Prefeitura usa intranet inteligente baseada em SharePoint para manter as pessoas trabalhando durante a pandemia

Situada no extremo sul da Ilha de Vancouver está Victoria, capital da Colúmbia Britânica e uma joia na costa do Pacífico do Canadá. Milhões de pessoas visitam a extraordinária combinação de vistas do oceano, arquitetura histórica e clima temperado da cidade todos os anos. Atendendo à população residente da cidade de 94.000 habitantes, o governo municipal da cidade de Victoria é composto por 1.000 funcionários, desde profissionais de TI e bombeiros até especialistas em comunicação e guardas florestais urbanos.

Para compartilhar informações entre seus funcionários, em 2014 a prefeitura lançou uma intranet construída em WordPress. Desde que o site foi lançado, o grupo de TI da cidade de Victoria sabia que seria um

apenas medida provisória: um site criado no Microsoft SharePoint era o objetivo. Ao contrário do site WordPress estático, o grupo queria uma intranet que:

• Promova o engajamento com os funcionários.
• Permita que os administradores da intranet da cidade enviem notificações e lembretes.
• Forneça controle de acesso ao conteúdo que os funcionários da cidade veem.
• Servir como repositório de documentos da cidade.

“O WordPress preencheu uma lacuna no tempo, mas sabíamos que iríamos para algo mais poderoso no futuro”, diz Mike Palmer, CIO da cidade de Victoria. Esse futuro foi a iniciativa Modern Workplace do governo, lançada em 2017. A intranet da cidade de Victoria estava prestes a passar por uma mudança monumental.

Construindo uma intranet dinâmica baseada no SharePoint

Palmer se envolveu com a consultoria Regroove Solutions, com sede em Victoria, para ajudar no lançamento do Modern Workplace. A equipe começou a planejar a migração da intranet para o SharePoint, mas não havia como migrar o conteúdo existente para páginas modernas programaticamente na época. Então, uma mudança nas prioridades da cidade interrompeu o desenvolvimento da intranet. Quando o projeto recomeçou, tudo mudou. “Na primeira vez, publicamos páginas no SharePoint, mas definimos como clássico”, diz Matt Longpre, designer e desenvolvedor da Regroove. “Quando o projeto recomeçou, pudemos usar uma interface de programação de aplicativos (API) para trazer o conteúdo para páginas modernas. Essa pausa nos serviu muito bem.

A intranet da cidade de Victoria consiste em cinco sites de hub:

• Centro da Cidade. A página de destino da intranet
• Centro de recursos. A maior parte do conteúdo da intranet anterior, incluindo formulários governamentais
• Últimas notícias. Notícias do governo da cidade, editadas pelos administradores do site
• Centro Social. Notícias e informações que qualquer funcionário pode postar e que os administradores podem distribuir para o City Hub
• Parabéns. Um hub onde qualquer funcionário pode postar as conquistas e realizações de colegas

Na época em que a Regroove estava desenvolvendo a intranet inteligente da cidade de Victoria, a Microsoft ainda não havia introduzido o megamenu. Em vez disso, o Regroove usou uma extensão da Estrutura do SharePoint do personalizador de aplicativos para criar uma barra de navegação global. A barra é composta de listas do SharePoint que os administradores do site podem editar para gerenciar os itens nos menus suspensos. O código no personalizador usa a API do SharePoint para extrair as listas. Diz Longpre, “Em todos os lugares que os usuários estão, sempre que abrem uma página do SharePoint, eles têm uma barra de navegação global em todo o inquilino com as cores e o tema da cidade de Victoria”.

A facilidade de uso do SharePoint cria um campeão de intranet

Com a estrutura estabelecida, a propriedade da nova intranet inteligente passou para a Conselheira de Melhoria Contínua Heather Follis. Follis não tinha formação em TI ou habilidades de codificação - ela era uma pessoa de comunicação - mas com o apoio de Palmer e do pessoal da Regroove, ela logo tinha as habilidades necessárias não apenas para administrar a intranet, mas também para projetar e publicar novas páginas . Sean Wallbridge, Chief Troublemaker da Regroove Solutions, diz: “Grande parte do nosso papel com a intranet era treinar para que os grupos de TI e comunicações pudessem assumir o controle”.

