A Bosch gerencia e-mails e documentos com harmon.ie e SharePoint

Resumo

O Grupo Bosch é um fornecedor líder global de tecnologia e serviços. Emprega cerca de 400.000 associados em todo o mundo, com vendas de 77,7 bilhões de euros em 2019. Suas operações estão divididas em quatro setores de negócios: Soluções de Mobilidade, Tecnologia Industrial, Bens de Consumo e Energia e Tecnologia Predial. O Grupo Bosch compreende cerca de 440 subsidiárias e empresas regionais em 60 países. Incluindo parceiros de vendas e serviços, a rede global de fabricação, engenharia e vendas da Bosch cobre quase todos os países do mundo.

Desafio

Como todas as organizações, a Bosch depende muito do e-mail para conduzir seus negócios globais. Na verdade, 9 a 10 milhões de e-mails comerciais são trocados diariamente em toda a empresa. E, como muitas empresas, na Bosch os registros comerciais e outras informações importantes são frequentemente trocados por e-mail. E-mails relacionados às atividades da empresa em vendas, compras, contabilidade, engenharia, garantia de qualidade e recursos humanos são apenas alguns exemplos de usos críticos de e-mail. Com tantos emails críticos para os negócios, as caixas de correio pessoais no Exchange e no Outlook não são repositórios adequados para armazenar essas informações. Daniel Stuch, líder de projeto sênior da Bosch de desenvolvimento e distribuição de aplicativos, explica o motivo; “colegas de trabalho e colegas não têm acesso às caixas de correio pessoais dos outros. Portanto, se se trata de e-discovery ou um associado deixa a empresa, simplesmente não temos acesso a informações comerciais críticas.”

No passado, a Bosch usava as salas do SAP Portal para gerenciamento de registros de e-mail. Quando o suporte para esse produto terminou, um projeto foi criado para encontrar um substituto. Inicialmente, a Bosch considerou simplesmente usar compartilhamentos de arquivos para armazenamento de e-mail, mas rapidamente percebeu que essa opção não poderia atender aos principais controles de negócios, incluindo controle de acesso e transparência sobre acesso e uso de informações. “Com compartilhamentos de arquivos, você não tem um sistema de gerenciamento de documentos totalmente funcional, você simplesmente tem armazenamento.”, diz Stuch. Era necessário um sistema de gerenciamento de documentos completo e, após uma avaliação detalhada das opções, a Bosch selecionou o SharePoint, inicialmente o SharePoint local. Como uma solução completa de gerenciamento de registros, o SharePoint permite que os funcionários da Bosch classifiquem com precisão o conteúdo usando metadados e, assim, atendam aos requisitos de governança e conformidade.

Essa seleção do SharePoint se encaixou nos planos da Bosch de migrar sua infraestrutura para a nuvem do Office 365 a partir de 2020, permitindo que a empresa migrasse sem problemas para o SharePoint no processo. Com uma comunidade de usuários ampla e heterogênea, a Bosch percebeu que precisaria de um produto adicional para facilitar aos usuários corporativos típicos a captura e classificação de e-mails comerciais importantes no SharePoint. Vários produtos, incluindo harmon.ie, foram selecionados para avaliação.

Estratégia

Um rigoroso processo de seleção de produtos foi definido e as principais unidades de negócios da Bosch foram escolhidas para participar do processo. Uma 'prova de conceito' foi executada com 77 usuários de teste de vários departamentos de gerenciamento de produtos, gerenciamento de projetos e compras. No final do processo, o harmon.ie foi selecionado como o produto de escolha da Bosch.

Uma vez selecionada, a Bosch definiu um cronograma de implementação faseada harmon.ie. A primeira fase é um pré-piloto de 1.000 usuários, seguido por uma fase piloto de 6.000 usuários e, finalmente, um lançamento global para todos os 360.000 usuários corporativos da Bosch. O treinamento para usuários finais na Bosch é fornecido por meio de autoatendimento via mídia social interna da empresa, a Docupedia da empresa e por meio de treinamento baseado em vídeo usando as instalações do BoschTube.

Resultados

A solução combinada SharePoint/harmon.ie ajuda a Bosch a gerenciar seus milhões de e-mails diários, incluindo os registros de negócios que precisam ser acessados por colegas. Os e-mails também estão prontamente disponíveis para futuras auditorias e e-discovery. A capacidade de localizar facilmente e-mails importantes é um elemento importante do programa de governança e conformidade de informações da Bosch.

Ao torná-lo fácil de usar, o harmon.ie aumentou a taxa de adoção do SharePoint. “O harmon.ie torna o SharePoint mais acessível para as pessoas e, com uma taxa de adoção aprimorada e maior uso do Share-Point, também alcançamos os benefícios que queríamos do SharePoint em primeiro lugar”, diz Stuch.

Um benefício colateral da solução SharePoint é que a Bosch vê uma redução nos documentos enviados como anexos de e-mail. Isso não apenas diminui o volume de dados, mas também evita o caos na versão do documento. “Menos dados são enviados por anexos – versão 1, versão 2, versão final, final-final, etc. Agora as pessoas estão enviando links e sempre têm a versão mais recente.”

O harmon.ie também provou ter um valor econômico – “descobrimos que, embora o ganho financeiro não tenha sido o principal motivo para comprar o harmon.ie, você simplesmente economiza até 70% das etapas ou ganha 70% de produtividade quando arrasta e deixar e-mails.”

A adoção do harmon.ie é fácil, diz Stuch. “Temos treinamento baseado na web, incluindo um interativo com capturas de tela em vídeo. Mas mesmo isso geralmente não é necessário. Quando levamos o harmon.ie para as pessoas e lhes dizemos para usá-lo, elas descobrem que é bastante intuitivo. As pessoas não precisam aprender a usar o harmon.ie, elas apenas o usam. Se eles tiverem dúvidas sobre detalhes, poderão encontrar informações nos canais apropriados ou entrar em contato com uma equipe de suporte, a comunidade ou até mesmo o suporte técnico.”