A Universidade Brigham Young moderniza a abordagem de gerenciamento de registros com SharePoint e Gimmal

Resumo

Uma universidade particular de pesquisa em Provo, Utah, a Universidade Brigham Young pertence e é operada pela Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias e tem a maior população estudantil no campus de qualquer universidade religiosa nos Estados Unidos. Howard Loos, Gerente de Registros e Informações da BYU, estava procurando uma maneira melhor de gerenciar os registros diários e históricos da universidade. Com um programa de gerenciamento de registros modernizado e melhores ferramentas para gerenciamento de informações implementadas pela Gimmal, a BYU melhorou a conformidade do gerenciamento de registros em toda a organização.

Desafio

A BYU acumulou milhões de registros que não podiam ser gerenciados de forma prática ou eficaz. Uma abordagem “baseada em papel” ineficiente para gerenciar registros exigia classificação manual pelos usuários. Isso resultou em altos custos relacionados à localização, gerenciamento e armazenamento de quantidades crescentes de registros não gerenciados. Trabalhando com a liderança da universidade, Loos e sua equipe rapidamente decidiram que precisavam de uma solução de software de terceiros para gerenciar a retenção e a transferência de registros do SharePoint.

Estratégia

A equipe de Loos investigou outras opções de terceiros e selecionou o Gimmal Records Management porque atendeu às suas necessidades e era o sistema mais fácil para sua pequena equipe administrar com pouca ajuda da TI.

A BYU tinha uma necessidade bem definida e um desejo de flexibilidade que ampliaria a capacidade existente do SharePoint. Loos afirmou: “Precisávamos de uma ferramenta que pudesse desenvolver um plano de arquivo e mapear o plano de arquivo com as regras para vários sites”. Além disso, ele identificou as coisas críticas que eles precisavam de uma solução: a capacidade de transferir registros históricos para o sistema de preservação digital, gerenciar registros no local e simplificar o processo de aprovação para destruição de registros. Então ele recorreu à Gimmal, que forneceu a solução de software perfeita para suas necessidades.

O Gimmal Records Management fornece uma solução que é fácil para uma pequena equipe administrar em todos os seus sites do SharePoint. A solução da Gimmal foi implementada rapidamente para controlar o conteúdo do SharePoint e gerenciar a retenção com regras automatizadas.

Resultados

Com o Gimmal Records Management, o SharePoint é um moderno sistema de gerenciamento de registros. A implantação foi um processo simples, pois a BYU já implementou o SharePoint em 62 de seus 400 departamentos em 2016. A BYU pode controlar centralmente suas políticas para todos os sites e locais de um local, gerenciar registros no local, evitar o custo de mover registros para outro sistema , simplifique a aprovação para destruição de registros, aplique retenções legais e transfira registros históricos para seu sistema de preservação digital.

A BYU continuará a implementar a solução em seus departamentos restantes e se beneficiará de um sistema de gerenciamento de registros mais avançado e prático. Eles estão especialmente satisfeitos com a capacidade de aplicar retenções legais, descartar registros de forma defensável e mitigar os riscos e custos de reter informações desatualizadas. Loos afirmou: “O software é tão flexível que, à medida que o gerenciamento de registros evolui para governança de informações, a ferramenta é adaptável o suficiente para lidar com isso”.