Follis diz que a aparência e a organização da atual intranet da cidade de Victoria são em grande parte resultado de tentativa e erro. Ela experimentou com web parts, colocando blocos de conteúdo, decidindo se gostava deles e depois reorganizando as coisas para maior apelo. Follis já tinha muita experiência usando o SharePoint como repositório de documentos da cidade, o que ajudou, mas a facilidade com que ela podia redesenhar a arquitetura do site e criar novas web parts significava que ela poderia dar um novo começo à intranet. Longpre diz: “O Page Builder no SharePoint é apenas um sonho. Quando mostramos a Heather como é fácil gerenciar o layout do conteúdo, ela ficou muito satisfeita em saber como isso funcionava.” Follis descreve sua experiência desta forma:

“Tornou-se evidente em março, quando uma grande parte de nossa força de trabalho de repente estava trabalhando em casa com muito pouco aviso prévio. Em vez de depender de um contratante terceirizado para nos ajudar a criar uma nova seção do site e repensar uma página inicial, isso foi algo que consegui fazer em um dia. Criei um ícone altamente visível na página inicial que as pessoas poderiam selecionar para ver uma seção dinâmica e em evolução da intranet específica para as informações necessárias para a continuidade dos negócios e trabalhar em casa.”

Essa facilidade de publicação de conteúdo em uma intranet inteligente baseada no SharePoint é ecoada pela Longpre. “Acho que a experiência de edição das páginas modernas foi realmente reveladora para as pessoas”, diz ele. “Na intranet antiga, você tinha que escrever seu conteúdo em um editor, visualizá-lo, voltar e fazer alterações e assim por diante até finalmente publicá-lo. No SharePoint, você está editando o conteúdo inline, confirmando a alteração e você a vê, incluindo links externos, biblioteca de documentos, vídeos, web parts de lista.” Ele acrescenta: “Além disso, as páginas são tão responsivas. Ter as colunas colapsadas para acomodar telas menores foi um sucesso.”

Dinamismo e uma única biblioteca de documentos: duas grandes vitórias

O dinamismo que o SharePoint adiciona à intranet da cidade de Victoria é um bônus tremendo – e exatamente o que Follis estava procurando. A falta de engajamento com a intranet sempre foi um problema. “Agora”, diz Follis, “o SharePoint nos dá o dinamismo que estávamos perdendo antes. Podemos adicionar galerias de imagens, feeds do Twitter. Não são apenas palavras em uma página.”

Além disso, a intranet inteligente oferece à Follis e aos editores da intranet a capacidade de:

• Certifique-se de que os funcionários voltem à intranet para obter notícias, formulários e informações sobre o que está acontecendo na organização.
• Envie notificações e lembretes.
• Garanta o controle de acesso sobre formulários e conteúdo.
• Use o logon único para ajudar na segmentação de conteúdo, garantindo que as pessoas que precisam ver o conteúdo o vejam e as que não precisam, não o façam.
• Forneça uma única fonte de verdade na forma da biblioteca de documentos da cidade — as alterações feitas em documentos e formulários na biblioteca do SharePoint são propagadas por toda a organização, com controle de versão.

Essa capacidade de sincronizar a biblioteca de documentos com a intranet foi outra vantagem. “Incorporar uma web part de biblioteca de documentos em uma página, com PDFs e todos os outros tipos de documentos, simplesmente não era possível na intranet anterior”, diz Longpre. Palmer e sua equipe ainda estão migrando tudo para o SharePoint das unidades de rede da organização e outras fontes de dados, mas o COVID-19 acelerou a necessidade de concluir esse trabalho. No entanto, os funcionários da cidade de Victoria adotaram o trabalho em casa, o que facilitou um pouco a migração.

