Cliente
Cidade de Brampton
Resumo
Sede da nona maior cidade do Canadá, as soluções de gerenciamento de conteúdo e registros da cidade de Brampton (Ontário) não estavam mais atendendo aos crescentes requisitos de conformidade e governança. Os efeitos foram sentidos pelos funcionários da cidade, que tentaram otimizar sua solução desatualizada da melhor maneira possível.
Ficou claro que a cidade tinha que passar por uma transformação digital. Embora este seja um cenário comum hoje, suas circunstâncias eram tudo menos isso. A cidade lidou com dois projetos substanciais em rápida sucessão—um sendo uma atualização do SharePoint 2007 para o SharePoint Online, o segundo sendo a implementação de um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos e registros.
Desafio
Para impulsionar a transformação digital, a cidade precisava migrar para a nuvem. Além disso, a cidade também precisava de um sistema de gerenciamento de documentos mais substancial que funcionasse em cima de seu ambiente SharePoint. A equipe de gerenciamento de registros da cidade utilizou sua instância do SharePoint 2007 para algum gerenciamento, mas, em última análise, confiou em registros físicos para acompanhar os documentos. A equipe de gerenciamento de informações também se envolveu e se uniu à equipe de gerenciamento de registros para avaliar os processos de governança e conformidade. Tornou-se óbvio que havia lacunas em suas políticas. Enquanto tudo isso acontecia, a cidade também estava no meio de inúmeras mudanças de pessoal que viram gerentes irem e virem em curta sucessão.
Estratégia
Para migrar seus arquivos existentes para o SharePoint Online e implementar a solução complementar de gerenciamento de registros, a Prefeitura optou por trabalhar com a Gimmal. Com suas soluções de gerenciamento e governança de registros, a Gimmal foi a melhor escolha para as necessidades de gerenciamento de informações da cidade. A visão da cidade para uma solução abrangente de gerenciamento de registros e governança de conteúdo alinhada de perto com os recursos e a experiência de software da Gimmal.
A Gimmal conseguiu atender às necessidades de gerenciamento de informações e registros da cidade com suas soluções de software que funcionam em cima do SharePoint. À medida que a City fez a transição para o SharePoint Online, a Gimmal conseguiu implementar seu software de governança de conteúdo para ser executado em cima dele. A arquitetura do SharePoint serviu como um ótimo lugar para implementar as soluções de governança e gerenciamento de registros. Essas soluções críticas de negócios tornaram-se a base para o sistema de ECM personalizado da cidade chamado BRiMS (Brampton Records and information Management System). Com a solução implementada, a cidade conseguiu obter mais controle sobre suas informações em todos os departamentos. A Gimmal pôde apoiar o lançamento do BRiMS, fornecendo treinamento e transferência de conhecimento para os funcionários da cidade.
Resultados
Com o BRiMS arquitetado e implementado para gerenciamento de informações em toda a organização, a cidade foi definida com uma solução específica que foi feita para suas necessidades exatas. Durante a migração, mais de dois milhões de documentos foram movidos com êxito do SharePoint Server para o SharePoint Online. Isso também incluiu mover 3.500 usuários para o Office 365, rodando em Azure. Com acessibilidade ao SharePoint Online, as equipes agora podem trabalhar com seus dispositivos móveis. As soluções de gerenciamento e governança de registros da Gimmal tornaram mais fácil para os funcionários da cidade encontrar o que precisam. Com as soluções Gimmal, os tipos de conteúdo e metadados são atribuídos no momento em que são carregados. Os sites da intranet da equipe também foram criados pela Prefeitura, e a estrutura definida pelo software da Gimmal ajuda a manter os sites organizados e fáceis de encontrar. A adoção dos funcionários foi alta, ajudada pela interface familiar do SharePoint e pela forte integração com o Gimmal.
A cidade se propôs a concluir esses projetos para garantir suas operações no futuro, bem como permitir a inovação por meio da organização. Depois que os projetos foram concluídos, a cidade se sentiu pronta para fornecer o melhor serviço possível ao povo de Brampton.
