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Efesoft
A Ephesoft fornece uma solução de captura inteligente para tecnologias Microsoft. O Ephesoft Transact amplia documentos de e-mail, sistemas de conteúdo legado, scanners e muito mais. Sua inteligência de classificação e extração de dados mapeia os dados do documento no SharePoint, e os serviços da Web de inteligência podem ser usados pelo Flow para interpretar e usar dados de documentos em fluxos de trabalho.
Saber maisResumo
A DH Pace é uma empresa nacional que fornece produtos e serviços relacionados a portas, docas e portas para proprietários de residências e empresas desde 1926. Eles têm mais de 2.200 funcionários em 45 locais com uma frota de mais de 1.200 veículos e estão disponíveis para ajudar os clientes instalam, mantêm e fazem a manutenção de todos os tipos de sistemas de portas, docas e controle de acesso. A DH Pace procurou a Zia Consulting e a Ephesoft para ajudá-los a otimizar seus processos de contas a pagar e utilizar melhor sua plataforma SharePoint existente.
Desafio
A cada mês, a DH Pace processava milhares de faturas de centenas de fornecedores, cada um com formatos variados. Isso exigia uma entrada de dados trabalhosa pelos funcionários da DH Pace. Além disso, eles estavam classificando e indexando manualmente documentos que eram propensos a erros humanos. Eles precisavam de uma maneira de otimizar seus processos, melhorar a qualidade, melhorar a satisfação do cliente e aumentar a eficiência.
Estratégia
Como cliente da Zia Consulting, parceira platinum da Ephesoft, a DH Pace recebeu ajuda com automação para criar um processo de contas a pagar mais eficiente. Após uma reunião de descoberta, a Zia Consulting recomendou a implementação da plataforma Ephesoft Smart Capture® para automatizar o processamento de faturas. O sistema inteligente de captura de documentos da Ephesoft é alimentado pela tecnologia de aprendizado de máquina supervisionado que ingere, classifica, extrai, valida e exporta metadados. A DH Pace integrou a Ephesoft com sua plataforma Microsoft SharePoint existente para processamento direto, passando dados diretamente para seu sistema de gerenciamento de conteúdo.
“O SharePoint nos ajudou a acelerar os processos de fluxo de trabalho internos de várias maneiras, incluindo gerenciamento de documentos, aprovação de contratos e manutenção de edifícios/sistemas. Com o SharePoint como nosso sistema de gerenciamento de conteúdo, podemos atribuir facilmente tarefas individuais aos usuários, projetar níveis de aprovação em torno dos tipos de documentos e relatar facilmente os detalhes de cada um. O SharePoint ajudou a tornar nossa organização mais eficiente”, afirmou Robbie Carlson, analista de negócios da DH Pace.
Com o SharePoint como nosso sistema de gerenciamento de conteúdo, podemos atribuir facilmente tarefas individuais aos usuários, projetar níveis de aprovação em torno dos tipos de documentos e relatar facilmente os detalhes de cada um. O SharePoint ajudou a tornar nossa organização mais eficiente.
Robbie Carlson (Analista de Negócios, DH Pace)
Resultados
A solução total reduziu os erros e acelerou o tempo de processamento. A Zia Consulting está atualmente no processo de automatizar dois departamentos adicionais em contas a pagar. Essas novas classes de lote processarão 1.000 faturas adicionais por mês. A Zia levará apenas 11 semanas para implementar o projeto.
Kevin Dunn, diretor assistente de melhoria de processos, comentou: “A Ephesoft e a Zia forneceram uma solução abrangente a um preço único e nos deu a flexibilidade de que precisávamos… sem nos preocupar com os custos extras”.
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