Resumo
Como parte de sua jornada de transformação digital, uma empresa global de tecnologia que desenvolve e fornece um amplo portfólio de sistemas e produtos aéreos, terrestres e navais para aplicações de defesa, segurança interna e aviação comercial trabalhou com a Intelogy para identificar seus requisitos de colaboração e comunicação por meio da implementação de Microsoft 365 de forma altamente segura.
A Intelogy projetou e implementou uma intranet, sistema de gestão de negócios, um grupo de sites de equipe organizacional, portal de gestão de propostas e projetos e uma estrutura básica de gestão de documentos que era reutilizável, atendendo aos requisitos de classificação de informações do setor de defesa.
Desafio
Como a organização trabalha em projetos governamentais e de defesa altamente seguros, a necessidade de adesão à governança estrita e à configuração de segurança rigorosa era de suma importância.
Além disso, a propriedade de várias organizações subsidiárias, todas operando em diferentes ambientes de TI com diferentes níveis de acesso a produtos e serviços Microsoft 365, criou um desafio em relação à governança e proteção de informações, pois alguns usuários subsidiárias precisavam ter o mesmo nível de acesso que a equipe interna .
Por fim, a solução de colaboração de Licitações e Projetos teve que ser implementada de forma que a colaboração externa só fosse possível com pessoas pré-aprovadas e com habilitação de segurança. A aprovação da documentação antes da liberação para clientes externos foi um requisito fundamental no design da solução.
Estratégia
SharePoint foi escolhido como a plataforma principal para a solução, pois fornece um back-end seguro que é globalmente acessível em vários dispositivos e atende aos requisitos rigorosos do cliente para garantir que os dados sejam mantidos seguros e criptografados o tempo todo. Além disso, a capacidade de restringir o compartilhamento de dados externamente apenas a usuários externos autenticados forneceu a garantia de que as informações não seriam compartilhadas com usuários que não deveriam ter acesso. Para a solução Bids and Projects, foi necessária uma grande personalização de permissões para garantir que apenas determinados usuários pudessem acessar conteúdo específico dentro do site e com usuários externos sendo convidados a colaborar em uma base ad hoc apenas para áreas centrais.
Power Automate foi usado para fornecer um processo de aprovação estruturado em que a documentação seria movida para uma biblioteca de documentos compartilhada externamente somente depois que o arquivo fosse totalmente revisado e aprovado por uma equipe interna sênior.
Para auxiliar na auditoria e garantir ainda mais que os dados não sejam compartilhados com usuários que não tenham autorização de segurança, as configurações de política de prevenção contra perda de dados (DLP) foram configuradas para serem executadas com base em tags de metadados personalizadas aplicadas a cada documento em todos os sites. Uma opção de substituição foi então disponibilizada apenas para membros internos da organização. Isso garantiu ainda que nenhum dado fosse visível ou acessível a terceiros, a menos que a substituição fosse aplicada a um arquivo.
Finalmente, a Intelogy criou um formulário fácil de usar em Aplicativos de energia que permitia aos usuários internos solicitar a criação de novos sites de propostas e projetos.
Resultados
Após vários workshops de treinamento para garantir uma alta taxa de adoção de usuários, o lançamento desta solução foi um sucesso.
A capacidade de colaborar com suas organizações subsidiárias sem enviar documentação por e-mail resultou em um processo pragmático de gerenciamento de documentação de “uma versão da verdade”. Além disso, a capacidade de coautoria em documentos resultou em um retorno mais rápido nas entregas de projetos para clientes externos.
A implementação da automação de processos agregou valor ao negócio e auxiliou na utilização do tempo gasto na preparação da documentação para liberação para clientes externos. Esta maior eficiência na forma de trabalhar e nos processos de negócio definidos amadureceu ainda mais a organização para permitir o foco em outras áreas centrais.
Por fim, a capacidade de afirmar com confiança que a organização agora está totalmente em conformidade com o sistema operacional ajudará na licitação de trabalhos futuros.
