Organização de jovens digitaliza registros antes da mudança do escritório

Resumo

Boys Hope Girls Hope (BHGH) é uma organização internacional centrada no cultivo do empoderamento da juventude por meio da educação e do apoio holístico. Com atuação em 16 cidades nos Estados Unidos e na América Latina, a BHGH conta com programação estruturada e adaptada às necessidades de cada comunidade, currículo diferenciado e parcerias com escolas e universidades locais. Milhares de bolsistas participam dos programas da BHGH nos Estados Unidos e na América Latina.

A solução Fujitsu ajuda Boys Hope Girls Hope a digitalizar milhares de documentos em papel para minimizar os requisitos de espaço físico e melhorar a usabilidade e a capacidade de pesquisa. Eles também compartilharam seu planejamento e considerações para o Project Cortex, para minimizar ainda mais a indexação e o gerenciamento de metadados para remover ainda mais os humanos do processo de marcação e classificação. O objetivo real é fornecer mais tempo gasto criando oportunidades e educação por meio da faculdade – para desenvolver futuras “histórias de esperança de pós-graduação”.

Desafio

Thomas Casey, vice-presidente de operações, identificou a necessidade da organização de gerenciar seus documentos de suporte e artefatos de negócios. A BHGH possui três programas principais que criam artefatos de negócios significativos baseados em papel. Isso inclui documentos acadêmicos, documentação operacional, dados do programa, além dos documentos usuais exigidos na maioria das empresas, como formulários de RH, registros fiscais e de folha de pagamento e arquivos comerciais.

O Programa Residencial: Em cada casa do BHGH, seis a doze bolsistas são atendidos por Conselheiros Residenciais profissionais 24 horas por dia. Estudiosos compartilham tarefas, fazem lição de casa juntos, assistem a serviços religiosos, comem e crescem juntos. A quantidade de documentos de apoio por acadêmico é impressionante. Agora, multiplique isso por várias residências de 2 a 3 por cidade e 14 cidades apenas nos Estados Unidos.

 

O Programa da Academia: Assim como os acadêmicos residenciais, os acadêmicos da Academia estão matriculados em programas preparatórios para a faculdade em escolas da área de primeira linha ou recebem currículo preparatório para a faculdade em seu distrito escolar atual; bolsistas são combinados com tutores que os ajudam a alcançar seu potencial acadêmico e mentores que compartilham suas experiências de vida; estão matriculados em atividades extracurriculares destinadas a ajudá-los a descobrir a si mesmos e o mundo ao seu redor; e se engajam em projetos de serviço comunitário que lhes ensinam o valor de viver uma vida comprometida em servir aos outros.

• Programa Colegial: Para bolsistas residenciais e não residenciais da BHGH, uma educação universitária não é um sonho, é uma expectativa. Este programa é um programa interativo de vários anos com atividades específicas que comprovadamente preparam os alunos para as demandas da vida no campus e da vida independente.

Em 2012, a Microsoft doou mais de $1M em software para permitir a automação dos sistemas BHGH. Como parte da jornada de transformação digital, em 2020, a BHGH está novamente aproveitando a plataforma da Microsoft para automatizar seus desafios de negócios de gerenciamento de documentos.

“Há uma necessidade real de proteger esses documentos e gerenciar o ciclo de vida do documento. O Programa da BHGH é baseado no apoio holístico de nossos Acadêmicos. Ter os documentos certos disponíveis durante a jornada do Scholars com nossos programas é fundamental. Pensamos: 'Por que não digitalizamos esses documentos, para que as pessoas certas tenham os dados certos na hora certa, em um método seguro e sem papel'.

Estratégia

A BHGH queria começar com seus documentos legados. Como parte de seu projeto de realocação física da sede da rede, a BHGH queria digitalizar seus arquivos de volta. Nos negócios há mais de 40 anos, a quantidade de informações em papel era enorme.

A BHGH encontrou um parceiro disposto na Fujitsu, que forneceu scanners de documentos prontos para a nuvem para ajudar a organização sem fins lucrativos a lançar sua iniciativa de Documentos Digitais, com o objetivo de digitalizar, indexar e armazenar documentos de suporte em vários locais com base no tipo de documento, incluindo o Microsoft SharePoint. O Microsoft SharePoint oferece um local online seguro para digitalizar, gerenciar e armazenar cópias de documentos importantes e artefatos de negócios.

O projeto Documentos Digitais foi lançado no início de 2020 com um projeto piloto no escritório de St. Louis, Missouri. Projetos adicionais estão planejados para os 14 Programas Residenciais nos Estados Unidos.

Como parte da iniciativa, a equipe e os voluntários da BHGH utilizarão os scanners Fujitsu fi -7300NX em carrinhos móveis, sem computadores, para digitalizar documentos para o SharePoint. O Fujitsu fi -7300NX pode ser implantado sem um computador, conectado diretamente ao NX Manager Server da Fujitsu hospedado no local ou no Microsoft Azure. Isso reduz significativamente a carga de TI para manter e proteger computadores dedicados exclusivamente a estações de varredura.

O BHGH pode digitalizar uma vez e o Fujitsu NX Manager pode enviar imagens digitais de cada documento para até 3 locais exclusivos e como vários tipos de arquivos (como arquivos PDF e imagens JPEG). Os documentos podem iniciar fluxos de trabalho usando o Microsoft UiFlow ou armazenados com segurança no SharePoint ou OneDrive. O acesso a documentos também pode ser disponibilizado usando Microsoft Teams.

Como a segurança é sempre prioridade máxima, os Scanners Fujitsu fi -7300NX não armazenam nenhuma das imagens digitalizadas. A solução não requer uma estação de digitalização (PC ou desktop), pois os documentos são digitalizados diretamente para o NX Manager Server, a ser hospedado no Microsoft Azure.

 

Resultados

O esforço de Documentos Digitais BHGH é uma solução aparentemente simples que estava trazendo benefícios rapidamente aos Acadêmicos e às equipes de suporte.

As organizações sem fins lucrativos não estão isentas da automação comercial. Como gestores das contribuições dos doadores, eles precisam obter um bom retorno sobre seu investimento de tempo e talento. As agências de serviço social podem obter os benefícios da digitalização de documentos porque simplifica o acesso e centraliza a localização de documentos que são vitais para nossa missão.

A confiabilidade e usabilidade dos scanners Fujitsu combinados com o Microsoft Cloud estão fornecendo à BHGH e a outras organizações infinitas maneiras de otimizar suas operações.