A igreja da comunidade simplifica as operações de back office com Office 365, SharePoint e KnowledgeLake

Resumo

CenterPointe Church (CPC) é uma igreja não-denominacional que serve a comunidade de Collinsville, Illinois por mais de uma década. A igreja precisava de uma maneira melhor de manter o foco em sua missão, em vez de suas operações de back-office. Muitos de seus processos de gerenciamento de documentos eram baseados em papel, e as lacunas no sistema tornaram-se mais visíveis à medida que a igreja crescia. Eventualmente, a igreja investiu no Office 365 para armazenamento e colaboração de documentos básicos. Para aumentar ainda mais seu investimento no Office 365, a CenterPointe Church entrou em contato com a KnowledgeLake para obter o máximo dos recursos de gerenciamento de documentos do Office 365 e do SharePoint.

Desafio

Fundado em 2001, o CPC passou por várias mudanças, incluindo uma fusão com outra igreja e várias mudanças de nome. Ao longo de seu crescimento, o CPC utilizou a tecnologia para continuar avançando em seu ministério, especialmente para atrair membros novos e mais jovens. No entanto, essa paixão pela tecnologia nem sempre foi transferida para as operações de back-office. Isso resultou em um sistema baseado em papel desatualizado para gerenciar os documentos do CPC. Mesmo depois de empregar um novo pacote de contabilidade e software de gerenciamento de igreja, ainda havia uma lacuna significativa que não estava sendo preenchida para suas necessidades de gerenciamento de documentos e processamento de contas a pagar. Com o tempo, o CPC acumulou pilhas de arquivos em papel que datam de quase 15 anos. O papel não apenas ocupava o espaço necessário, mas também impedia que a equipe encontrasse documentos a qualquer momento. Com as contas a pagar sendo tratadas também fora do local, a necessidade de um sistema melhor era clara.

Estratégia

Para cumprir seu objetivo de atualizar as operações de back-office, a CPC fez um investimento no Microsoft Office 365, permitindo que a igreja armazenasse documentos e facilitasse a colaboração entre os membros da equipe no SharePoint Online. Embora o Office 365 atendesse a maioria de suas necessidades, a igreja ainda desejava uma solução melhor para seus fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos e contas a pagar.

Para preencher as lacunas no processo de gerenciamento de documentos da CPC, a KnowledgeLake implementou sua solução comprovada. A KnowledgeLake introduziu pela primeira vez a capacidade de digitalizar e etiquetar todos os documentos em papel que chegam à igreja. A próxima habilidade foi carregar e marcar documentos eletrônicos, que a igreja então usa para identificar faturas pendentes e documentos que precisam de retenção de longo prazo aplicada a eles.

Resultados

Ao implantar as soluções de gerenciamento de conteúdo KnowledgeLake com seu investimento já existente no Office 365, a CPC conseguiu criar um fluxo de trabalho confiável de gerenciamento de documentos e contas a pagar, melhorando suas operações de back-office. “A qualidade do nosso arquivo de documentos não está mais à mercê de diferentes estratégias de arquivamento que mudam toda vez que outra pessoa assume as responsabilidades de arquivamento”, disse Ballard. “Costumava ser praticamente impossível encontrar documentos históricos. Com essa solução, a metodologia não depende de um voluntário específico. A tecnologia orienta o processo.” Através da solução KnowledgeLake ECM, os documentos são capturados, etiquetados e armazenados rapidamente com facilidade. Esse processo simplificado é fácil de aprender, fácil de ensinar e é uma tarefa de baixa pressão para os voluntários do CPC que verificam o conteúdo. Agora que o CPC tem fluxos de trabalho digitais, o guarda-livros da igreja não precisa viajar para recuperar documentos em papel. A equipe do escritório pode digitalizar documentos semanalmente, permitindo que o contador identifique documentos que precisam ser processados usando o KnowledgeLake. Isso não apenas economiza tempo para o CPC, mas também economiza nos custos de combustível para a equipe de escritório.

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