e flexível, a Proventeq desenvolveu uma solução de suporte e migração estratégica em seis etapas com base nos desafios específicos enfrentados pelo DLF e na experiência da Proventeq na migração de conteúdo do IBM FileNet P8 para o SharePoint.

1. Descoberta e análise. A Proventeq usou os relatórios de descoberta e análise de pré-migração do Migration Accelerator para ajudar a identificar os seguintes possíveis problemas de migração:
   • Documentos compostos e documentos de vários conteúdos no FileNet
   • Caracteres inválidos em nomes de pastas e arquivos que não são permitidos no SharePoint
   • Nomes de itens duplicados, nomes de itens longos e nomes de itens sem extensões
   • Tipo Mime diferente nas versões do documento, por exemplo, .docx e .pdf
   • Documentos não arquivados e muitos itens filhos em contêiner ou pasta
   • Tipos de arquivo inválidos e arquivos com check-out.
2. Otimização da arquitetura da informação. A Proventeq organizou um workshop para obter uma compreensão completa da estrutura organizacional da DLF para determinar a estrutura da arquitetura e o modelo de segurança. Após o workshop, a equipe fez o seguinte:
   • Propôs uma estrutura de informações de destino para corresponder à estrutura e função organizacional da DLF
   • Grupos do SharePoint criados com base em diferentes entidades de usuário DLF para proteger o conteúdo dessa nova estrutura de informações de destino, permitindo que as permissões sejam aplicadas em um nível granular
   • Configurou e implantou uma ferramenta de provisionamento automatizada para uma implantação mais rápida e precisa
3. Projeto e configuração de migração. O recurso de classificação de conteúdo personalizado e mapeamento de estrutura de destino do Migration Accelerator atendeu ao requisito de classificar o conteúdo com precisão e migrar documentos relacionados para conjuntos de sites e bibliotecas de documentos no SharePoint Online, resultando em uma migração mais rápida.
4. Migração piloto. Para demonstrar como a migração de produção funcionaria e para testar os dados existentes na produção, a equipe realizou um exercício piloto de migração mapeando o conteúdo de um dos armazenamentos de objetos do IBM FileNet e aplicando a estrutura de informações de destino, classificação e regras de metadados necessárias e, em seguida, migrando para conjuntos de sites específicos, bibliotecas de documentos e pastas no SharePoint Online.
5. Migração ao vivo incremental. Após a migração piloto bem-sucedida, a equipe usou os recursos de imigração incremental do Migration Accelerator para preparar o processo de migração de produção. Eles também realizaram as seguintes ações:
   • Usando extensões do PowerShell, a equipe configurou regras de migração adicionais para consolidar e classificar o alto volume de tipos de conteúdo de origem
   • A equipe transformou os valores de metadados para cumprir as restrições do SharePoint com base em regras de metadados para lidar com caracteres e URLs inválidos
   • As regras internas do Migration Accelerator lidavam com nomes de itens duplicados e incompatibilidades de tipo MIME
   • A equipe gerou relatórios personalizados para garantir a migração bem-sucedida de todos os portfólios de conteúdo dos respectivos departamentos corporativos, empresas subsidiárias e funções PRISM
6. Suporte pós-migração. Para garantir que os usuários possam encontrar o conteúdo recém-restringido e migrado na plataforma SharePoint, a Proventeq forneceu 90 dias de suporte pós-migração.

Resultados

Ao utilizar o investimento existente da plataforma Office 365 da Microsoft, a DLF obteve uma redução de 35% nos custos de licenciamento e eliminou a necessidade de atualização e upgrade do FileNet P8 desativando o sistema IBM.

A adoção de uma migração piloto e a implementação de um processo de migração de produção incremental ajudou o DLF a evitar problemas técnicos caros e demorados e garantiu que o conteúdo pudesse ser acessado em toda a organização durante o projeto e após a migração. Após isso com um longo período de suporte à adoção, a Proventeq facilitou a transição para o SharePoint, ajudou a identificar e solucionar quaisquer problemas de gerenciamento de informações centradas no usuário e garantiu que todos os objetivos iniciais e de longo prazo da DLF ao adotar o SharePoint fossem alcançados.

Embora o controle abrangente sobre permissões granulares complexas tenha se mostrado problemático no FileNet P8, a adoção da Proteção de Informações Azure da Microsoft permite que o DLF atinja um objetivo principal de obter controle granular de permissões de visualização, leitura e impressão em conteúdo compartilhado externamente. O SharePoint Online e o Migration Accelerator da Proventeq deram ao DLF a capacidade de aplicar segurança AIP ao conteúdo; permitindo que a organização enfrente os desafios de segurança do gerenciamento de grandes volumes de conteúdo entre usuários internos e externos.

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