O Teams e o SharePoint são essenciais para o sucesso do trabalho em casa

A iniciativa Modern Workplace facilitou a transferência de cargas de trabalho dos servidores do data center para a nuvem. Essa mudança para software como serviço foi particularmente benéfica para a biblioteca de documentos do governo municipal – uma grande parte da iniciativa. Em vez de ter que rastrear cada instância de um documento, verificar a versão e fazer as mesmas alterações potencialmente várias vezes, os proprietários de documentos editam seus arquivos em um local central e o SharePoint cuida do controle de versão. “Você adiciona conteúdo ao local apropriado na biblioteca de documentos e ele aparece automaticamente em qualquer página que tenha a Web Part da biblioteca de documentos. Essa é uma grande vitória”, diz Wallbridge.

Igualmente importante é o Teams, que foi central para a iniciativa de Palmer mesmo antes de o COVID-19 reformular a forma como os funcionários da cidade de Victoria trabalhavam. Wallbridge aponta para um exemplo brilhante. Um dos primeiros projetos da Regroove com o grupo de TI foi a criação do centro de operações de emergência de Victoria (EOC). “Criamos um modelo e personalizações no Teams para que, sempre que ocorrer uma emergência em toda a cidade, eles possam criar uma equipe EOC em 10 minutos e responder”, diz Wallbridge. Essa experiência provou ser inestimável quando a pandemia de coronavírus chegou. Adiciona Palmer:

“O Departamento de Engajamento da cidade de Victoria usa o SharePoint para armazenar e rastrear a documentação em segundo plano durante a crise. O grupo de TI usa modelos no Teams para criar um EOC em minutos. Assim que o EOC estiver em funcionamento, usamos o Teams para gerenciar a resposta da cidade e coordenar a comunicação entre os serviços de emergência, serviços centrais da cidade, agências governamentais provinciais e organizações voluntárias.”

Microsoft 365 ajuda a força de trabalho moderna a evoluir

Para Palmer e Follis, abraçar o local de trabalho moderno significa infinitas possibilidades. “Para mim”, diz Follis, “adoro o potencial que o SharePoint nos oferece — o potencial de possuir nosso conteúdo, o potencial de não ter que voltar a um fornecedor toda vez que queremos alterar a aparência de uma página. Atingimos apenas a ponta do iceberg em termos do que podemos integrar ao nosso hub em termos de recursos e ferramentas.”

O governo municipal deve ser adaptável para atender às necessidades dos moradores e responder às mudanças nos níveis provincial e nacional. Como uma solução baseada em nuvem, o Microsoft 365 também está mudando constantemente, com a Microsoft lançando novos recursos e ferramentas o tempo todo. Diz Palmer, “Mudar para uma plataforma inteligente como o SharePoint, que não precisamos ficar atualizando, uma que está constantemente atualizada, com a Microsoft adicionando recursos o tempo todo – é fantástico!” Wallbridge ecoa a declaração de Palmer: “Nos velhos tempos das intranets, você as implementava e as substituía a cada quatro anos porque a tecnologia havia mudado. Com o SharePoint, você obtém melhorias contínuas ao longo do tempo.”

Uma intranet inteligente é apenas o começo

As equipes e a intranet baseada em SharePoint são essenciais para o funcionamento contínuo da cidade de Victoria durante a pandemia de coronavírus. “Com o COVID-19 impulsionando o trabalho em casa, o uso do Teams cresceu mais de 400%, diz Palmer. A intranet tem sido a fonte central de informações e recursos de trabalho remoto da COVID-19, e as taxas de adoção de funcionários refletem a importância do site. “Estamos vendo análises que nunca tivemos antes”, diz Palmer.

Os colegas de Follis adotaram a facilidade de publicação de conteúdo que o SharePoint oferece. Diz Follis: “Quando treino os membros da minha equipe para publicar conteúdo em nossa intranet, a primeira coisa que digo a eles é: 'Vocês ficarão surpresos com a facilidade disso'”.

A transição da cidade de Victoria para um local de trabalho moderno continua. “Agora que estamos nessa plataforma estratégica, podemos integrar totalmente nossos sistemas de back-end por meio do Power Automate e a riqueza do Microsoft 365. Eu gosto de manter as coisas simples, então assim que eu puder eliminar uma solução pontual de terceiros e dobrar nossa plataforma principal, isso é uma grande vitória”, diz Palmer.