Grupo Bühler centraliza acesso e distribuição de conteúdo com Microsoft 365 e MondayCoffee

Resumo

A Bühler é líder de mercado global no fornecimento de fábricas de produção de farinha, linhas de produção de massas e chocolate, instalações de fabricação de ração animal e sistemas de fundição de alumínio. Como uma organização global com 13.000 funcionários operando em 140 países, a Bühler precisava de uma plataforma única para informação, comunicação e colaboração entre funcionários e partes interessadas externas.

O software em nuvem da MondayCoffee, que combina de forma inteligente as principais tecnologias da Microsoft em uma plataforma padronizada e fácil de usar, permitiu que a organização acessasse, compartilhasse e distribuísse todas as informações e conhecimentos relevantes em qualquer lugar e a qualquer momento. As equipes globais podem trabalhar com mais eficiência e melhorar a colaboração com clientes, parceiros e fornecedores.

A Bühler conseguiu criar um ambiente de trabalho preparado para o futuro para uma organização digitalmente eficiente.

Desafio

Quando o projeto começou em 2015, a Bühler tinha várias plataformas e ferramentas (Lync, Outlook, Oracle, Jive, File Shares, SharePoint, Enterprise Social Network) para armazenar e compartilhar conteúdo – para colaborar, comunicar e trabalhar em equipes locais e globais como bem como em conjunto com clientes, parceiros ou fornecedores. Isso estava criando ineficiências, impedindo a gestão do conhecimento e afetando a produtividade individual e organizacional. Na verdade, os funcionários não tinham um único ponto de entrada para acessar as informações da empresa rapidamente e em todos os dispositivos; compartilhar conteúdo com terceiros de maneira segura, eficiente e fácil de usar; ou use salas virtuais para colaboração eficaz em equipes globais.

A Bühler teve que substituir a antiga intranet e queria consolidar o atual cenário de ferramentas de gerenciamento de conteúdo, comunicação e colaboração em uma única plataforma pronta para uso – baseada em Microsoft 365 – para um ambiente de trabalho integrado e experiência do usuário. A Bühler já era usuária do Microsoft 365, mas ainda não tinha aproveitado a oportunidade para aproveitá-lo ao máximo e combinar todas as tecnologias e aplicativos em uma única plataforma – de maneira conveniente e baseada no cenário de trabalho.

Com a nova solução, o cliente queria usar todo o potencial das tecnologias Microsoft 365 e criar uma única fonte de verdade para toda a sua organização. Para a Bühler, era essencial que suas equipes fora da Europa também tivessem acesso fácil e rápido às informações e que as equipes globais trabalhando em projetos globais tivessem a infraestrutura necessária para colaborar em conjunto.

Estratégia

O Grupo Bühler escolheu uma solução pronta para uso, baseada em Microsoft 365, que combina comunicação, gerenciamento de documentos e colaboração em uma única plataforma. O novo ambiente de trabalho digital tinha que funcionar como um único ponto de entrada para que toda a organização acessasse as informações da empresa, incluindo outras ferramentas e sistemas, e no qual pudesse trabalhar efetivamente como uma equipe global. O desempenho da solução em termos de velocidade, segurança e eficiência na manutenção e operação da plataforma foi fundamental.

A Bühler escolheu a solução em nuvem da MondayCoffee por usar todo o potencial das tecnologias do Microsoft Office 365 e oferecer uma plataforma fácil de usar e de práticas recomendadas para combinar gerenciamento de informações, gerenciamento de conteúdo, comunicação e colaboração.

A equipe implementou o projeto em duas fases. Na primeira fase, a Bühler estabeleceu uma plataforma global de informações com um site inicial unificado para consumir informações específicas da empresa, interagir com o CEO em um blog de toda a empresa e acessar sites de conhecimento contendo documentos de normas da empresa, dados de produtos e muito mais. A equipe construiu interfaces com outros sistemas de dados (por exemplo, SAP ERP, Hybris PCM) para garantir a transferência automatizada de dados e marcação entre os sistemas existentes e a nova plataforma global de informações e, assim, dar aos usuários acesso rápido às informações para a organização. Hoje, por exemplo, com apenas alguns cliques, os funcionários podem acessar as normas certas com a ajuda de uma pesquisa de texto completo com extensores refinadores de mais de 25.000 normas.

Na fase dois, a Bühler está ampliando o uso da plataforma para a colaboração. Usando layouts e funcionalidades padronizados de práticas recomendadas, as equipes poderão criar sites de colaboração com apenas um clique e começar a colaborar em espaços de trabalho virtuais predefinidos. A equipe está avaliando as interfaces com outras tecnologias (por exemplo, SAP) para melhorar ainda mais a eficiência e a produtividade individual e organizacional.

O próprio Departamento de TI e Processos já está utilizando sites de projetos. Em um site de projeto, eles podem adicionar membros, armazenar todas as informações do projeto, interagir uns com os outros (por meio de bate-papo, blog ou chamada do Skype for Business), compartilhar um bloco de anotações comum e adicionar um gerenciador de tarefas ou calendário. A cada local de projeto, o departamento de ITP também adicionou informações de status, que são consolidadas em tempo real em um painel do escritório de projetos central para ter sempre uma visão geral de todos os projetos. Ter modelos de espaço de trabalho virtuais e predefinidos disponíveis para projetos, grupos de trabalho, departamentos, regiões e locais e produtos e serviços tornam a solução MondayCoffee não apenas a única fonte de verdade, mas também o local ideal para colaborar dentro da organização.

A implementação do ambiente de trabalho digital da MondayCoffee foi feita principalmente usando o sistema ao vivo. Como a solução da MondayCoffee é out-of-the-box, após uma breve análise e fase conceitual, o novo sistema 'ainda vazio' estava no ar e pôde ser preenchido com conteúdo junto com a equipe do projeto. Esse método permite que os usuários se familiarizem com o sistema desde o início e detectem problemas antes de entrar em operação. Uma equipe central de representantes da MondayCoffee e da Bühler tem trabalhado de perto no projeto desde o início, reunindo-se semanalmente para impulsionar o projeto e ajudar os usuários piloto e proprietários do site. Os membros da equipe principal continuam sendo um ponto de referência para a organização na implantação de sites de colaboração, incluindo Microsoft Teams.

Resultados

A infraestrutura:

• Mude de várias plataformas para Microsoft 365 que abrange comunicação, gerenciamento de documentos e colaboração
• Mude de uma infraestrutura local para a poderosa nuvem da Microsoft, permitindo uma distribuição mais rápida de dados em todo o mundo

Do utilizador:

• Uma única plataforma para todos os funcionários em todo o mundo colaborarem e acessarem facilmente os dados da empresa a qualquer momento, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo

Companhia:

• Aumento de eficiência e produtividade devido a uma plataforma única; uma poderosa função de pesquisa (etiquetagem); interfaces inteligentes; uma apresentação padrão e uniforme de informações e salas de colaboração virtual predefinidas

Consolidar o armazenamento de informações e a apresentação de conteúdo de vários sistemas desativados (alguns locais) em uma única plataforma leva a uma melhor acessibilidade e menores esforços de manutenção, bem como a uma redução de possíveis redundâncias de dados.

Os portais de busca avançada garantem o acesso fácil e imediato às informações necessárias, o que leva a um aumento de eficiência e resultados de maior qualidade.

Funcionalidade de busca e acesso direto ao conteúdo de sistemas dedicados como d.3, hybris e Simplex facilitam e simplificam muitos processos de trabalho.

A apresentação estruturada e uniforme de todas as informações específicas do local simplifica o planejamento de viagens e a interação com colegas responsáveis.

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